Executive Coaching

Para quem conhece a metodologia de administração de tempo e tarefas intitulada GTD [*1], já sabe que esta nos ensina a coletar todas as nossas tarefas e a processar, organizar e analisar adequadamente o que que fazer, nos ajudando a saber o que se deve fazer e o que se deve agendar. Feito tudo isso, usualmente ficamos com uma lista enorme de tarefas para espremer em um cada vez menor “tempo discricionário”… [*2]

E assim, mesmo utilizando uma metodologia excelente de controlar atividades, somos acometidos pela indecisão ou procrastinação na hora de realizar as nossas tarefas. Por vezes uma tarefa extremamente importante requer uma energia superior à disponível no momento; outras vezes, mesmo sabendo que há tarefas importantes e/ou urgentes, nossa mente nos insta à dispersão, motivando-nos a fazer outras coisas.

Podemos até utilizar a técnica Pomodoro [*3] para impelir a partilha do tempo entre cada tarefa, e assim estimular a  maior possibilidade de fazer tudo a que nos propomos. No entanto, com a minha experiência de coach profissional, observei que ainda não é suficiente. O problema para muitos profissionais não está exatamente na divisão do tempo e na listagem de tudo o que precisa fazer, mas sim na energia para fazer tudo isso.

Em resumo, o problema maior é a procrastinação, que tem uma raiz emocional e uma raiz em hábitos comportamentais. Culturamente desde pequenos deveríamos ter praticado e nos habituado a nos compelir a fazer as coisas. No entanto a maioria das pessoas se habituou a adiar o desconforto, e a só buscar o prazer. Não fomos educados para suportar frustrações. Em suma, somos todos, em algum grau, um pouco mimados.

Então, como fazer para superar a indecisão pela escolha, que induz a procrastinação? Talvez o segredo seja NÃO ESCOLHER.

Isto é, se colocamos em nossa lista diária – também chamada de “closed list” no GTD [*4] – tudo aquilo que nos propomos em fazer hoje, talvez não seja suficiente avaliar o que é mais importante fazer e sim FAZER tudo que está nesta lista, mesmo que de forma aleatória. A cada ação feita sentiremos um assomo de prazer, de auto-satisfação; reforçando a auto-estima e a sensação de produtividade.

Então, uma das formas que posso propor para sairmos do impasse da procrastinação é transformar tudo em um jogo aleatório. Escolha uma tarefa ao acaso e faça-a. Já utilizei dados para isso [*5] , mas sugiro que utilize um site de números aleatórios muito conhecido: o Ramdom.org .

A técnica é a seguinte:

Escreva as opções de suas tarefas com um número em cada uma. Por exemplo, suponha que você tenha listado para hoje as seis tarefas abaixo:

1. Fazer ginástica
2. Telefonar para o cliente Fulano
3. Estudar o projeto Xis
4. Responder os emails
5. Arrumar o arquivo
6. Comprar o remédio

• Vá ao site Ramdom.org  – http://www.random.org/ ;
• Localize no canto superior direito o “True Random Number Generator”;
• Especifique o número máximo igual ao número da sua opção de maior número (no caso, “6″);
• Clique em “Generate”;
• Comprometa-se pela próxima 1 (uma) hora a agir de acordo com o que saiu.

Experimente. É um jogo divertido e que pode lhe motivar a ser mais produtivo – desde que já tenha feito todos os passos anteriore do GTD. E depois me avise quais foram os resultados para você.

[*1]   http://www.antonioazevedo.com.br/2008/10/o-basico-para-comecar-o-gtd-com-sucesso/
[*2]   http://www.consultores.com.br/artigos.asp?cod_artigo=45
[*3]   http://br.dir.groups.yahoo.com/group/gtdbr/message/8585
[*4]   http://www.efetividade.net/2007/07/11/gtd-como-comecar-a-fazer-os-itens-da-sua-lista-de-pendencias/
[*5]   http://www.antonioazevedo.com.br/2005/06/decisoes-intervencao-paradoxal-e-o-jogo-do-acaso/

Recebi por email uma pergunta sobre GTD e pedi permissão para publicar a pergunta e a resposta aqui.

“Li o livro  do David Allen sobre GTD e comecei a implementar o método: mas não entendi o que fazer em relação às listas por contexto x etapas de projeto. Assim: se delineio qual a próxima tarefa de um projeto e ela envolve, por exemplo comprar algo, transcrevo esta etapa para uma lista de tarefas “Comprar?” Isto implicaria em reescrever cada item de cada projeto em outro lugar (nas listas de contexto)? É assim que funciona?”

Se você seguir o GTD de forma exata, terá uma folha de cada projeto. E, se quiser ser detalhista, poderá listar nesta folha todas as etapas (Ações) de cada projeto.

Semanalmente, verifique cada projeto (ou pelo menos os ativos) e extraia deles uma lista de N.A. (Next Actions = Próximas Ações), contendo as tarefas da semana. São estas ações que serão analisadas e separadas por contexto.

Há pessoas que extraem todas as Ações de todos os Projetos e criam uma lista única, contendo centenas de Ações, para a partir daí fazer a separação por contexto. Eu experimentei fazer isso algumas vezes mas considerei esta lista única grande demais para ser bem gerenciada. Você pode optar por sistemas digitais, que extraem dos projetos as ações por contexto, o que pode facilitar este trabalho. De minha parte recomendo começar o GTD no papel mesmo, para entender o que está fazendo e assim é mais confortável não fazer uma lista única, e sim lidar apenas com folhas de projeto e daí extrair N.A. diretamente, para usar na semana.

Na prática acabará não atualizando tanto as folhas de projeto, e sim gerenciando mais as listas de contexto. Contextos podem ser escolhidos por suas semelhanças de recursos necessários ou de local onde executar as ações, o que facilita fazer várias tarefas juntas e assim economizar tempo.

“Comprar”, por exemplo, pode ser um contexto único apenas se onde você irá comprar as várias coisas que pretende comprar estão em locais próximos. Se estiverem em locais diferentes, separe por “Ir rua”, “Ir shopping”, “Ir centro da cidade” etc. Outras pessoas simplificam apenas em “ir na rua” e já está de bom tamanho o contexto. Depende mais de sua vida do que da teoria…

Lembre-se, que este é o pulo do gato: só coloque nas listas de contexto as tarefas do dia ou no máximo na semana, não todas. Se pensar em listar tudo, vai ficar muito complexo para gerenciar e pode desmotivar.

Isto também depende muito de você. Há pessoas que não se sentem estressadas com listas de contexto com duzentos itens. Eu, pessoalmente, prefiro manter apenas vinte a trinta itens em minha lista, senão me sinto estressado…

Para não perder informações importantes, sugiro que semanalmente confira as listas de contexto antigas, e extraia dados para anotar nas suas folhas de projeto. O seu projeto virará um registro histórico e um índice de controle do seu resultado desejado.

Se perceber, ao revisar  semanalmente seus projetos (ou mensalmente, TODOS os seus projetos) que existe algum projeto que nunca tem uma N.A. colocada na lista de N.A.s da semana, considere colocar este projeto na lista de projetos Algum Dia/Talvez (Someday), e retirá-lo de Projetos em Curso. Ou, se for realmente importante, aloque tempo para ele.

O processo todo pode ser resumido assim:
- comece criando folhas de projetos;
- separe estes projetos em Ativos e em Algum dia/Talvez;
- extraia das folhas dos Projetos Ativos as N.A.s e as classifique por listas de contexto;
- execute as N.A.s durante o seu dia, utilizando o sistema GTD (faça imediatamente, aloque tempo na agenda de acordo com o contexto, coloque em Algum Dia/Talvez ou elimine);
- revise semanalmente as listas de contexto, atualizando-as e extraindo informações passadas para anotar nas folhas de projeto;
- mensalmente, analise todos os Projetos, modificando as prioridades das N.A.s extraídas e aponha-as na próxima semana.

Este é um resumo. Há variações no método, é claro, pois outras pessoas tem visões diferentes de como aplicar o GTD, e é por isso que discutimos este assunto na lista do GTD, em http://br.groups.yahoo.com/group/gtdbr/ . Espero que lhe ajude.

Mais um post sobre GTD (Getting Things Done – fazendo as coisas acontecerem, um método de organização pessoal elaborado por David Allen, consultor americano).

Desta vez é um post rápido. Por falta de tempo, pretendo colocar aqui mais posts pequenos, sem os textos enormes que vocês podem ter se acostumado…

Por um bom tempo investiguei os sistemas de organização de tarefas online. Quem já me leu sabe que experimentei práticamente todos os sistemas ht (high technology), tais como os serviços online existentes, e muitos softwares off-line, além de quase todos os sistemas em lt (low technology, o popular papel, em agendas e formulários).

O principal problema que encontrei nos sistemas ht é que são elaborados demais, e possuem funções demais, o que dificulta o foco na rápida redação das tarefas que temos em mente. Mas os sistemas lt são fáceis de perder e danificar, e são trabalhosos para reescrever e localizar dados.

Até cogitei em abandonar os sistemas sofisticados, e utilizar apenas um arquivo de texto simples, para anotar as tarefas do dia. Mas este sistema requer que o transportemos em algum lugar, e um pendrive não é realmente seguro e nem disponível em todos os momentos.

Além do mais, como já escrevi antes, a maioria das demandas que recebo atualmente chegam através do email – e se não chegam, eu as transformo em um email… Assim, um sistema ht é necessário, mesmo que seja apoiado por um sistema lt.

Quando o Gmail apresentou sua função Tasks – ainda em beta – precisa do serviço Labs ativado – acreditei que seria a formatação perfeita. Basta um clique para colocar um email na lista de Tarefas. E a lista ainda pode ser reescrita, para ficar mais objetiva. Além do mais, podemos modificar a ordem das tarefas manualmente, arrastando e soltando, algo bem mais intuitivo do que indicar prioridades.

No entanto, quando temos uma lista grande de tarefas, o sistema apresenta lentidão. E como é uma lista única, dificulta uma classificação melhor das várias tarefas, já que não comporta tags. É até possível incluir uma nota explicativa, mas não podemos pesquisar pelas notas, e nem reordenar pelas notas. E, por último, imprimir as tarefas não tem uma boa apresentação.

Por tudo isso, após um mês e pouco usando o sistema de Tasks, apesar da praticidade de manter em um só lugar o email e as tarefas, acabei optando por desistir desta função. E a razão é a mesma que me fez abandonar a extensão para firefox GTDinbox, para uso no Gmail: polui muito a interface do Gmail e é de difícil uso.

Então, qual é a opção atual que uso? Fácil, não precisei ir muito longe, e continuo usando o sistema Google. Optei pelo bloco de notas do próprio, em http://www.google.com/notebook . Nele criei um bloco de notas novo, com quatro seções: Hoje, Depois, Aguarde, Talvez.

Estas quatro seções são suficientes para mim. Poderia criar seções por contextos (Telefonar, Escrever, Reunião etc), mas prefiro indicar estes contextos dentro das seções anteriores, e organizar por proximidade.

O Google Notebook permite arrastar e soltar e pesquisas. Além do mais a visualização é rápida e a interface de impressão de cada bloco de notas é muito agradável. É a minha escolha vencedora.