Transição para o trabalho remoto: não apenas mais tecnologia, mas deixar de usar a que não vale a pena

As empresas querem replicar no trabalho remoto todas as suas práticas e processos de comunicação e gerenciamento nos quais as pessoas já estão acostumadas a trabalhar.

A dificuldade de implantação do trabalho remoto advém mais da estratégia antiquada que muitas empresas herdam do trabalho presencial.

Pode funcionar bem para pequenas empresas onde a informatização é simples e não conectada, tais como as que usam apenas poucos sistemas: controle de pagamentos e um serviço de email.

No entanto não funciona muito bem em empresas que já possuem uma rede extensa e hiperconectada com milhares de documentos e serviços diferenciados.

Por exemplo, na implantação do teletrabalho, o que mais se viu foi a disponibilização nas grandes empresas de sistemas de VDI (interface de virtualização de desktop). Nestes há o esforço de trazer para o trabalho remoto o mesmo modus operandi que antes se fazia, conectando diversos programas em um simulacro do desktop corporativo.

A ideia era que basta prover acesso para um clone da suíte de doccumentos (usualmente um MS Suite ou LibreOffice ou Google Docs), um outro acesso para aplicativos legados dedicados e mais um para o email “pessoal-corporativo” e sugerir que todos trabalhem de forma igual, sem fazer muitas mudanças no processo em si mesmo.

Se há alguma dificuldade nesta implantação, a alegação principal é a de que “existe uma dificuldade individual do empregado em se ajustar às novas tecnologias”.

No entanto esta “dificuldade” muitas vezes provém do fato de que sem necessidade estas tecnologias são lentas e complexas demais.

Não seria melhor aproveitar esta oportunidade para fazer um verdadeiro upgrade na forma de trabalhar?

E não se consegue isto apenas usando a trinca “email-aplicativo-suite de documentos”. Precisa-se repensar as entregas desejadas pelos clientes e as fontes destas entregas.

Em gerenciamento de processos isto se chama “fazer o SIPOC de cada processo”, mapeando os fornecedores, os itens de input, output e clientes, sejam internos ou externos.

Pode-se aproveitar este momento raro para rever e simplificar os processos, preservando e até agilizando as entregas. (*)

Por exemplo, há diversas empresas chinesas que abandonaram completamente o uso de email como forma de comunicação, preferindo a forma mais rápida e descompromissada de mensageiros via chat (lá eles utilizam o mensageiro WeChat, ao invés do nosso famoso WhatsApp).

Inclusive algumas empresas européias já se adiantaram a esta tendência e abdicaram completamente do email. (**)

Estas não estão só substituindo o email por ferramentas de comunicação simples como também usando formulários online para manter o registro e a gestão dos dados dos projetos e das ações diárias.

Assim, o esforço “braçal” (mesmo que digital) de ficar organizando arquivos em diversas pastas, renomeando-as, datando e localizando, é substituido por um sistema efetivamente automático de registro por formulários.

Isto é, arquivos não são mais guardados em pastas de rede corporativas e/ou em anexos de e-mail. Imediatamente ao serem recebidos são anexados a um sistema e as ações referentes a eles são registradas como “input” ou “output” dos específicos processos e subprocessos relacionados.

Concordamos que a maioria das organizações já usam sistemas de gerenciamento de documentos e de processos separados. Outras usam ERPs completos e integrados (Enterprise Resource Planning — Sistemas integrados de gestão empresarial), tais como ORACLE, SAP, Sage, Infor, TOTVS, ONCLICK etc.

Mas o ponto que queremos destacar é que não é só a implantação de um ERP que é suficiente para agilizar os processos. É também colocar na cultura da empresa que é preciso deixar de usar canais paralelos que fazem com que uma grande quantidade de processos não sejam registrados no ERP.

Um destes principais canais é a manutenção de um sistema de e-mail corporativo e a entrada de dados por outros sistemas menores, não interligados ao ERP.

Mas como receber e responder e-mails de outras empresas, sejam clientes ou fornecedores, se a empresa não utiliza e-mail?

Normalmente as empresas possuem uma página ou site com um formulário “Fale Conosco”. Este pode ser parametrizado com campos específicos, criando “tickets de processo”. E estas informações já seriam a entrada para um processo no ERP. Isto é, o ERP gerenciaria as comunicações oficiais. Contatos informais, por telefone, seriam usados apenas para esclarecer dúvidas.

Então, porque não aproveitar este momento para alavancar os processo de sua Empresa e passar a usar um processo “puro”, baseado principalmente no registro de dados em um ERP? A comunicação diária pode, sim, ser feito através de sistemas de comunicação rápidos. Mas nada seria oficial se não foi inserido no ERP .

(*) Se quiser saber mais sobre SIPOC:
https://blog.smlbrasil.com.br/o-que-e-sipoc/

(**) Veja mais sobre o abandono do email:
https://www.bbc.com/portuguese/noticias/2015/04/150408_vert_cap_fim_email_ml

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *