Para quem conhece a metodologia de administração de tempo e tarefas intitulada GTD [*1], já sabe que esta nos ensina a coletar todas as nossas tarefas e a processar, organizar e analisar adequadamente o que que fazer, nos ajudando a saber o que se deve fazer e o que se deve agendar. Feito tudo isso, usualmente ficamos com uma lista enorme de tarefas para espremer em um cada vez menor “tempo discricionário”… [*2]

E assim, mesmo utilizando uma metodologia excelente de controlar atividades, somos acometidos pela indecisão ou procrastinação na hora de realizar as nossas tarefas. Por vezes uma tarefa extremamente importante requer uma energia superior à disponível no momento; outras vezes, mesmo sabendo que há tarefas importantes e/ou urgentes, nossa mente nos insta à dispersão, motivando-nos a fazer outras coisas.

Podemos até utilizar a técnica Pomodoro [*3] para impelir a partilha do tempo entre cada tarefa, e assim estimular a  maior possibilidade de fazer tudo a que nos propomos. No entanto, com a minha experiência de coach profissional, observei que ainda não é suficiente. O problema para muitos profissionais não está exatamente na divisão do tempo e na listagem de tudo o que precisa fazer, mas sim na energia para fazer tudo isso.

Em resumo, o problema maior é a procrastinação, que tem uma raiz emocional e uma raiz em hábitos comportamentais. Culturamente desde pequenos deveríamos ter praticado e nos habituado a nos compelir a fazer as coisas. No entanto a maioria das pessoas se habituou a adiar o desconforto, e a só buscar o prazer. Não fomos educados para suportar frustrações. Em suma, somos todos, em algum grau, um pouco mimados.

Então, como fazer para superar a indecisão pela escolha, que induz a procrastinação? Talvez o segredo seja NÃO ESCOLHER.

Isto é, se colocamos em nossa lista diária – também chamada de “closed list” no GTD [*4] – tudo aquilo que nos propomos em fazer hoje, talvez não seja suficiente avaliar o que é mais importante fazer e sim FAZER tudo que está nesta lista, mesmo que de forma aleatória. A cada ação feita sentiremos um assomo de prazer, de auto-satisfação; reforçando a auto-estima e a sensação de produtividade.

Então, uma das formas que posso propor para sairmos do impasse da procrastinação é transformar tudo em um jogo aleatório. Escolha uma tarefa ao acaso e faça-a. Já utilizei dados para isso [*5] , mas sugiro que utilize um site de números aleatórios muito conhecido: o Ramdom.org .

A técnica é a seguinte:

Escreva as opções de suas tarefas com um número em cada uma. Por exemplo, suponha que você tenha listado para hoje as seis tarefas abaixo:

1. Fazer ginástica
2. Telefonar para o cliente Fulano
3. Estudar o projeto Xis
4. Responder os emails
5. Arrumar o arquivo
6. Comprar o remédio

  • Vá ao site Ramdom.org  – http://www.random.org/ ;
  • Localize no canto superior direito o “True Random Number Generator”;
  • Especifique o número máximo igual ao número da sua opção de maior número (no caso, “6″);
  • Clique em “Generate”;
  • Comprometa-se pela próxima 1 (uma) hora a agir de acordo com o que saiu.

Experimente. É um jogo divertido e que pode lhe motivar a ser mais produtivo – desde que já tenha feito todos os passos anteriore do GTD. E depois me avise quais foram os resultados para você.

[*1]   http://www.antonioazevedo.com.br/2008/10/o-basico-para-comecar-o-gtd-com-sucesso/
[*2]   http://www.consultores.com.br/artigos.asp?cod_artigo=45
[*3]   http://br.dir.groups.yahoo.com/group/gtdbr/message/8585
[*4]   http://www.efetividade.net/2007/07/11/gtd-como-comecar-a-fazer-os-itens-da-sua-lista-de-pendencias/
[*5]   http://www.antonioazevedo.com.br/2005/06/decisoes-intervencao-paradoxal-e-o-jogo-do-acaso/