Executive Coaching

Uma explicação simplificada do GTD, um sistema de organização pessoal.

Já faz um bom tempo que não posto nada específico sobre GTD – a técnica de organização pessoal e produtividade intitulada “Getting Things Done” (Fazendo as Coisas Acontecerem).

GTD são princípios simples para organizar a vida e domar o tempo disponível, resgatando a produtividade pessoal e profissional. Neste site existem outros textos sobre GTD. Recomendo que leia-os e depois volte aqui:

Método criado por ex-hippie vira mania entre “workaholics” estressados e desorganizados em geral

Produtividade Pessoal: Metodologia GTD

A essência do GTD

Já voltou? Então continuemos. Nestes anos de prática de GTD já experimentei muitas abordagens. Umas principalmente digitais e outras analógicas. Algumas eu experimentei apenas para saber se devia ou não recomendar para meus clientes. Outras eu fiz tentativas sérias para responder à pergunta: o que preciso ter e fazer, no mínimo, para controlar a minha vida pelo GTD?

O GTD apenas digital, com softwares, é meio caminho andado. Mas, na prática, uma grande parte de nossa vida ainda está em átomos, não em bytes.  A partir de minha experiência  recomendo hoje em dia as pessoas começarem a controlar a sua vida off-line – e só depois a vida online.

É mais fácil controlar a vida online, pois bytes pesam menos e são mais fáceis de serem deslocados… Porisso, as pessoas que começam o GTD pelo mais “fácil”, os sistemas digitais, quando enfrentam a barra pesada de controlar a papelada real, estranham.

Então, vá por mim: comece a trabalhar a sua organização pessoal pela papelada real, que está à sua volta, em seu escritório ou em sua casa – e até no porta-luvas e no porta-malas de seu carro…

Você precisa investir em algum equipamento de apoio.  É necessário ter equipamentos que lhe motivem, deixem o seu ambiente mais “limpo” e tragam motivação para a arrumação regular, habitual.

Comece comprando uma boa AGENDA. Sim, uma boa agenda de papel. Sei, você pode preferir um notebook, ou um netbook, ou um smartphone. Mas atualmente todos estes equipamentos não lhe acompanham em todos os lugares. Talvez você vá a um lugar onde seja arriscado portar ou usar um caro equipamento eletrônico. Ou vá para um lugar de praia ou campo, e tenha medo de estragar o aparelho. Ou a bateria acabe. Ou o aparelho quebre. Ou, apenas, você quer fazer uma consulta rápida e o seu aparelho demora a ligar. Por isso, adquira uma agenda de papel, barata e simples.

Muitos preferem imprimir suas agendas, fazer modelos personalizados de Hipster PDA (procure no Google ou leia nos outros artigos). Mas este artigo é para iniciantes. Recomendo que procure uma agenda pequena mas – importante – tenha visualização semanal. Duas páginas equivalem a uma semana. Uma pequena agenda de bolso, portátil.

Esta agenda servirá básicamente para anotações de Compromissos. Compromissos são a base do Planejamento do seu Tempo. Uma boa agenda – de preferência escrita à lápis – é ainda o mais prático sistema para agendar compromissos e chegar na hora, fazendo o que é necessário e importante fazer. Mantenha em um bolso um lápis com uma borracha na ponta – ou use um elástico para prender o lápis na agenda, como preferir.

Anotar na Agenda apenas isso:
- compromissos firmados com terceiros
- tarefas realizadas em dia específico (e não à realizar)
- follow-ups que irá realizar em dias definidos

Mas, você pode dizer, eu preciso anotar muitas outras coisas, e uma agendinha pequenina não me serve. Como faço?

Não anote na Agenda. Adquira um caderno – pode ser em formato de bolso ou um pouco maior, espiral ou encadernado, com pauta ou sem pauta. Este caderno deve ser o seu MEMORIAL.

O que é um Memorial? É um local para anotar suas memórias. Serve como registro de informações e também permite analisar como usa o seu Tempo e suas informações. Ele guarda as informações que você vai colhendo ao longo do dia, de maneira rápida. E evita que você sobrecarregue a sua mesa de trabalho, o seu computador e sua agenda de post-its, papeizinhos, guardanapos rascunhados etc.

Muita gente anota aquilo que entendo como Memorial no mesmo documento que é a sua Agenda. Parece lógico, mas não é. A Agenda facilita a consulta rápida dos compromissos, e a estrutura do seu tempo. Ela tem uma encadernação resistente e é respeitada, por conter informações relevantes do futuro.

O Memorial é mais caótico: contém anotações de reuniões, telefonemas, coisas que você se lembrou de fazer, listas rápidas de coisas a serem feitas, decisões tomadas. Ele é focado em sua maioria no presente e no passado – o que fez e pensou hoje, e nos últimos dias.

O Memorial é também um tipo de “caixa de entrada”, pois serve para controlar o afluxo de informações que chegam através de reuniões, telefonemas, contatos pessoais – e até daquilo que sai de sua cabeça, o que decide fazer, em um dado momento.

Todas as folhas do Memorial devem ter, na parte de cima à direita, a anotação da data em que a anotação foi feita. E guarde uma página para cada data. Assim fica mais fácil procurar uma informação, folheando na ordem cronológica. Se uma anotação ultrapassar uma folha, continue anotando a data e coloque ao lado “folha 2″ e assim sucessivamente.

Anote no Memorial:
- marcos informativos importantes – algo que alguém disse/ prometeu / fez em um dia específico
- controle financeiro
- controle do uso de seu tempo
- pautas e rascunhos de atas de reuniões / telefonemas / conversas / solicitações
- listas diárias de coisas a fazer (extraídas de listas gerais do GTD)
- listas de Próximas Ações (se não a mantiver em algum sistema digital)

A Agenda deve ficar íntegra, somente com as informações dos compromissos efetivamente executados, sejam compromissos com terceiros ou consigo mesmo – horas do seu dia que alocou para desempenhar uma certa tarefa e efetivamente a desempenhou. O Memorial, ao contrário, pode ser destruido. Sugiro que seja um caderno em espiral, um bloco ou um pequeno fichário.

Muitas informações guardadas nele vão migrar para controles mais estruturados – aquelas anotações da reunião vão migrar para uma ata, as anotações de despesas para uma planilha de receita e despesa, as decisões e idéias vão migrar para um texto sobre projetos de vida ou novos negócios, as tarefas relacionadas a uma meta habitual vão para um gráfico de controle de metas atingidas, aquelas experiências de vida vão se tornar uma página de um Diário ou o rascunho de um futuro livro de crônicas… Depois de transcrever as informações, rasgue a folha ou risque-a sem medo.

O ideal é revisar o Memorial todos os dias, extraindo dele as informações necessárias para saber como usou o seu dia. Se não sabe como realizar tudo o que se propõe, anote nele o que faz a cada dia, e saberá facilmente quais são os seus grandes desperdiçadores de tempo. Se o seu dinheiro se esvai pelos seus dedos, anote nele toda pequena despesa, e saberá onde e como economizar.

Se você já tem um sistema digital para gerenciar os seus dados, e quer integrar os dados que chegam através do e-mail com os de sua vida off-line, o uso do Memorial vai facilitar a transcrição dos dados. Ao invés de catar várias anotações na agenda, em recados telefônicos e em anotações de reuniões e conversas, só precisará, na fase de Processamento do GTD, consultar o Memorial e o e-mail.

Além da Agenda e do Memorial, você precisa de Caixas de “entrada” e “saída” de material. Eu sugiro que adquira 3 caixas plásticas bem grandes. Eu digo grandes e isto significa não comprar aquelas caixas de entrada e saída de papelaria, que só cabem alguns poucos documentos no formato A4. Eu comprei as minhas em lojas para restaurantes – 3 enormes caixas de plástico grande.

Afixe nelas os dizeres: ENTRADA, PENDENTE e SAIDA.

Caixas de Entrada

Na caixa intitulada ENTRADA ficam a pilha de documentos e tarefas que você pretende executar. E também ficam as tarefas de follow-up, desde que não sejam agendadas para o futuro. Se tiver algo que você pretende arquivar pessoalmente, coloque aqui também (e não na caixa de saída), pois é uma tarefa. Aqui também pode ficar uma cópia atualizada de sua lista de Próximas Ações, separada por contextos, uma técnica do GTD muito útil.

Na caixa intitulada PENDENTE ficam as tarefas e documentos que você só poderá executar em uma data futura, pois há nestes algo que não depende de você, tal como aguardar uma pessoa retornar de viagem ou alguma tarefa delegada ser executada ou algo ser entregue. Para organizar melhor esta caixa, adquira um fichário de 12 meses + 31 dias; os famosos “43 folders”. Assim poderá classificar as pendências pela data específica, no futuro, no qual deverá executá-lo. E também fazer follow-up, pois follow-up é um tipo de execução.

Só explicar como se usa os 43 folders exige todo um artigo. Mas estes já foram escritos. Sugiro que pesquise na Internet.

Se usar os 43 folders for exagero para o seu estilo de trabalho, apenas guarde na caixa Pendente todas as suas tarefas que estão aguardando uma data futura e anote em sua agenda a data em que pretende fazer o follow-up da tarefa.

A caixa intitulada SAÍDA contém todos os documentos que devem ser enviados para outras pessoas. Lembre-se: o arquivamento só fica nesta caixa se é outra pessoa que arquiva, não você. Se é você mesmo que arquiva, deixe na caixa de Entrada.

Não é necessário que adquira uma outra caixa para Leitura, outra para Follow-Up (acompanhamento de tarefas delegadas ou de terceiros) e outra para documentos de referência. Se estiver lendo algo, isto deve ficar na caixa de entrada, pois é uma tarefa. Divida a pilha de documentos a serem lidos e coloque só uma parcela razoável na caixa de entrada, dentro de uma pastinha. O resto deve ficar no Arquivo, aguardando quando você ler o material que está na caixa de entrada.

E já que falei em Arquivo, você deve separar um móvel – ou no mínimo, algumas gavetas ou prateleiras de um armário – para o seu Arquivo. Este arquivo deve ficar próximo a você o suficiente para não ser incômodo buscar informações nele. O mais provável é que tenha um Arquivo próximo e outro Arquivo mais distante.

O Arquivo mais próximo contém o que chamamos de Referências & Documentos. São dados e informações que precisará com frequência. Agenda de telefones e endereços, documentos de identidade, cpf, título de eleitor, cartões bancários, códigos, manuais operacionais, documentos de projetos em curso no momento, tudo isso fica neste Arquivo. Para uns, é uma gaveta. Para outros, é todo um armário.

Se o seu trabalho é muito complexo ou fragmentado, talvez tenha que subdividir este Arquivo em “Trabalhos do Momento” e “Informações de Fácil Acesso”. O arquivo de trabalhos do momento são dados para subsidiar o que está fazendo em sua mesa de trabalho. E as informações de fácil acesso são para apoiar as outras funções de rotina e acompanhamento.

Muitos guardam todos os trabalhos do momento em sua Caixa de Entrada ou de Pendentes, para facilitar o acesso. Mas isto pode sobrecarregar estas caixas, prejudicando o manuseio de todos os itens. É preferível ter um Arquivo próximo bem organizado, e só deixar na Entrada ou em Pendentes um único documento referenciando estes documentos.

O Arquivo mais distante guarda tanto as Referências quanto os Projetos. Referências são dados para futuros projetos ou para consulta – desde que não sejam utilizados nos Trabalhos do Momento. E os Projetos que não estão em curso também ficam arquivados ai.

E o Arquivo Morto? Isto depende. Usualmente pode ficar guardado em Projetos. Mas analise cuidadosamente o período obrigatório nos quais precisa guardar a informação. Depois de 5 ou 10 anos, dificilmente voltará a pegar nestas informações. Então, o ideal é revisar a cada seis meses o material antigo e, se realmente não tem utilidade, descarte-o.

Agora que você tem estes materiais reais – a sua Agenda, o seu Memorial, as suas caixas de Entrada, Saída e Pendentes, os seus Arquivos, aí sim, poderá proceder a uma adequada Coleta, Processamento e passar a Organizar o seu trabalho, segundo os moldes do GTD.

Neste momento você poderá incluir alguns sistemas digitais para auxiliar os seus controles.

O mais útil deles, ao meu ver, é uma planilha eletrônica (Excel da Microsoft ou Calc do Open Office.org) ou online (Google docs ou Zoho) para controlar os seus gastos diários. E faça a consolidação de quanto gastou por categorias, semanalmente e mensalmente. Avalie quais gastos são fixos, obrigatórios, e quais são variáveis, isto é, dependem de situações momentâneas. E todo mês avalie o que pode ser feito para conservar pelo menos 20% dos ganhos de receita para reinvestimento.

Também mantenha uma planilha para atingimento de suas metas. Poderá utilizar um sistema digital ou até um online, como o Metas Smart – mas é importante refletir periódicamente se suas tarefas diárias estão conectadas com suas Visões, Valores e Missões de longo prazo. Em alguns casos, para meus clientes, elaboro índices de controle específicos, para facilitar a visualização gráfica do atingimento destas metas.

Se você conhece a fundo o GTD, pode estranhar que deixei tanta coisa na Caixa de Entrada. Ora, o GTD não diz que devemos esvaziar completamente a Caixa de Entrada?

Neste ponto é que desejo me deter um pouco mais, pois tenho uma discordância de termo do conceito do GTD tradicional.

Nós não trabalhamos na Caixa de Entrada. Isso acontece porque, na prática, É IMPOSSÌVEL esvaziar completamente a Caixa de Entrada. Por mais que agendemos, realoquemos, façamos triagem por contexto, o período onde a Caixa de Entrada está vazia é sempre curto. A cada dia, a cada hora – e a cada segundo, se considerarmos os emails – chegam demandas novas, e acreditar que conseguiremos viver permanentemente com a Caixa de Entrada limpa é ilusório.

O que o GTD entende como INBOX (Caixa de Entrada), na verdade podemos chamar de ESPAÇO DE TRABALHO ou Zona de Trabalho. É aquela área – mental e física – onde focalizamos a nossa atenção, em cima da mesa de trabalho, e no qual direcionamos a nossa criatividade e habilidade para resolver uma determinada tarefa.

Essa área sim pode ficar limpa – ou melhor, unifocalizada – quando nós nos concentramos em um só trabalho, depois de escolhê-lo a partir da Caixa de Entrada.

O diagrama padrão do GTD não evidencia de modo claro o conceito de Espaço de Trabalho. A Etapa de FAZER é a última das cinco etapas da metodologia, e isso, em minha opinião, faz com que várias pessoas invistam tempo demais na organização e processamento, e pouco na ação. O diagrama enfatiza a Lista de Projetos, a Lista de Próximas Ações, tudo que é preparação para a execução. Apesar dos conceitos destacarem que tudo culmina na ação, penso que falta no diagrama um foco central mais objetivo – um destaque maior no espaço intermediário entre toda as operações de planejamento e organização do trabalho.

5 etapas e ferramentas GTD

Sendo assim, o objetivo do trabalho do GTD é ajudar a pessoa a administrar a Caixa de Entrada, não esvaziá-la. E o segredo é entender que não trabalhamos nela, e sim em um espaço de trabalho em separado.

Este tipo de confusão é muito comum. Veja por exemplo a metáfora que utilizamos nos sistemas de e-mail. Quando abrimos o e-mail, na maioria das vezes caimos na Inbox, ou Caixa de Entrada. E observamos a quantidade de emails entrando. Desejamos resolvê-los todos, e “esvaziar a Caixa de Entrada”.

Mas na verdade, quando abrimos um email, caimos no Espaço do Trabalho do e-mail. E é este que resolvemos, é aí que agimos.

O nosso objetivo não deveria ser esvaziar a caixa de entrada do email, e sim administrar o que é importante do que não é, o que exige ação do que não exige.

E para isso, a melhor forma seria não usar a Inbox do e-mail como Inbox. Poderíamos criar uma pasta, etiqueta ou tag e redirecionar a maioria dos emails que chegam para esta pasta – com exceção de uns poucos, aqueles que chegam dos principais clientes ou da chefia, ou de pessoas amigas. Ou aqueles que tenham em seu assunto ou conteúdo uma determinada informação importante para nós. Desta maneira, não nos preocuparíamos em esvaziar a Caixa de Entrada, pois ela já estaria vazia. E só quando tivéssemos realmente tempo e interesse, examinaríamos os e-mails restantes. Mas isto é assunto para outro artigo.

O importante é ressaltar o básico para começar o GTD – comece off-line – adquira os equipamentos básicos – uma Agenda, um Memorial, caixas de entrada, saída e pendentes, e arquivos de apoio – e separe um bom espaço em sua mesa de trabalho para se concentrar no que é importante. E, quando escolher algo para fazer, a partir de sua Caixa de Entrada, focalize a total atenção neste item. Pode lhe ser útil ler o texto Faça Agora, se ainda não o leu.