A melhor lista de tarefas

Em meu trabalho de Coach já me defrontei com pessoas com síndrome de burnout, isto é, cansadas, exauridas, sobrecarregadas pelo enorme peso de tarefas em excesso.

Esta proposta de organização pessoal visa apresentar uma forma simples para fazer face a uma grande quantidade de tarefas.

Antes vamos falar de algumas coisas básicas. Na maior parte das vezes o excesso de atividades é justamente porque as pessoas se sentem obrigadas a fazer tudo ao mesmo tempo. Correm sem parar, tentando manter em mente todas as atribuições, pendências, prazos e tarefas. Isto, além de cansativo, prejudica a própria capacidade de tomar boas decisões e provoca retrabalho, aumentando a carga de ações.

A melhor forma de resolver é: faça uma coisa de cada vez. A neurociência já provou isso mas as pessoas teimam em não entender que a mente não trabalha em paralelo. Até é possível fazer tarefas repetitivas quasse ao mesmo tempo, por não requerem decisões complexas no nível consciente para serem executadas. O que pode se fazer em paralelo exige que sejam antes extensivamente praticadas. Por exemplo, pode-se dançar e fazer malabarismos ao mesmo tempo, se praticarmos bastante.

Porém, pensar em profundidade para resolver um problema obriga-nos a focar em um problema de cada vez. Se o hábito for de apenas rapidamente “tapar buracos” sem análise da questão em profundidade, provavelmente serão tomadas decisões piores – e no futuro haverá dois problemas para resolver, criados pela má decisão ao resolver o primeiro problema.

Para todos os fins práticos, se quiser fazer algo bem, e com produtividade, lembre-se: faça uma coisa só de cada vez. E, devido ao acúmulo de tarefas, é muito comum que se viva uma vida acelerada, executando mil coisas, sem um momento de pausa para avaliar a situação.

Mas como é possível que a maioria entre neste ciclo sem fim de acelerar a cada dia a própria “roda de tarefas”, tentando fazer tudo de uma só vez? Ao meu ver, a razão cultural principal é um problema de autoestima.

Isto é, normalmente cada pessoa é treinada, desde o início da vida na família e na escola, a ser recompensada emocionalmente por fazer mais e melhor. Recebe boas notas por ser prestativa e ainda melhores se estudar muito e fazer mais do que os outros. Ser produtivo vira uma compulsão. Treina-se para ser competitivo por maior velocidade e agilidade nas respostas e a fazer tudo o que se pede.

Não cabe aqui fazer a apologia de que deve-se ser preguiçoso, isso não. Mas ser sempre intimado a atender aos outros pode fazer com que o tempo pessoal para pensar e fazer as coisas da melhor maneira desapareça, soterrado pela chuva contínua de pedidos de ajuda, apoio e atendimento de demandas de outras pessoas. Saber dizer não é uma habilidade que pode ser desenvolvida. Entender a distinção que executar com calma coisas importante é bem melhor do que fazer rapidamente tudo o que é possível fazer. Descartar, deixar de fazer alguma coisa não é desdouro.

Dito isto, podemos voltar ao princípio da discussão: como controlar melhor a enxurrada de coisas a fazer? Ela cresce continuamente, alimentada por pedidos – e ordens – de chefes, clientes, familiares etc. Acrescente-se coisas a aprender, rotinas, vivências interessantes e muitas coisas mais.

Precisamos de uma ferramenta que concentre, em um lugar só, todas estas demandas. E uma lista única do que fazer é uma ótima ferramenta. Deve ser de fácil anotação, simples de registrar, acompanhar e ticar a conclusão. Considero a lista única a recomendação de coaching que mais ponho em prática com meus clientes.

A lista que recomendo está abaixo. Normalmente sugiro que a coloque em uma planilha online, para ter acesso fácil (pode ser Google Docs, MS Office online, Zoho ou outros). Não passa de seis colunas e o chamo de “Método EDITOR”.

E- de Encarregado – Isto é, a pessoa que fará a tarefa. Muitas vezes a tarefa é apenas lembrar de quem fará alguma coisa, e é preciso anotar o nome dela. Pode ser uma delegação, mas na maior parte das vezes é a própria dona da lista. Mesmo assim é bom saber quem é que botará as mãos na massa.

D – de Data. Não é um prazo, pois na maioria das vezes prazos são subjetivos e podem ser modificados. É a data do registro de atualização da anotação. Esta ajuda a verificar se o assunto é antigo ou recente e apresentou mudanças ou não.

I – de importância – Pode ser A, B, C, D, E, da mais importante para a menos importante. São normalmente três ou até cinco níveis, se existem muitas tarefas. O importante não é ter níveis demais, o ideal é usar o mínimo possível, como três níveis (A, B, C). Muitos níveis incentivam a procrastinação. Por isto não use números e sim letras, pois com números há uma forte tendência a listar 12, 20, 50 niveis e não conseguirá priorizar por importância nada, apenas reordenando sucessivamente a lista, ao invés de executá-la. Quer fazer mais? Concentre-se apenas em executar o “A”, ao invés de ordenar e reordenar todas as tarefas…

T – de tarefa – o que deve ser feito ou decidido. Anote aqui também o tipo de tarefa (escrever, visitar, telefonar, fazer etc). Por exemplo, escreva “Coletar os dados para escrever o relatório até DD/MM/AA” ou “Telefone para Fulano e confirme o valor de xis antes do dia DD/MM/AA”. Note que o prazo está na descrição da tarefa, não é um campo independente para fazer filtragem, pois é uma informação complementar, sujeita à modificação.

O – de objetivo – o que se deseja conseguir com esta execução. Este campo ajuda a entender melhor a importância e o que vai se ganhar fazendo isto e, assim, também aprende-se a ver que alguma tarefa não vale tanto assim o esforço de ser feita.

R – de recurso – que pode ser algo que se precise para fazer a tarefa.Por exemplo: dispor de uma hora sem interrupção; alocar R$ XX,00; estar em determinado lugar; obter determinada informação;u obter o apoio de uma determinada pessoa que pode ajudar.

Diferente de outros sistemas, a planilha EDITOR (Encarregado – Data – Importância – Tarefa – Objetivo – Recursos) se focaliza em fazer primeiro o que deve ser feito. E usando a reordenação da planilha em I (importância), pode-se colocar em primeiro lugar o que é importante, e fazê-lo. Só depois de fazer todos os “A”s é que se faz algum “B” que dá tempo de ser feito.

A medida que se completa uma tarefa de uma linha de Importância “A”, troca-se a letra em I (Importância). A minha sugestão é usar “F” (de Feito) e reordenar a lista, fazendo esta linha ficar no finzinho da lista. Mas esta letra não pode significar nenhuma tarefa, é claro.

No meu caso as minhas Importâncias “acionáveis” (isto é, que tem tarefas a fazer), têm as letras A, B e C. Deixo a letra “D” para atividades que provavelmente não farei e a letra “E” para feitas, já realizadas (“E” de executadas).

Não é necessário apagar as linhas de tarefas já executadas. Elas ficam no finzinho da lista, servindo de histórico. E tarefas de linhas com importância pequena ficam de permeio – e talvez nunca venham a ser executadas…

Com o tempo a lista pode ficar muito grande e podemos cortar as partes antigas, levando-as para outra planilha de histórico. Pode ser útil como registro, então não se recomenda apagar o que já foi feito.

O sistema não prioriza um campo de prazo, que é uma informação de menor importância – é melhor não cumprir o prazo, se a questão não é importante, do que gastar o tempo nela porque o prazo é curto.

Também não faz a separação por tipo de tarefa, como sistemas de organização usualmente fazem, alinhando juntos, por exemplo, tarefas de trabalho, tarefas de casa e tarefas de rua. É melhor fazer o que é importante primeiro e se o campo de recurso apresenta o mesmo nível de importância e o mesmo local para ser feito, pode-se aproveitar o tempo e fazer as coisas juntas. Mas isto não é essencial.

E, por último, não há um campo indicando “aguardar” algo acontecer ou marcado como “follow-up”, para lembrar a alguma pessoa se algo foi ou deve ser feito. Se é importante, existe uma ação a ser feita, e cobrar alguém é uma tarefa pessoal, não é algo a se esperar.

Vamos ver se gravou os códigos?
“No preenchimento da planilha pode-se anotar todas as questões possíveis. O importante não é revisar todas, do início ao fim. Se faz uma ordenação avaliando-se o que está com I = A (importância = A). Destes, verifica-se se R (recurso) está disponível e quem será o E = Encarregado de executá-la. Se D (data) é antigo ou não, não é tão importante, a questão é começar a fazer a T (tarefa). Lembre de avaliar se o O (objetivo) justifica mesmo fazer a T e, se não for, muda-se o campo I de A para B, e se avalia a próxima.”
Entendeu?

Esta é a técnica. Ela é simples de aplicar e não precisa de um software elaborado para usar. Com um pouco de prática, fica fácil aplicar no controle pessoal – e até na priorização de tarefas de equipes, ajudando-os a focar no que é mais importante e não no que é mais urgente ou no que está mais atrasado, agregando assim valor real ao que se faz.

Ah, um feedback final: alguns dos meus clientes não precisavam anotar com muito detalhamento todas as suas tarefas. Nestes casos valeu a pena simplificar o método EDITOR para um método EDIT (Encarregado, Data, Importância, Tarefa). O Objetivo e os Recursos necessários ficam subtendidos. Simplifica o processo e é de boa ajuda no controle.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *