Faça Planos de Ação

Tarefas muito grandes e demoradas podem se tornar cansativas e assustadoras, trazendo desânimo. Executar um item só de sua agenda por dias, semanas ou meses pode dar uma impressão errônea de que não estamos fazendo progressos e, assim, criar frustração. Uma boa forma de contrabalançar isto é usando Planos de Ação.

Estes são uma forma de manter uma tarefa, mesmo grande, mais fácil de ser acompanhada e também permitir que a motivação e o foco sejam mantidos.

Em um Plano de Ação você pode “picotar” uma tarefa em etapas menores, detalhando-as e diferenciando-as. E, se uma tarefa é muito repetitiva, pode-se inventar prêmios e marcar específicos pontos da jornada para comemoração ou reavaliação (“milestones”).

Isto lhe ajudará a se sentir mais no controle do processo e se focar nos passos fundamentais, sem distração.

No entanto, não faça planos de ação para todo e qualquer objetivo ou tarefa de vida. Deixe para fazer isso para apenas os objetivos maiores e mais desafiadores. Ter muitos planos de ação em paralelo é um convite para se sentir sobrecarregado e acabar não fazendo nada…

O que deve compor um Plano de Ação? Quanto mais simples, melhor, pois assim é mais fácil de manter as anotações sem protelar.

Vamos à forma de escrevê-lo:
– Abra um arquivo digital ou pegue uma folha de papel. Eu dou preferência para um arquivo digital em texto puro, não uma planilha ou um software específico, pois assim se tem a liberdade de escrever como quiser.

– Comece decidindo pela Meta do seu Plano de Ação. Você pode ser específico ou genérico, e saiba que tudo é possível de ser alterado depois. Por exemplo, se sua motivação for “um novo trabalho”, especifique o mais próximo possível o quanto gostaria de receber, o horário que pretende trabalhar, como deve ser o ambiente e a localização etc.

– Entenda que esta Meta não será obrigatória e limitante. Este é o Futuro Desejado, mas não é o único satisfatório. Qualquer progresso na direção do que você quer deve ser comemorado como um sucesso, para evitar desânimo e desmotivação.

– Após, defina o título geral do seu Plano. Pode ser o seu objetivo específico ou algo mais genérico. Por exemplo, um plano para alcançar o peso ideal pode ter o nome “Peso” ou “X quilos” etc.

– Liste tudo o que precisa fazer para conseguir o que quer, tarefa por tarefa. Neste momento não é necessário colocar em ordem. Anote tudo o que precisa fazer e está em sua cabeça. Mas coloque apenas o que é necessário e importante, e deixe para ordenar no final.

– Especifique em cada tarefa o “tempo aproximado de execução”. Não use datas. Use um período de tempo (normalmente em horas ou em dias). Não precisa ser exato, pois com a experiência e o desenvolvimento do Plano aprenderá melhor o quanto tempo dura cada etapa – e isto é um importante autoconhecimento.

– Analise se os seus prazos são realistas. Não espere fazer demais em um só dia. Usualmente as coisas demoram o dobro do tempo do que inicialmente previmos…

– Reveja o seu Plano para checar se deixou algo de fora. Confira-o com um colega de trabalho ou com o seu Coach. Tenha certeza de que levou em consideração todas as etapas necessárias para ter êxito. E cheque também se não incluiu algo sem importância ou que na verdade não faz parte deste específico Plano de Ação.

– Agora, pense em “atividades contingenciais”. Isto é, uma alternativa em certos momentos do plano, para executar no caso dos resultados estarem saindo do previsto. Para estas tarefas também especifique uma quantidade de tempo para execução.

– Por último, some os tempos de cada tarefa (incluindo as atividades de contingência). Examine se é possível fazer algumas destas coisas em paralelo. Assim poderá ter uma boa ideia de quanto tempo demorará para realizar o seu Plano.

Após tudo isso, poderá se por em ação. Estas anotações simples deverão ser revisadas todos os dias, se possível, e delas extrair pelo menos uma atividade para ser feita no dia.

Então, vamos começar?

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