Que tal se divertir sendo mais produtivo?

Uma atitude de bom-humor e diversão é uma forma de aumentar a competitividade e o alerta, além de suscitar maior curiosidade e criatividade. E isto cria um forte impulso de realização. Veja, por exemplo, o esforço que os esportistas fazem em tarefas geralmente árduas. Eles se esforçam ao máximo, e ainda saem da competição com uma sensação de prazer. Não seria bom ter este tipo de impulso enquanto está fazendo as suas tarefas do dia a dia, mesmo que pareçam rotineiras?

Sim, isso é possível. Se você transformar as suas atividades diárias em um jogo, com certeza terá este estímulo extra para aumentar a sua produtividade e também reduzir a procrastinação.

Você pode criar um tipo de pontuação de resultados – por exemplo, ter um quadro na parede com as suas atividades diárias e marcar um “X” vermelho se não o cumpre e um “O” azul, quando cumpre ao que se propôs. E pode incluir algum tipo de autopremiação simples e prática.

No entanto a maioria das pessoas gostaria de também aplicar este tipo de técnica para a enorme lista de tarefas que possui, tanto no trabalho quanto nas atividades domésticas, e um quadro na parede não comporta tanta manipulação. E quando a lista é muito grande, normalmente a relação com ela é ruim – as pessoas sentem uma sensação desagradável ao ver a enorme quantidade de coisas a serem feitas…

É necessário fazer um “tratamento” na lista, de forma que possa se tornar mais divertida.

Primeiro, divida a sua lista em duas: tarefas e atividades que deseja (ou precisa) realizar nos próximos meses (você pode chamá-la de “lista atual”) e outra para as tarefas e atividades nas quais vai pensar e refletir apenas quando a sua lista atual estiver pequena (chame esta outra de “lista futura”).

Como saberá se a sua lista atual está muito grande? Isto depende muito da personalidade de cada um e o nível de desconforto que sente com a quantidade de coisas a fazer. Usualmente dividimos a lista quando a lista atual fica maior do que trinta itens.

Depois, analise se as tarefas de sua lista atual estão superdimensionadas ou genéricas. Um exemplo é uma tarefa tal como “escrever um livro”. Esta é uma meta, não uma tarefa. As metas se compõem de uma infinidade de tarefas (no caso do livro, há as tarefas “definir o tema”, “pesquisar a ambientação”, “escolher o nome dos protagonistas” e assim por diante). Só fazer isto vai multiplicar em muito a sua lista atual… É assim mesmo. Se uma meta, ao ser analisada, se transformar em uma enorme quantidade de tarefas subsequentes e boa parte delas não vai caber nos próximos meses, corte esta parte e transporte-a para a sua lista futura.

Depois, verifique se são atividades “acionáveis” – isto é, que dependam de algo que você possa fazer, e não algo que apenas possa esperar que seja feito (costumamos chamar de “follow-up”, que significa “em acompanhamento”. Não anote na lista este tipo de tarefa passiva, de follow-up, pois não são acionáveis. Se for algo que só possa esperar, como por exemplo, esperar a compra de um cliente ou o recebimento de um valor, transforme em uma tarefa acionável, tal como telefonar para o cliente para verificar se ele ainda está interessado. Se nada pode ser feito no momento (somente em uma data futura), retire esta ação de sua lista atual e a coloque em sua lista futura – e também acrescente um lembrete dela em uma data de sua agenda ou calendário.

Assim fica mais fácil analisar e segmentar as tarefas da lista atual, de forma que caibam em períodos de no máximo 2 horas para cada uma ser executada. Se uma tarefa não pode ser feita em duas horas, subdivida-a ainda mais, para que a sua estimativa de tempo para execução caiba em duas horas, aproximadamente.

Este tipo de trabalho é mais fácil de ser feito em um computador, tablet ou celular. Existem programas que podem fazer isto, e também pode ser feito com planilhas. Eu normalmente sugiro a utilização do Google Tasks (aplicativo online de tarefas embutido no Gmail), devido a quase onipresença de uso do email do Gmail. Mas não vamos detalhar aqui como fazer isso no Gmail / Gtasks. Se quiser, podemos orientar pessoalmente algumas formas de fazer isso.

Agora que você tem uma lista atual de tamanho razoável, algo como vinte a trinta itens, pode começar a brincadeira.

Faça um jogo com você mesmo. Sorteie a tarefa de hoje e, por cerca de 2 horas, concentre-se totalmente em executá-la. Se você a executar sem parar por um momento sequer, poderá se dar de bônus fazer algo divertido ou relaxante por pelo menos meia hora. Se o chefe deixar, é claro…

O jogo é: a cada dia, faça este sorteio no mínimo duas e no máximo três vezes. Assim terá sido produtivo por pelo menos quatro a seis horas – e isto está muito acima da média mundial de trabalho…

Você poderá sortear através de diversos métodos a sua tarefa do momento, que irá estimular a sua competitividade. Eu sugiro, por exemplo, o uso do site https://sorteador.com.br/ , no qual você poderá colocar a lista de tarefas e sortear a vencedora, que irá receber o seu foco.

Ao final de cada tarefa, parabenize-se. Isto trará um pequeno estímulo de endorfinas, e melhorará a sua autoestima. Com este simples procedimento perceberá como se tornará tremendamente produtivo e, o melhor, mesmo tarefas monótonas parecerão mais interessantes. Experimente!

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