Mais um post sobre GTD (Getting Things Done – fazendo as coisas acontecerem, um método de organização pessoal elaborado por David Allen, consultor americano).

Desta vez é um post rápido. Por falta de tempo, pretendo colocar aqui mais posts pequenos, sem os textos enormes que vocês podem ter se acostumado… :)

Por um bom tempo investiguei os sistemas de organização de tarefas online. Quem já me leu sabe que experimentei práticamente todos os sistemas ht (high technology), tais como os serviços online existentes, e muitos softwares off-line, além de quase todos os sistemas em lt (low technology, o popular papel, em agendas e formulários).

O principal problema que encontrei nos sistemas ht é que são elaborados demais, e possuem funções demais, o que dificulta o foco na rápida redação das tarefas que temos em mente. Mas os sistemas lt são fáceis de perder e danificar, e são trabalhosos para reescrever e localizar dados.

Até cogitei em abandonar os sistemas sofisticados, e utilizar apenas um arquivo de texto simples, para anotar as tarefas do dia. Mas este sistema requer que o transportemos em algum lugar, e um pendrive não é realmente seguro e nem disponível em todos os momentos.

Além do mais, como já escrevi antes, a maioria das demandas que recebo atualmente chegam através do email – e se não chegam, eu as transformo em um email… Assim, um sistema ht é necessário, mesmo que seja apoiado por um sistema lt.

Quando o Gmail apresentou sua função Tasks – ainda em beta – precisa do serviço Labs ativado – acreditei que seria a formatação perfeita. Basta um clique para colocar um email na lista de Tarefas. E a lista ainda pode ser reescrita, para ficar mais objetiva. Além do mais, podemos modificar a ordem das tarefas manualmente, arrastando e soltando, algo bem mais intuitivo do que indicar prioridades.

No entanto, quando temos uma lista grande de tarefas, o sistema apresenta lentidão. E como é uma lista única, dificulta uma classificação melhor das várias tarefas, já que não comporta tags. É até possível incluir uma nota explicativa, mas não podemos pesquisar pelas notas, e nem reordenar pelas notas. E, por último, imprimir as tarefas não tem uma boa apresentação.

Por tudo isso, após um mês e pouco usando o sistema de Tasks, apesar da praticidade de manter em um só lugar o email e as tarefas, acabei optando por desistir desta função. E a razão é a mesma que me fez abandonar a extensão para firefox GTDinbox, para uso no Gmail: polui muito a interface do Gmail e é de difícil uso.

Então, qual é a opção atual que uso? Fácil, não precisei ir muito longe, e continuo usando o sistema Google. Optei pelo bloco de notas do próprio, em http://www.google.com/notebook . Nele criei um bloco de notas novo, com quatro seções: Hoje, Depois, Aguarde, Talvez.

Estas quatro seções são suficientes para mim. Poderia criar seções por contextos (Telefonar, Escrever, Reunião etc), mas prefiro indicar estes contextos dentro das seções anteriores, e organizar por proximidade.

O Google Notebook permite arrastar e soltar e pesquisas. Além do mais a visualização é rápida e a interface de impressão de cada bloco de notas é muito agradável. É a minha escolha vencedora.