Executive Coaching

Para quem conhece a metodologia de administração de tempo e tarefas intitulada GTD [*1], já sabe que esta nos ensina a coletar todas as nossas tarefas e a processar, organizar e analisar adequadamente o que que fazer, nos ajudando a saber o que se deve fazer e o que se deve agendar. Feito tudo isso, usualmente ficamos com uma lista enorme de tarefas para espremer em um cada vez menor “tempo discricionário”… [*2]
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Recebi por email uma pergunta sobre GTD e pedi permissão para publicar a pergunta e a resposta aqui.

“Li o livro  do David Allen sobre GTD e comecei a implementar o método: mas não entendi o que fazer em relação às listas por contexto x etapas de projeto. Assim: se delineio qual a próxima tarefa de um projeto e ela envolve, por exemplo comprar algo, transcrevo esta etapa para uma lista de tarefas “Comprar?” Isto implicaria em reescrever cada item de cada projeto em outro lugar (nas listas de contexto)? É assim que funciona?”
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Mais um post sobre GTD (Getting Things Done – fazendo as coisas acontecerem, um método de organização pessoal elaborado por David Allen, consultor americano).

Desta vez é um post rápido. Por falta de tempo, pretendo colocar aqui mais posts pequenos, sem os textos enormes que vocês podem ter se acostumado…
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Uma explicação simplificada do GTD, um sistema de organização pessoal.

Já faz um bom tempo que não posto nada específico sobre GTD – a técnica de organização pessoal e produtividade intitulada “Getting Things Done” (Fazendo as Coisas Acontecerem).

GTD são princípios simples para organizar a vida e domar o tempo disponível, resgatando a produtividade pessoal e profissional. Neste site existem outros textos sobre GTD. Recomendo que leia-os e depois volte aqui:

Método criado por ex-hippie vira mania entre “workaholics” estressados e desorganizados em geral

Produtividade Pessoal: Metodologia GTD

A essência do GTD

Já voltou? Então continuemos. Nestes anos de prática de GTD já experimentei muitas abordagens. Umas principalmente digitais e outras analógicas. Algumas eu experimentei apenas para saber se devia ou não recomendar para meus clientes. Outras eu fiz tentativas sérias para responder à pergunta: o que preciso ter e fazer, no mínimo, para controlar a minha vida pelo GTD?

O GTD apenas digital, com softwares, é meio caminho andado. Mas, na prática, uma grande parte de nossa vida ainda está em átomos, não em bytes.  A partir de minha experiência  recomendo hoje em dia as pessoas começarem a controlar a sua vida off-line – e só depois a vida online.

É mais fácil controlar a vida online, pois bytes pesam menos e são mais fáceis de serem deslocados… Porisso, as pessoas que começam o GTD pelo mais “fácil”, os sistemas digitais, quando enfrentam a barra pesada de controlar a papelada real, estranham.

Então, vá por mim: comece a trabalhar a sua organização pessoal pela papelada real, que está à sua volta, em seu escritório ou em sua casa – e até no porta-luvas e no porta-malas de seu carro…

Você precisa investir em algum equipamento de apoio.  É necessário ter equipamentos que lhe motivem, deixem o seu ambiente mais “limpo” e tragam motivação para a arrumação regular, habitual.

Comece comprando uma boa AGENDA. Sim, uma boa agenda de papel. Sei, você pode preferir um notebook, ou um netbook, ou um smartphone. Mas atualmente todos estes equipamentos não lhe acompanham em todos os lugares. Talvez você vá a um lugar onde seja arriscado portar ou usar um caro equipamento eletrônico. Ou vá para um lugar de praia ou campo, e tenha medo de estragar o aparelho. Ou a bateria acabe. Ou o aparelho quebre. Ou, apenas, você quer fazer uma consulta rápida e o seu aparelho demora a ligar. Por isso, adquira uma agenda de papel, barata e simples.

Muitos preferem imprimir suas agendas, fazer modelos personalizados de Hipster PDA (procure no Google ou leia nos outros artigos). Mas este artigo é para iniciantes. Recomendo que procure uma agenda pequena mas – importante – tenha visualização semanal. Duas páginas equivalem a uma semana. Uma pequena agenda de bolso, portátil.

Esta agenda servirá básicamente para anotações de Compromissos. Compromissos são a base do Planejamento do seu Tempo. Uma boa agenda – de preferência escrita à lápis – é ainda o mais prático sistema para agendar compromissos e chegar na hora, fazendo o que é necessário e importante fazer. Mantenha em um bolso um lápis com uma borracha na ponta – ou use um elástico para prender o lápis na agenda, como preferir.

Anotar na Agenda apenas isso:
- compromissos firmados com terceiros
- tarefas realizadas em dia específico (e não à realizar)
- follow-ups que irá realizar em dias definidos

Mas, você pode dizer, eu preciso anotar muitas outras coisas, e uma agendinha pequenina não me serve. Como faço?

Não anote na Agenda. Adquira um caderno – pode ser em formato de bolso ou um pouco maior, espiral ou encadernado, com pauta ou sem pauta. Este caderno deve ser o seu MEMORIAL.

O que é um Memorial? É um local para anotar suas memórias. Serve como registro de informações e também permite analisar como usa o seu Tempo e suas informações. Ele guarda as informações que você vai colhendo ao longo do dia, de maneira rápida. E evita que você sobrecarregue a sua mesa de trabalho, o seu computador e sua agenda de post-its, papeizinhos, guardanapos rascunhados etc.

Muita gente anota aquilo que entendo como Memorial no mesmo documento que é a sua Agenda. Parece lógico, mas não é. A Agenda facilita a consulta rápida dos compromissos, e a estrutura do seu tempo. Ela tem uma encadernação resistente e é respeitada, por conter informações relevantes do futuro.

O Memorial é mais caótico: contém anotações de reuniões, telefonemas, coisas que você se lembrou de fazer, listas rápidas de coisas a serem feitas, decisões tomadas. Ele é focado em sua maioria no presente e no passado – o que fez e pensou hoje, e nos últimos dias.

O Memorial é também um tipo de “caixa de entrada”, pois serve para controlar o afluxo de informações que chegam através de reuniões, telefonemas, contatos pessoais – e até daquilo que sai de sua cabeça, o que decide fazer, em um dado momento.

Todas as folhas do Memorial devem ter, na parte de cima à direita, a anotação da data em que a anotação foi feita. E guarde uma página para cada data. Assim fica mais fácil procurar uma informação, folheando na ordem cronológica. Se uma anotação ultrapassar uma folha, continue anotando a data e coloque ao lado “folha 2″ e assim sucessivamente.

Anote no Memorial:
- marcos informativos importantes – algo que alguém disse/ prometeu / fez em um dia específico
- controle financeiro
- controle do uso de seu tempo
- pautas e rascunhos de atas de reuniões / telefonemas / conversas / solicitações
- listas diárias de coisas a fazer (extraídas de listas gerais do GTD)
- listas de Próximas Ações (se não a mantiver em algum sistema digital)

A Agenda deve ficar íntegra, somente com as informações dos compromissos efetivamente executados, sejam compromissos com terceiros ou consigo mesmo – horas do seu dia que alocou para desempenhar uma certa tarefa e efetivamente a desempenhou. O Memorial, ao contrário, pode ser destruido. Sugiro que seja um caderno em espiral, um bloco ou um pequeno fichário.

Muitas informações guardadas nele vão migrar para controles mais estruturados – aquelas anotações da reunião vão migrar para uma ata, as anotações de despesas para uma planilha de receita e despesa, as decisões e idéias vão migrar para um texto sobre projetos de vida ou novos negócios, as tarefas relacionadas a uma meta habitual vão para um gráfico de controle de metas atingidas, aquelas experiências de vida vão se tornar uma página de um Diário ou o rascunho de um futuro livro de crônicas… Depois de transcrever as informações, rasgue a folha ou risque-a sem medo.

O ideal é revisar o Memorial todos os dias, extraindo dele as informações necessárias para saber como usou o seu dia. Se não sabe como realizar tudo o que se propõe, anote nele o que faz a cada dia, e saberá facilmente quais são os seus grandes desperdiçadores de tempo. Se o seu dinheiro se esvai pelos seus dedos, anote nele toda pequena despesa, e saberá onde e como economizar.

Se você já tem um sistema digital para gerenciar os seus dados, e quer integrar os dados que chegam através do e-mail com os de sua vida off-line, o uso do Memorial vai facilitar a transcrição dos dados. Ao invés de catar várias anotações na agenda, em recados telefônicos e em anotações de reuniões e conversas, só precisará, na fase de Processamento do GTD, consultar o Memorial e o e-mail.

Além da Agenda e do Memorial, você precisa de Caixas de “entrada” e “saída” de material. Eu sugiro que adquira 3 caixas plásticas bem grandes. Eu digo grandes e isto significa não comprar aquelas caixas de entrada e saída de papelaria, que só cabem alguns poucos documentos no formato A4. Eu comprei as minhas em lojas para restaurantes – 3 enormes caixas de plástico grande.

Afixe nelas os dizeres: ENTRADA, PENDENTE e SAIDA.

Caixas de Entrada

Na caixa intitulada ENTRADA ficam a pilha de documentos e tarefas que você pretende executar. E também ficam as tarefas de follow-up, desde que não sejam agendadas para o futuro. Se tiver algo que você pretende arquivar pessoalmente, coloque aqui também (e não na caixa de saída), pois é uma tarefa. Aqui também pode ficar uma cópia atualizada de sua lista de Próximas Ações, separada por contextos, uma técnica do GTD muito útil.

Na caixa intitulada PENDENTE ficam as tarefas e documentos que você só poderá executar em uma data futura, pois há nestes algo que não depende de você, tal como aguardar uma pessoa retornar de viagem ou alguma tarefa delegada ser executada ou algo ser entregue. Para organizar melhor esta caixa, adquira um fichário de 12 meses + 31 dias; os famosos “43 folders”. Assim poderá classificar as pendências pela data específica, no futuro, no qual deverá executá-lo. E também fazer follow-up, pois follow-up é um tipo de execução.

Só explicar como se usa os 43 folders exige todo um artigo. Mas estes já foram escritos. Sugiro que pesquise na Internet.

Se usar os 43 folders for exagero para o seu estilo de trabalho, apenas guarde na caixa Pendente todas as suas tarefas que estão aguardando uma data futura e anote em sua agenda a data em que pretende fazer o follow-up da tarefa.

A caixa intitulada SAÍDA contém todos os documentos que devem ser enviados para outras pessoas. Lembre-se: o arquivamento só fica nesta caixa se é outra pessoa que arquiva, não você. Se é você mesmo que arquiva, deixe na caixa de Entrada.

Não é necessário que adquira uma outra caixa para Leitura, outra para Follow-Up (acompanhamento de tarefas delegadas ou de terceiros) e outra para documentos de referência. Se estiver lendo algo, isto deve ficar na caixa de entrada, pois é uma tarefa. Divida a pilha de documentos a serem lidos e coloque só uma parcela razoável na caixa de entrada, dentro de uma pastinha. O resto deve ficar no Arquivo, aguardando quando você ler o material que está na caixa de entrada.

E já que falei em Arquivo, você deve separar um móvel – ou no mínimo, algumas gavetas ou prateleiras de um armário – para o seu Arquivo. Este arquivo deve ficar próximo a você o suficiente para não ser incômodo buscar informações nele. O mais provável é que tenha um Arquivo próximo e outro Arquivo mais distante.

O Arquivo mais próximo contém o que chamamos de Referências & Documentos. São dados e informações que precisará com frequência. Agenda de telefones e endereços, documentos de identidade, cpf, título de eleitor, cartões bancários, códigos, manuais operacionais, documentos de projetos em curso no momento, tudo isso fica neste Arquivo. Para uns, é uma gaveta. Para outros, é todo um armário.

Se o seu trabalho é muito complexo ou fragmentado, talvez tenha que subdividir este Arquivo em “Trabalhos do Momento” e “Informações de Fácil Acesso”. O arquivo de trabalhos do momento são dados para subsidiar o que está fazendo em sua mesa de trabalho. E as informações de fácil acesso são para apoiar as outras funções de rotina e acompanhamento.

Muitos guardam todos os trabalhos do momento em sua Caixa de Entrada ou de Pendentes, para facilitar o acesso. Mas isto pode sobrecarregar estas caixas, prejudicando o manuseio de todos os itens. É preferível ter um Arquivo próximo bem organizado, e só deixar na Entrada ou em Pendentes um único documento referenciando estes documentos.

O Arquivo mais distante guarda tanto as Referências quanto os Projetos. Referências são dados para futuros projetos ou para consulta – desde que não sejam utilizados nos Trabalhos do Momento. E os Projetos que não estão em curso também ficam arquivados ai.

E o Arquivo Morto? Isto depende. Usualmente pode ficar guardado em Projetos. Mas analise cuidadosamente o período obrigatório nos quais precisa guardar a informação. Depois de 5 ou 10 anos, dificilmente voltará a pegar nestas informações. Então, o ideal é revisar a cada seis meses o material antigo e, se realmente não tem utilidade, descarte-o.

Agora que você tem estes materiais reais – a sua Agenda, o seu Memorial, as suas caixas de Entrada, Saída e Pendentes, os seus Arquivos, aí sim, poderá proceder a uma adequada Coleta, Processamento e passar a Organizar o seu trabalho, segundo os moldes do GTD.

Neste momento você poderá incluir alguns sistemas digitais para auxiliar os seus controles.

O mais útil deles, ao meu ver, é uma planilha eletrônica (Excel da Microsoft ou Calc do Open Office.org) ou online (Google docs ou Zoho) para controlar os seus gastos diários. E faça a consolidação de quanto gastou por categorias, semanalmente e mensalmente. Avalie quais gastos são fixos, obrigatórios, e quais são variáveis, isto é, dependem de situações momentâneas. E todo mês avalie o que pode ser feito para conservar pelo menos 20% dos ganhos de receita para reinvestimento.

Também mantenha uma planilha para atingimento de suas metas. Poderá utilizar um sistema digital ou até um online, como o Metas Smart – mas é importante refletir periódicamente se suas tarefas diárias estão conectadas com suas Visões, Valores e Missões de longo prazo. Em alguns casos, para meus clientes, elaboro índices de controle específicos, para facilitar a visualização gráfica do atingimento destas metas.

Se você conhece a fundo o GTD, pode estranhar que deixei tanta coisa na Caixa de Entrada. Ora, o GTD não diz que devemos esvaziar completamente a Caixa de Entrada?

Neste ponto é que desejo me deter um pouco mais, pois tenho uma discordância de termo do conceito do GTD tradicional.

Nós não trabalhamos na Caixa de Entrada. Isso acontece porque, na prática, É IMPOSSÌVEL esvaziar completamente a Caixa de Entrada. Por mais que agendemos, realoquemos, façamos triagem por contexto, o período onde a Caixa de Entrada está vazia é sempre curto. A cada dia, a cada hora – e a cada segundo, se considerarmos os emails – chegam demandas novas, e acreditar que conseguiremos viver permanentemente com a Caixa de Entrada limpa é ilusório.

O que o GTD entende como INBOX (Caixa de Entrada), na verdade podemos chamar de ESPAÇO DE TRABALHO ou Zona de Trabalho. É aquela área – mental e física – onde focalizamos a nossa atenção, em cima da mesa de trabalho, e no qual direcionamos a nossa criatividade e habilidade para resolver uma determinada tarefa.

Essa área sim pode ficar limpa – ou melhor, unifocalizada – quando nós nos concentramos em um só trabalho, depois de escolhê-lo a partir da Caixa de Entrada.

O diagrama padrão do GTD não evidencia de modo claro o conceito de Espaço de Trabalho. A Etapa de FAZER é a última das cinco etapas da metodologia, e isso, em minha opinião, faz com que várias pessoas invistam tempo demais na organização e processamento, e pouco na ação. O diagrama enfatiza a Lista de Projetos, a Lista de Próximas Ações, tudo que é preparação para a execução. Apesar dos conceitos destacarem que tudo culmina na ação, penso que falta no diagrama um foco central mais objetivo – um destaque maior no espaço intermediário entre toda as operações de planejamento e organização do trabalho.

5 etapas e ferramentas GTD

Sendo assim, o objetivo do trabalho do GTD é ajudar a pessoa a administrar a Caixa de Entrada, não esvaziá-la. E o segredo é entender que não trabalhamos nela, e sim em um espaço de trabalho em separado.

Este tipo de confusão é muito comum. Veja por exemplo a metáfora que utilizamos nos sistemas de e-mail. Quando abrimos o e-mail, na maioria das vezes caimos na Inbox, ou Caixa de Entrada. E observamos a quantidade de emails entrando. Desejamos resolvê-los todos, e “esvaziar a Caixa de Entrada”.

Mas na verdade, quando abrimos um email, caimos no Espaço do Trabalho do e-mail. E é este que resolvemos, é aí que agimos.

O nosso objetivo não deveria ser esvaziar a caixa de entrada do email, e sim administrar o que é importante do que não é, o que exige ação do que não exige.

E para isso, a melhor forma seria não usar a Inbox do e-mail como Inbox. Poderíamos criar uma pasta, etiqueta ou tag e redirecionar a maioria dos emails que chegam para esta pasta – com exceção de uns poucos, aqueles que chegam dos principais clientes ou da chefia, ou de pessoas amigas. Ou aqueles que tenham em seu assunto ou conteúdo uma determinada informação importante para nós. Desta maneira, não nos preocuparíamos em esvaziar a Caixa de Entrada, pois ela já estaria vazia. E só quando tivéssemos realmente tempo e interesse, examinaríamos os e-mails restantes. Mas isto é assunto para outro artigo.

O importante é ressaltar o básico para começar o GTD – comece off-line – adquira os equipamentos básicos – uma Agenda, um Memorial, caixas de entrada, saída e pendentes, e arquivos de apoio – e separe um bom espaço em sua mesa de trabalho para se concentrar no que é importante. E, quando escolher algo para fazer, a partir de sua Caixa de Entrada, focalize a total atenção neste item. Pode lhe ser útil ler o texto Faça Agora, se ainda não o leu.

Procrastinação é o principal problema dos que desejam realizar as coisas. Muitas vezes é originária do medo da tarefa – isto é, de uma certa insegurança inconsciente,  de não ter certeza se sabemos fazê-la bem.

O principal problema da procrastinação é que misturamos a nossa percepção do nosso Eu, de quem somos, com a percepção do que fazemos. Misturamos o Ser com o Fazer e com o Ter (*1) . Se não fazemos tudo o que nos propomos a fazer, sentimos uma ferida em nosso Ego, em nossa própria auto-estima; mas se o fazemos e ele não fica bem feito, também somos feridos em nossa auto-estima. Assim, com duas forças opostas se digladiando, criamos um duplo vínculo neurótico e ficamos no limbo, perpétuamente suspensos entre idealizar a tarefa ideal e estar sempre desejando completar a tarefa…

Em outras palavras, a nossa visão ideal da tarefa é de 100%, mas a tarefa executada possivelmente será uns 65% do que desejamos. E, por questões da nossa  estrutura psicológica e para preservar a auto-estima, a mente inconsciente “sabota” o impulso de realização. Pois se protelarmos a execução, continuamos a sentir o prazer de idealizar a tarefa.

Para superar esta dicotomia, uma das melhores recomendações é “quebrar” a tarefa grande em tarefas menores, para que não pareça tão assustadora. Ou, então, começar com tarefas menores, para que fiquemos mais “aquecidos” e assim aumentemos a disposição para realizar tarefas maiores.

No entanto, a tendência ao perfeccionismo mesmo assim pode interferir com o impulso de realização. Isto é, temos uma imagem na mente de como deve ser a tarefa perfeita. No entanto, esta imagem perfeita nunca será capaz de ser real. E quando tentamos iniciar a tarefa, mesmo em etapas menores, nos defrontamos com a percepção de que não será igual ao que nos propomos a fazer. E isto é desmotivante.

Superar a procrastinação requer formação de hábito e também o emprego de estratégias mentais. Pode ser útil barganhar com algo que nós queremos muito, tal como só assistir a um programa de televisão do qual gostamos se completamos a tarefa do dia.  No entanto, tal como no adestramento de animais, o melhor é barganhar com premiações, e não com punições.

Todo mundo que estuda sobre adestramento de animais aprende que qualquer animal aprende melhor com estímulos do que com castigos. Inclusive o animal humano. Podemos fazer esta analogia porque na realidade nosso cérebro é composto de no mínimo três diferentes cérebros, de acordo com a teoria evolutiva de Paul MacLean (*2): possuimos o “cérebro reptiliano”, básicamente instintivo; o “sistema límbico”, que é o nosso cérebro mamífero, voltado às emoções; e o neocórtex, sede do pensamento cognitivo mais evoluído. Assim, em nossas reações comportamentais, podemos dizer que reagimos aproximadamente 66% como animais e só 33% como humanos…

Isto é, não devemos “nos punir”, dizendo a nós mesmos que só faremos algo de que gostamos se completarmos nossa tarefa, pois isto é desestimulante a longo prazo. Ao contrário, devemos “nos premiar”, dizendo a nós mesmos que nos brindaremos com algo a mais, se completarmos a tarefa. Pode parecer a mesma coisa, mas para o inconsciente é bem diferente, pois quando focalizamos a atenção no prêmio, contribuimos para fazer pender a balança em direção à realização.

Outra coisa importante é nos auto-elogiarmos e estimularmos a cada pequenina mudança na direção correta, exatamente da mesma maneira que no adestramento de animais. Se fizemos corpo mole e no fim do dia só executamos uma tarefa das três a que nos propomos para hoje, será contraproducente dizermos a nós mesmos “só isso?!?!” e nós tacharmos de preguiçosos. O melhor é dizer “parabéns, uma tarefa bem feita! Que ótimo! Amanhã faremos duas”.  Com o tempo tal procedimento cria uma potenciação positiva em nossas emoções, superando o duplo vínculo citado antes.

(*1) Já escrevi um pouco sobre isso no meio de um artigo mas pretendo me aprofundar mais neste tema futuramente….  Auto-Estima e o Conceito do Eu

(*2) Teoria do Cérebro Trino
Ver também:
Cérebro Reptiliano
http://br.groups.yahoo.com/group/pnlbr/message/622

Evento em 20 de fevereiro 2008:

Eficiência e Processos – Como otimizar a gestão do tempo em sua empresa

Nestes textos também pretendo escrever sobre GTD, principalmente textos curtos, de certa forma mais descompromissados. O objetivo é tornar o sistema de mais fácil compreensão, o que nem sempre acontece em um texto exaustivo.

Em resumo, o que é mais importante apreender sobre GTD? O conceito principal é a estruturação de seus compromissos, tarefas, projetos e ações, quaisquer que sejam, dentro de um sistema único, e que facilite o rápido acompanhamento do andamento das tarefas relacionadas.

Dentro do GTD existem oito locais de armazenamento de tarefas e projetos. A essência do método é fazer a manipulação de cada tarefa e projeto de forma fácil, permitindo atualizar rápidamente as anotações referentes a eles e tornando simples mover um projeto de um dos locais para qualquer outro.

Os locais são:
Caixa de Entrada – a “pilha de pendências” inicial, que é a entrada no sistema;
Arquivo de Projetos – uma documentação organizada de informações de cada projeto que estamos gerenciando em nossa vida pessoal e profissional;
Itens no Calendário - é a Agenda própriamente dita, com os compromissos marcados;
Itens Adiados – são a lista de Itens que devem ser marcados futuramente no Calendário para serem feitos. Não são compromissos, específicamente falando, mas podem vir a ser, pois são compromissos conosco mesmos. Devemos abrir “janelas do tempo” para fazer as tarefas relacionadas nestes itens;
Itens Delegados – são tarefas, projetos e compromissos que solicitamos a outras pessoas que o façam – sejam fornecedores, colegas, subordinados e até chefes. E precisamos listar, de alguma maneira, os prazos e dados pertinentes, para manter um follow-up;
Itens no Arquivo de Referência - são informações que podem ser úteis a vários projetos atuais ou futuros. Ou são informações genéricas, que podem dar origem a algum projeto;
Itens no Lixo – são itens completados ou que desistimos de fazer ou optamos por não guardar os dados por mais tempo. O ideal é esvaziar o local “Lixo” diáriamente;
Itens em “Algum Dia/ Talvez” - são projetos ou tarefas que desejamos fazer, mas que, por falta de recursos (de tempo, dinheiro, disposição ou conhecimento) não queremos agendar no momento. Não são adiados, pois podemos decidir não fazê-los.

Para mim, que sou uma pessoa essencialmente digital, usar uma alternativa de baixa tecnologia – papel, caneta etc – para gerenciar tais itens seria impensável. Só o trabalho de pensar em guardar resmas de papel, estocá-las, manipular de um lado para o outro é cansativo.

No entanto, reconheçamos que nem tudo pode ser guardado em meio digital. O trabalho de digitalização de muita informação que já está em nossos arquivos pode tornar improdutivo o processo. Por isso todo sistema GTD é um pouco misto: deve ter uma faceta analógica – para arquivar dados reais, em papel e até objetos – e outra faceta digital – para arquivar informações eletrônicas.

O melhor sistema é aquele com melhor garantia contra falhas de equipamentos. E, para isso, nada é superior aos sistemas com base na Web: os computadores dos servidores possuem sistemas de backup diário e, às vezes, instantâneo, com HDs RAID e profissionais encarregados apenas de backup. Por isso é muito inseguro guardar dados críticos em computadores isolados, sejam caseiros ou clientes desktops em empresas.

Optei por manter a quase totalidade de meu sistema GTD na Web. E, além do mais, existem vários sistemas de baixo custo ou gratuitos. Já mencionei vários no artigo Como Fazer Mais em Menos Tempo .

Em outros textos falarei mais sobre as alternativas de alta e baixa tecnologia.

Divulguei na lista GTD Brasil que estava testando um carimbo para GTD, adaptado para quem gosta de fazer GTD analógico, no papel. O pessoal me cobrou e decidi postar por aqui o modelo.

Testei duas versões, e coloco o que gostei mais. O uso principal é para folhas de PA (Próxima Ação) ou NA (Next Actions) para quem prefere a sigla em inglês. Mas também serve para folhas de projetos e até listas diversas.

O uso é simples, pois pode-se utilizá-lo para carimbar uma folha de papel grande (A4, ofício ou até A3, se você costuma fazer quadros detalhados em formato grande) ou uma ficha 4×5. Deste modo é mais versátil.

A imagem tem 7 cm de largura, suficiente para a minha letra grande. Se a sua letra é pequenina, reduza-a de acordo com o seu gosto pessoal. O ideal é preenchê-lo à lápis, para permitir rasuras.

Segue a imagem:

Vamos explicar as convenções, analisando por coluna.

Primeira Coluna:

N° = Número é uma numeração sequencial de ordem das tarefas. Serve para priorizar tarefas pela escolha do momento – algo que está sempre mudando.

Tipo é uma espécie de categoria do tipo de tarefa que devo realizar. Coloco uma sigla de três letras para entender o que fazer. Há muitos usos para a categoria Tipo:

1. Lst – Lista, para identificar listas diferenciadas, que serão especificadas embaixo do carimbo. Uma lista de PAs é um caso especial de lista, é verdade, mas também encaro qualquer lista como um conjunto de próximas ações – pois listamos algo para pensar o que fazer sobre isso depois. O conceito é intercambiável. Porém, nem toda lista é acionável, pode ser apenas uma referência.
2. Fup – Follow-Up ou Verificar, indicando que é uma tarefa para cobrar, verificar ou conferir algo de alguém, que se comprometeu a fazer alguma coisa. Por exemplo, não utilizo o contexto “Aguardando”, e sim troco-o por uma ação específica no contexto que farei quando verificar a tarefa. E coloco um prazo e um tipo de tarefa “Fup” (follow-up / verificar).
3. Ref – Referência, indicando que a tarefa é apenas uma indicação, sem uma ação relacionada, e deve ser apenas anotada em seu Projeto específico, quando não for mais útil.
4. Fut – Futuro, indicando que é uma tarefa simples ou um projeto do tipo Algum dia / Talvez ou uma lista de objetos ou referências do tipo Algum dia / Talvez. Não é uma referência pois tem um potencial de ser acionável.
5. Asp – Ação Simples, indicando que é uma tarefa única, sem pertencer a nenhum projeto específico.
6. Art – Ação Rotineira, indicando que é uma tarefa repetitiva, e deve ser anotada qual é a periodicidade necessária.
7. Apj – Ação de Projeto, é uma ação que pertence a um Projeto. É importante listar as principais ações na folha do Projeto específico, identificando, se possível, as metas de cada ação.
8. Quando a folha carimbada é de Projeto, posso colocar tipos mais detalhados, tais como “inf” (informática), “des” (desenvolvimento pessoal e estudos), “gtd” (organização pessoal) e outros. Se for útil, especifique uma convenção mais detalhada.

Páginas – caso a folha tenha diversas páginas, ou caso a ficha seja acompanhada de anexos, com diversas páginas, sempre especifique o total de páginas, no modelo “primeira / total de páginas”. Se são cinco páginas, seria 1/5. E eu carimbo cada página, com 2/5, 3/5 e assim por diante.

Segunda Coluna:

@ = Significa “Contexto”, e identifica os recursos/ locais/ ferramentas/ pessoas que irá precisar para executar a Tarefa / Próxima Ação.
Costumo utilizar os contextos: T (telefonar), E (escrever), O (office=escritório), R (rua), C (casa), L(ler). Em alguns casos coloco vários contextos no espaço, ou coloco Q (qualquer).

Data – como o próprio nome já diz, é a data em que escrevemos a folha de PA (Próxima Ação). É um bom hábito sempre colocar a data da anotação em tudo o que escrevemos .

Prazo – é o prazo esperado de realização da PA – ou do Projeto, em folha de Projeto. Nem todas as PA terão prazos definidos.

Terceira Coluna:

E = Energia é uma avaliação subjetiva do nível de dedicação e esforço mental e físico que você precisará para a tarefa. Normalmente divido-a em B (Baixa), M (Média) e A (Alta). Para mim é o suficiente.

Quarta Coluna:

Projeto, coloco “pfi”, pessoa física, para projetos pessoais, ou “pju”, pessoa jurídica, para projetos profissionais, e embaixo do carimbo coloco um nome, uma sigla e descrevo o projeto.

Lista – Coloque um visto, se a folha se refere a uma lista genérica, não exatamente a um Projeto ou a uma lista específica de PAs. Ou fica em branco, caso seja outra coisa.

PA – Próxima Ação, marco com um visto. É o visto mais comum.

Embaixo:

Nome, Sigla e Descrição – é o conteúdo do Projeto, Lista ou PA, com uma descrição mais detalhada do que deve ser feito.

Um carimbo como esse pode servir para aqueles que, como eu, ainda tem uma profusão de materiais herdados da era pré-computador… Serve como forma de organizar dossiês de assuntos, antes de digitar o que for útil.