Método IRDTO de controlar tarefas pessoais

Em meu trabalho de Coach já me defrontei com muitas pessoas com síndrome de burnout, isto é, cansadas, exauridas, sobrecarregadas pelo enorme peso de tarefas em excesso.

O que se percebe é que na maior parte das vezes o excesso de atividades é maior justamente porque elas se sentem obrigadas a fazer tudo ao mesmo tempo. Correm sem parar, tentando manter em mente todas as atribuições, pendências, prazos e tarefas. Isto, além de cansativo, prejudica a própria capacidade de tomar boas decisões e provoca retrabalho, aumentando a carga de ações.

A melhor forma de resolver isto é: faça uma coisa de cada vez. A neurociência já provou mas as pessoas teimam em não entender que a mente não trabalha em paralelo. Até é possível fazer tarefas repetitivas praticamente ao mesmo tempo, pois estas não requerem decisões conscientes para serem executadas porque foram extensivamente praticadas. Por exemplo, pode-se dançar e fazer malabarismos ao mesmo tempo, se praticar bastante.

Pensar em profundidade e resolver um problema obriga a se concentrar em um problema de cada vez. Mas se a pessoa se acostumar a rapidamente apenas “tapar buracos” e adiar a análise da questão por trás, provavelmente tomará decisões piores – e terá que resolver depois dois problemas que foram criados pela má decisão ao resolver o primeiro problema.

Para todos os fins práticos, se quiser fazer algo bem, e com produtividade, lembre-se disto: faça uma coisa só de cada vez.

Mas como é possível que as pessoas entrem neste ciclo sem fim de acelerar a cada dia a sua “roda de tarefas”, tentando fazer tudo de uma vez? A questão principal, por incrível que pareça, é devido a um problema de autoestima. Isto é, normalmente cada pessoa é treinada, desde o início da vida na família e na escola, a ser recompensada emocionalmente por fazer mais e melhor. Recebe boas notas por ser prestativa e ainda melhores se estudar muito e fazer mais do que os outros. Ser produtivo vira uma compulsão. Treina-se para ser competitivo por velocidade e agilidade nas respostas e a fazer tudo o que se pede.

Não cabe aqui fazer a apologia de que deve-se ser preguiçoso, isso não. Mas saber que ser sempre intimado a atender aos outros pode ser que o tempo pessoal para pensar e fazer as coisas melhores desapareça, soterrado pela chuva contínua de pedidos de ajuda, apoio e atendimento de demandas de outras pessoas.

Então, saber dizer não é uma habilidade que pode ser desenvolvida. E, também, entender a distinção entre executar com calma coisas importantes, o que é muito mais importante do que fazer tudo o que é possível fazer. Descartar, deixar de fazer alguma coisa não é desdouro.

Dito isto, podemos voltar ao princípio da discussão: como controlar melhor a enxurrada de coisas a fazer? Ela cresce continuamente, alimentada por pedidos – e ordens – de chefes, clientes, familiares etc. Acrescenta-se coisas a aprender, rotinas, vivências e muitas coisas mais. Precisamos de uma ferramenta que concentre, em um lugar só, todas estas demandas.

Como sabemos, uma lista é uma boa ferramenta. E uma lista única, de fácil anotação, simples de registrar e depois acompanhar e ticar a conclusão, é a recomendação de coaching que mais pratico.

A lista que recomendo está abaixo. Normalmente sugiro que a coloque em uma planilha online, para ter acesso fácil (costumo usar Google Docs). Não passa de cinco colunas e o chamo de “Método IRDTO”.

I – de importância – Pode ser A, B, C, D, E, da mais importante para a menos importante. São normalmente cinco níveis, se existem muitas tarefas. O importante não é ter níveis demais e se você não tem muitas tarefas, use apenas três níveis (A, B, C). Não use números, pois acaba que terá a tendência de listar 12, 20, 50 niveis e não conseguirá priorizar por importância nada, apenas reordenando sucessivamente a lista, ao invés de executá-la.
R – de recurso – que pode ser algo que se precise para fazer a tarefa (por exemplo, dispor de uma hora sem interrupção ou estar em determinado lugar ou dispor de determinada informação ou obter o apoio de uma pessoa que pode ajudar).
Data – de registro da anotação. Não é um prazo, pois na maioria das vezes os prazos são subjetivos e podem ser modificados. A data de registro ajuda a verificar se o assunto é antigo ou recente e ainda continua não sendo tratado.
T – de tarefa – o que deve ser feito ou decidido. E também o tipo de tarefa (escrever, visitar, telefonar, fazer etc). Por exemplo, pode haver uma tarefa escrita “Coletar os dados para escrever o relatório até DD/MM/AA”. Note que o prazo está na descrição da tarefa, não é um campo independente para fazer filtragem, pois é uma informação complementar, sujeita à modificação.
O – de objetivo – o que se deseja conseguir com esta execução. Este campo ajuda a entender melhor a importância e o que vai se ganhar fazendo isto e, assim, também aprende-se a ver que alguma tarefa não vale tanto assim o esforço de ser feita.

Diferente de outros sistemas, a planilha IRDTO (Importância, Recurso, Data, Tarefa, Objetivo) se focaliza em fazer primeiro o que deve ser feito. E usando a reordenação da planilha em I (importância), pode-se colocar em primeiro lugar o que é importante, e fazê-lo. Só depois de fazer todos os “A”s é que se faz algum “B” que dá tempo de ser feito.

A medida que se completa uma tarefa de uma linha de Importância “A”, troca-se a letra em I por uma não aplicável. A minha sugestão é usar “F” (de Feito) e reordenar a lista, fazendo esta linha ficar no finzinho da lista. Mas esta letra não pode significar nenhuma tarefa, é claro.

O sistema não prioriza um campo de prazo, que é uma informação de menor importância – é melhor não cumprir o prazo, se a questão não é importante, do que gastar o tempo nela porque o prazo é curto.

Também não faz a separação por tipo de tarefa, como sistemas de organização usualmente fazem, alinhando juntos por exemplo tarefas de trabalho, tarefas de casa e tarefas de rua. É melhor fazer o que é importante primeiro e se o campo de recurso evidencia o mesmo nível de importância e o mesmo local para ser feito, pode aproveitar o tempo ao se fazer as coisas juntas, mas isto não é essencial.

Não é necessário apagar as linhas de tarefas já executadas. Elas ficam no finzinho da lista, servindo de histórico. E tarefas de linhas com importância pequena ficam de permeio – e talvez nunca venha a ser executadas… Com o tempo a lista pode ficar muito grande, e podemos cortar as partes antigas, levando-as para outra planilha de arquivo. Pode ser útil como registro, então não se recomenda apagar o que já foi feito.

E, por último, não há um campo indicando “aguardar” algo acontecer ou marcado como “follow-up”, para lembrar a alguma pessoa se algo foi ou deve ser feito. Se é importante, existe uma ação a ser feita, e cobrar alguém é uma tarefa pessoal, não é algo a se esperar.

Vamos ver se gravou os códigos?
“No preenchimento da planilha pode-se até anotar todas as questões possíveis. O importante não é revisar todas, do início ao fim. Se faz uma ordenação avaliando-se o que está com I = A (importância = A). Destes, verifica-se se R (recurso) está disponível. Se D (data) é antigo ou não, não é tão importante, a questão é começar a fazer a T (tarefa). Pode-se até avaliar se o O (objetivo) justifica mesmo fazer a T e, se não for, muda-se o campo I de A para B, e se avalia a próxima.”
Entendeu?

Esta é a técnica. Ela é simples de aplicar e não precisa de um software elaborado para usar. Com um pouco de prática, fica fácil usá-la como controle pessoal – e até na priorização de tarefas de equipes, ajudando-os a focar no que é mais importante e não no que é mais urgente ou no que está mais atrasado, agregando assim valor real ao que se faz.

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