Executive Coaching

Recebi por email uma pergunta sobre GTD e pedi permissão para publicar a pergunta e a resposta aqui.

“Li o livro  do David Allen sobre GTD e comecei a implementar o método: mas não entendi o que fazer em relação às listas por contexto x etapas de projeto. Assim: se delineio qual a próxima tarefa de um projeto e ela envolve, por exemplo comprar algo, transcrevo esta etapa para uma lista de tarefas “Comprar?” Isto implicaria em reescrever cada item de cada projeto em outro lugar (nas listas de contexto)? É assim que funciona?”

Se você seguir o GTD de forma exata, terá uma folha de cada projeto. E, se quiser ser detalhista, poderá listar nesta folha todas as etapas (Ações) de cada projeto.

Semanalmente, verifique cada projeto (ou pelo menos os ativos) e extraia deles uma lista de N.A. (Next Actions = Próximas Ações), contendo as tarefas da semana. São estas ações que serão analisadas e separadas por contexto.

Há pessoas que extraem todas as Ações de todos os Projetos e criam uma lista única, contendo centenas de Ações, para a partir daí fazer a separação por contexto. Eu experimentei fazer isso algumas vezes mas considerei esta lista única grande demais para ser bem gerenciada. Você pode optar por sistemas digitais, que extraem dos projetos as ações por contexto, o que pode facilitar este trabalho. De minha parte recomendo começar o GTD no papel mesmo, para entender o que está fazendo e assim é mais confortável não fazer uma lista única, e sim lidar apenas com folhas de projeto e daí extrair N.A. diretamente, para usar na semana.

Na prática acabará não atualizando tanto as folhas de projeto, e sim gerenciando mais as listas de contexto. Contextos podem ser escolhidos por suas semelhanças de recursos necessários ou de local onde executar as ações, o que facilita fazer várias tarefas juntas e assim economizar tempo.

“Comprar”, por exemplo, pode ser um contexto único apenas se onde você irá comprar as várias coisas que pretende comprar estão em locais próximos. Se estiverem em locais diferentes, separe por “Ir rua”, “Ir shopping”, “Ir centro da cidade” etc. Outras pessoas simplificam apenas em “ir na rua” e já está de bom tamanho o contexto. Depende mais de sua vida do que da teoria…

Lembre-se, que este é o pulo do gato: só coloque nas listas de contexto as tarefas do dia ou no máximo na semana, não todas. Se pensar em listar tudo, vai ficar muito complexo para gerenciar e pode desmotivar.

Isto também depende muito de você. Há pessoas que não se sentem estressadas com listas de contexto com duzentos itens. Eu, pessoalmente, prefiro manter apenas vinte a trinta itens em minha lista, senão me sinto estressado…

Para não perder informações importantes, sugiro que semanalmente confira as listas de contexto antigas, e extraia dados para anotar nas suas folhas de projeto. O seu projeto virará um registro histórico e um índice de controle do seu resultado desejado.

Se perceber, ao revisar  semanalmente seus projetos (ou mensalmente, TODOS os seus projetos) que existe algum projeto que nunca tem uma N.A. colocada na lista de N.A.s da semana, considere colocar este projeto na lista de projetos Algum Dia/Talvez (Someday), e retirá-lo de Projetos em Curso. Ou, se for realmente importante, aloque tempo para ele.

O processo todo pode ser resumido assim:
- comece criando folhas de projetos;
- separe estes projetos em Ativos e em Algum dia/Talvez;
- extraia das folhas dos Projetos Ativos as N.A.s e as classifique por listas de contexto;
- execute as N.A.s durante o seu dia, utilizando o sistema GTD (faça imediatamente, aloque tempo na agenda de acordo com o contexto, coloque em Algum Dia/Talvez ou elimine);
- revise semanalmente as listas de contexto, atualizando-as e extraindo informações passadas para anotar nas folhas de projeto;
- mensalmente, analise todos os Projetos, modificando as prioridades das N.A.s extraídas e aponha-as na próxima semana.

Este é um resumo. Há variações no método, é claro, pois outras pessoas tem visões diferentes de como aplicar o GTD, e é por isso que discutimos este assunto na lista do GTD, em http://br.groups.yahoo.com/group/gtdbr/ . Espero que lhe ajude.