Acabe com o e-mail corporativo

Um dos assuntos que mais eu me defronto quando faço coaching com clientes executivos é o desperdício de tempo e de produtividade devido a falta de adequação dos sistemas tecnológicos e a falta de cultura pessoal de tratar bem com eles.

Eu tenho até por minha conta de que o e-mail é uma péssima ferramenta de trabalho, porque deixa as informações obsoletas rapidamente e as arquiva de maneira incompleta e de difícil acesso.

A melhor forma de trabalhar em empresas não é usando e-mail e sim um sistema online de gerenciamento de projetos e de processos.

Boa parte das empresas já está migrando seus sistemas críticos para formulários online. No entanto não há ainda uma consciência da dificuldade que é permitir que informações importantes fiquem apenas para acesso de uma pessoa. Se essa pessoa está viajando de férias ou por acaso está doente muitos serviços se atrasam, pois informações importantes estão retidas em um e-mail particular mesmo que seja da empresa.

Além do mais, quando há necessidade de migração de função, o acesso de informações críticas está retido em apenas uma pessoa, dificultando a substituição.

O ideal é que não se utilize um e-mail corporativo para nada importante, justamente pela dificuldade de acessar e transmitir dados de maneira correta – originando retrabalho.

Mas sempre me perguntam: e como nós vamos receber comunicações dos clientes? Telefone não dá vazão e é ainda pior do que o e-mail…

Ué, as grandes empresas já providenciam sistemas de chat e formulários online para os clientes colocarem suas demandas – recebendo número de protocolo. Mesmo que exista alguma conversação telefônica o bate-papo pessoal deve haver uma insistência de que tudo começa a partir de uma entrada da solicitação em um sistema de dados organizado.

Assim, eles podem depois ter algum acesso ao sistema interno, ao se registrarem ou colocarem um número de protocolo e acompanharem a execução de suas demandas, nem que seja em um modo de visualização.

Um e-mail corporativo pode parecer elegante mas é uma lata de lixo que precisa ser vasculhada todo dia, separando o que é importante do que não é.

O trabalhador de escritório atua como um lixeiro virtual, perdendo um tempo enorme em fazer a separação das informações e concatenando-as na maneira correta.

Alguns pensam que é um trabalho necessário. Mas não é. Um formulário online bem ajustado economizaria 99% desse trabalho.

A melhor solução seria dar um basta total no uso do e-mail corporativo e assim evitando a insidiosa perda de informações que ele acarreta.

Você já pode começar em sua empresa, colocando formulários online mais genéricos em seu website e depois, aos poucos, tornando-os mais inteligentes e específicos, de tal forma que a filtragem das informações possa ser feita de maneira rápida e direcionada para as pessoas que efetivamente vão atender.

Evidentemente haverá em algum lugar espaço para uma conversa informal. E hoje em dia os chats e messengers da vida estão ocupando o espaço que antes era do e-mail.

Mas o treinamento da empresa deve ser claro em dizer que todas as informações e decisões, após digeridas, deverão ser registradas no sistema online de gerenciamento de processos, para fazer parte do histórico da solicitação.

Não faz parte deste comentário aqui sugerir algum tipo de ferramenta. Existem milhares. Elas devem ser analisadas cuidadosamente para se ajustar ao que a empresa precisa. O importante é que esse tipo de mudança corporativa deve ser pensada o mais cedo possível, pois com certeza a sua empresa está tendo prejuízos por usar o e-mail corporativo mesmo que não saiba.

Este artigo mostra o problema que ocorre no dia a dia devido ao uso do e-mail no trabalho:

Mais de 80% dos funcionários perdem meia hora por dia pesquisando informações

https://www.itforum365.com.br/carreira/mais-de-80-dos-funcionarios-perdem-meia-hora-por-dia-pesquisando-informacoes/

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16/10/2018 · 18:57

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