Podemos até utilizar a técnica Pomodoro [*3] para impelir a partilha do tempo entre cada tarefa, e assim estimular a  maior possibilidade de fazer tudo a que nos propomos. No entanto, com a minha experiência de coach profissional, observei que ainda não é suficiente. O problema para muitos profissionais não está exatamente na divisão do tempo e na listagem de tudo o que precisa fazer, mas sim na energia para fazer tudo isso.

Em resumo, o problema maior é a procrastinação, que tem uma raiz emocional e uma raiz em hábitos comportamentais. Culturamente desde pequenos deveríamos ter praticado e nos habituado a nos compelir a fazer as coisas. No entanto a maioria das pessoas se habituou a adiar o desconforto, e a só buscar o prazer. Não fomos educados para suportar frustrações. Em suma, somos todos, em algum grau, um pouco mimados.

Então, como fazer para superar a indecisão pela escolha, que induz a procrastinação? Talvez o segredo seja NÃO ESCOLHER.

Isto é, se colocamos em nossa lista diária – também chamada de “closed list” no GTD [*4] – tudo aquilo que nos propomos em fazer hoje, talvez não seja suficiente avaliar o que é mais importante fazer e sim FAZER tudo que está nesta lista, mesmo que de forma aleatória. A cada ação feita sentiremos um assomo de prazer, de auto-satisfação; reforçando a auto-estima e a sensação de produtividade.

Então, uma das formas que posso propor para sairmos do impasse da procrastinação é transformar tudo em um jogo aleatório. Escolha uma tarefa ao acaso e faça-a. Já utilizei dados para isso [*5] , mas sugiro que utilize um site de números aleatórios muito conhecido: o Ramdom.org .

A técnica é a seguinte:

Escreva as opções de suas tarefas com um número em cada uma. Por exemplo, suponha que você tenha listado para hoje as seis tarefas abaixo:

1. Fazer ginástica
2. Telefonar para o cliente Fulano
3. Estudar o projeto Xis
4. Responder os emails
5. Arrumar o arquivo
6. Comprar o remédio

• Vá ao site Ramdom.org  – http://www.random.org/ ;
• Localize no canto superior direito o “True Random Number Generator”;
• Especifique o número máximo igual ao número da sua opção de maior número (no caso, “6″);
• Clique em “Generate”;
• Comprometa-se pela próxima 1 (uma) hora a agir de acordo com o que saiu.

Experimente. É um jogo divertido e que pode lhe motivar a ser mais produtivo – desde que já tenha feito todos os passos anteriore do GTD. E depois me avise quais foram os resultados para você.

[*1]   http://www.antonioazevedo.com.br/2008/10/o-basico-para-comecar-o-gtd-com-sucesso/
[*2]   http://www.consultores.com.br/artigos.asp?cod_artigo=45
[*3]   http://br.dir.groups.yahoo.com/group/gtdbr/message/8585
[*4]   http://www.efetividade.net/2007/07/11/gtd-como-comecar-a-fazer-os-itens-da-sua-lista-de-pendencias/
[*5]   http://www.antonioazevedo.com.br/2005/06/decisoes-intervencao-paradoxal-e-o-jogo-do-acaso/

“Li o livro  do David Allen sobre GTD e comecei a implementar o método: mas não entendi o que fazer em relação às listas por contexto x etapas de projeto. Assim: se delineio qual a próxima tarefa de um projeto e ela envolve, por exemplo comprar algo, transcrevo esta etapa para uma lista de tarefas “Comprar?” Isto implicaria em reescrever cada item de cada projeto em outro lugar (nas listas de contexto)? É assim que funciona?”

Se você seguir o GTD de forma exata, terá uma folha de cada projeto. E, se quiser ser detalhista, poderá listar nesta folha todas as etapas (Ações) de cada projeto.

Semanalmente, verifique cada projeto (ou pelo menos os ativos) e extraia deles uma lista de N.A. (Next Actions = Próximas Ações), contendo as tarefas da semana. São estas ações que serão analisadas e separadas por contexto.

Há pessoas que extraem todas as Ações de todos os Projetos e criam uma lista única, contendo centenas de Ações, para a partir daí fazer a separação por contexto. Eu experimentei fazer isso algumas vezes mas considerei esta lista única grande demais para ser bem gerenciada. Você pode optar por sistemas digitais, que extraem dos projetos as ações por contexto, o que pode facilitar este trabalho. De minha parte recomendo começar o GTD no papel mesmo, para entender o que está fazendo e assim é mais confortável não fazer uma lista única, e sim lidar apenas com folhas de projeto e daí extrair N.A. diretamente, para usar na semana.

Na prática acabará não atualizando tanto as folhas de projeto, e sim gerenciando mais as listas de contexto. Contextos podem ser escolhidos por suas semelhanças de recursos necessários ou de local onde executar as ações, o que facilita fazer várias tarefas juntas e assim economizar tempo.

“Comprar”, por exemplo, pode ser um contexto único apenas se onde você irá comprar as várias coisas que pretende comprar estão em locais próximos. Se estiverem em locais diferentes, separe por “Ir rua”, “Ir shopping”, “Ir centro da cidade” etc. Outras pessoas simplificam apenas em “ir na rua” e já está de bom tamanho o contexto. Depende mais de sua vida do que da teoria…

Lembre-se, que este é o pulo do gato: só coloque nas listas de contexto as tarefas do dia ou no máximo na semana, não todas. Se pensar em listar tudo, vai ficar muito complexo para gerenciar e pode desmotivar.

Isto também depende muito de você. Há pessoas que não se sentem estressadas com listas de contexto com duzentos itens. Eu, pessoalmente, prefiro manter apenas vinte a trinta itens em minha lista, senão me sinto estressado…

Para não perder informações importantes, sugiro que semanalmente confira as listas de contexto antigas, e extraia dados para anotar nas suas folhas de projeto. O seu projeto virará um registro histórico e um índice de controle do seu resultado desejado.

Se perceber, ao revisar  semanalmente seus projetos (ou mensalmente, TODOS os seus projetos) que existe algum projeto que nunca tem uma N.A. colocada na lista de N.A.s da semana, considere colocar este projeto na lista de projetos Algum Dia/Talvez (Someday), e retirá-lo de Projetos em Curso. Ou, se for realmente importante, aloque tempo para ele.

O processo todo pode ser resumido assim:
- comece criando folhas de projetos;
- separe estes projetos em Ativos e em Algum dia/Talvez;
- extraia das folhas dos Projetos Ativos as N.A.s e as classifique por listas de contexto;
- execute as N.A.s durante o seu dia, utilizando o sistema GTD (faça imediatamente, aloque tempo na agenda de acordo com o contexto, coloque em Algum Dia/Talvez ou elimine);
- revise semanalmente as listas de contexto, atualizando-as e extraindo informações passadas para anotar nas folhas de projeto;
- mensalmente, analise todos os Projetos, modificando as prioridades das N.A.s extraídas e aponha-as na próxima semana.

Este é um resumo. Há variações no método, é claro, pois outras pessoas tem visões diferentes de como aplicar o GTD, e é por isso que discutimos este assunto na lista do GTD, em http://br.groups.yahoo.com/group/gtdbr/ . Espero que lhe ajude.

Desta vez é um post rápido. Por falta de tempo, pretendo colocar aqui mais posts pequenos, sem os textos enormes que vocês podem ter se acostumado…

Por um bom tempo investiguei os sistemas de organização de tarefas online. Quem já me leu sabe que experimentei práticamente todos os sistemas ht (high technology), tais como os serviços online existentes, e muitos softwares off-line, além de quase todos os sistemas em lt (low technology, o popular papel, em agendas e formulários).

O principal problema que encontrei nos sistemas ht é que são elaborados demais, e possuem funções demais, o que dificulta o foco na rápida redação das tarefas que temos em mente. Mas os sistemas lt são fáceis de perder e danificar, e são trabalhosos para reescrever e localizar dados.

Até cogitei em abandonar os sistemas sofisticados, e utilizar apenas um arquivo de texto simples, para anotar as tarefas do dia. Mas este sistema requer que o transportemos em algum lugar, e um pendrive não é realmente seguro e nem disponível em todos os momentos.

Além do mais, como já escrevi antes, a maioria das demandas que recebo atualmente chegam através do email – e se não chegam, eu as transformo em um email… Assim, um sistema ht é necessário, mesmo que seja apoiado por um sistema lt.

Quando o Gmail apresentou sua função Tasks – ainda em beta – precisa do serviço Labs ativado – acreditei que seria a formatação perfeita. Basta um clique para colocar um email na lista de Tarefas. E a lista ainda pode ser reescrita, para ficar mais objetiva. Além do mais, podemos modificar a ordem das tarefas manualmente, arrastando e soltando, algo bem mais intuitivo do que indicar prioridades.

No entanto, quando temos uma lista grande de tarefas, o sistema apresenta lentidão. E como é uma lista única, dificulta uma classificação melhor das várias tarefas, já que não comporta tags. É até possível incluir uma nota explicativa, mas não podemos pesquisar pelas notas, e nem reordenar pelas notas. E, por último, imprimir as tarefas não tem uma boa apresentação.

Por tudo isso, após um mês e pouco usando o sistema de Tasks, apesar da praticidade de manter em um só lugar o email e as tarefas, acabei optando por desistir desta função. E a razão é a mesma que me fez abandonar a extensão para firefox GTDinbox, para uso no Gmail: polui muito a interface do Gmail e é de difícil uso.

Então, qual é a opção atual que uso? Fácil, não precisei ir muito longe, e continuo usando o sistema Google. Optei pelo bloco de notas do próprio, em http://www.google.com/notebook . Nele criei um bloco de notas novo, com quatro seções: Hoje, Depois, Aguarde, Talvez.

Estas quatro seções são suficientes para mim. Poderia criar seções por contextos (Telefonar, Escrever, Reunião etc), mas prefiro indicar estes contextos dentro das seções anteriores, e organizar por proximidade.

O Google Notebook permite arrastar e soltar e pesquisas. Além do mais a visualização é rápida e a interface de impressão de cada bloco de notas é muito agradável. É a minha escolha vencedora.

GTD são princípios simples para organizar a vida e domar o tempo disponível, resgatando a produtividade pessoal e profissional. Neste site existem outros textos sobre GTD. Recomendo que leia-os e depois volte aqui:

Método criado por ex-hippie vira mania entre “workaholics” estressados e desorganizados em geral

Produtividade Pessoal: Metodologia GTD

A essência do GTD

Já voltou? Então continuemos. Nestes anos de prática de GTD já experimentei muitas abordagens. Umas principalmente digitais e outras analógicas. Algumas eu experimentei apenas para saber se devia ou não recomendar para meus clientes. Outras eu fiz tentativas sérias para responder à pergunta: o que preciso ter e fazer, no mínimo, para controlar a minha vida pelo GTD?

O GTD apenas digital, com softwares, é meio caminho andado. Mas, na prática, uma grande parte de nossa vida ainda está em átomos, não em bytes.  A partir de minha experiência  recomendo hoje em dia as pessoas começarem a controlar a sua vida off-line – e só depois a vida online.

É mais fácil controlar a vida online, pois bytes pesam menos e são mais fáceis de serem deslocados… Porisso, as pessoas que começam o GTD pelo mais “fácil”, os sistemas digitais, quando enfrentam a barra pesada de controlar a papelada real, estranham.

Então, vá por mim: comece a trabalhar a sua organização pessoal pela papelada real, que está à sua volta, em seu escritório ou em sua casa – e até no porta-luvas e no porta-malas de seu carro…

Você precisa investir em algum equipamento de apoio.  É necessário ter equipamentos que lhe motivem, deixem o seu ambiente mais “limpo” e tragam motivação para a arrumação regular, habitual.

Comece comprando uma boa AGENDA. Sim, uma boa agenda de papel. Sei, você pode preferir um notebook, ou um netbook, ou um smartphone. Mas atualmente todos estes equipamentos não lhe acompanham em todos os lugares. Talvez você vá a um lugar onde seja arriscado portar ou usar um caro equipamento eletrônico. Ou vá para um lugar de praia ou campo, e tenha medo de estragar o aparelho. Ou a bateria acabe. Ou o aparelho quebre. Ou, apenas, você quer fazer uma consulta rápida e o seu aparelho demora a ligar. Por isso, adquira uma agenda de papel, barata e simples.

Muitos preferem imprimir suas agendas, fazer modelos personalizados de Hipster PDA (procure no Google ou leia nos outros artigos). Mas este artigo é para iniciantes. Recomendo que procure uma agenda pequena mas – importante – tenha visualização semanal. Duas páginas equivalem a uma semana. Uma pequena agenda de bolso, portátil.

Esta agenda servirá básicamente para anotações de Compromissos. Compromissos são a base do Planejamento do seu Tempo. Uma boa agenda – de preferência escrita à lápis – é ainda o mais prático sistema para agendar compromissos e chegar na hora, fazendo o que é necessário e importante fazer. Mantenha em um bolso um lápis com uma borracha na ponta – ou use um elástico para prender o lápis na agenda, como preferir.

Anotar na Agenda apenas isso:
- compromissos firmados com terceiros
- tarefas realizadas em dia específico (e não à realizar)
- follow-ups que irá realizar em dias definidos

Mas, você pode dizer, eu preciso anotar muitas outras coisas, e uma agendinha pequenina não me serve. Como faço?

Não anote na Agenda. Adquira um caderno – pode ser em formato de bolso ou um pouco maior, espiral ou encadernado, com pauta ou sem pauta. Este caderno deve ser o seu MEMORIAL.

O que é um Memorial? É um local para anotar suas memórias. Serve como registro de informações e também permite analisar como usa o seu Tempo e suas informações. Ele guarda as informações que você vai colhendo ao longo do dia, de maneira rápida. E evita que você sobrecarregue a sua mesa de trabalho, o seu computador e sua agenda de post-its, papeizinhos, guardanapos rascunhados etc.

Muita gente anota aquilo que entendo como Memorial no mesmo documento que é a sua Agenda. Parece lógico, mas não é. A Agenda facilita a consulta rápida dos compromissos, e a estrutura do seu tempo. Ela tem uma encadernação resistente e é respeitada, por conter informações relevantes do futuro.

O Memorial é mais caótico: contém anotações de reuniões, telefonemas, coisas que você se lembrou de fazer, listas rápidas de coisas a serem feitas, decisões tomadas. Ele é focado em sua maioria no presente e no passado – o que fez e pensou hoje, e nos últimos dias.

O Memorial é também um tipo de “caixa de entrada”, pois serve para controlar o afluxo de informações que chegam através de reuniões, telefonemas, contatos pessoais – e até daquilo que sai de sua cabeça, o que decide fazer, em um dado momento.

Todas as folhas do Memorial devem ter, na parte de cima à direita, a anotação da data em que a anotação foi feita. E guarde uma página para cada data. Assim fica mais fácil procurar uma informação, folheando na ordem cronológica. Se uma anotação ultrapassar uma folha, continue anotando a data e coloque ao lado “folha 2″ e assim sucessivamente.

Anote no Memorial:
- marcos informativos importantes – algo que alguém disse/ prometeu / fez em um dia específico
- controle financeiro
- controle do uso de seu tempo
- pautas e rascunhos de atas de reuniões / telefonemas / conversas / solicitações
- listas diárias de coisas a fazer (extraídas de listas gerais do GTD)
- listas de Próximas Ações (se não a mantiver em algum sistema digital)

A Agenda deve ficar íntegra, somente com as informações dos compromissos efetivamente executados, sejam compromissos com terceiros ou consigo mesmo – horas do seu dia que alocou para desempenhar uma certa tarefa e efetivamente a desempenhou. O Memorial, ao contrário, pode ser destruido. Sugiro que seja um caderno em espiral, um bloco ou um pequeno fichário.

Muitas informações guardadas nele vão migrar para controles mais estruturados – aquelas anotações da reunião vão migrar para uma ata, as anotações de despesas para uma planilha de receita e despesa, as decisões e idéias vão migrar para um texto sobre projetos de vida ou novos negócios, as tarefas relacionadas a uma meta habitual vão para um gráfico de controle de metas atingidas, aquelas experiências de vida vão se tornar uma página de um Diário ou o rascunho de um futuro livro de crônicas… Depois de transcrever as informações, rasgue a folha ou risque-a sem medo.

O ideal é revisar o Memorial todos os dias, extraindo dele as informações necessárias para saber como usou o seu dia. Se não sabe como realizar tudo o que se propõe, anote nele o que faz a cada dia, e saberá facilmente quais são os seus grandes desperdiçadores de tempo. Se o seu dinheiro se esvai pelos seus dedos, anote nele toda pequena despesa, e saberá onde e como economizar.

Se você já tem um sistema digital para gerenciar os seus dados, e quer integrar os dados que chegam através do e-mail com os de sua vida off-line, o uso do Memorial vai facilitar a transcrição dos dados. Ao invés de catar várias anotações na agenda, em recados telefônicos e em anotações de reuniões e conversas, só precisará, na fase de Processamento do GTD, consultar o Memorial e o e-mail.

Além da Agenda e do Memorial, você precisa de Caixas de “entrada” e “saída” de material. Eu sugiro que adquira 3 caixas plásticas bem grandes. Eu digo grandes e isto significa não comprar aquelas caixas de entrada e saída de papelaria, que só cabem alguns poucos documentos no formato A4. Eu comprei as minhas em lojas para restaurantes – 3 enormes caixas de plástico grande.

Afixe nelas os dizeres: ENTRADA, PENDENTE e SAIDA.

Caixas de Entrada

Na caixa intitulada ENTRADA ficam a pilha de documentos e tarefas que você pretende executar. E também ficam as tarefas de follow-up, desde que não sejam agendadas para o futuro. Se tiver algo que você pretende arquivar pessoalmente, coloque aqui também (e não na caixa de saída), pois é uma tarefa. Aqui também pode ficar uma cópia atualizada de sua lista de Próximas Ações, separada por contextos, uma técnica do GTD muito útil.

Na caixa intitulada PENDENTE ficam as tarefas e documentos que você só poderá executar em uma data futura, pois há nestes algo que não depende de você, tal como aguardar uma pessoa retornar de viagem ou alguma tarefa delegada ser executada ou algo ser entregue. Para organizar melhor esta caixa, adquira um fichário de 12 meses + 31 dias; os famosos “43 folders”. Assim poderá classificar as pendências pela data específica, no futuro, no qual deverá executá-lo. E também fazer follow-up, pois follow-up é um tipo de execução.

Só explicar como se usa os 43 folders exige todo um artigo. Mas estes já foram escritos. Sugiro que pesquise na Internet.

Se usar os 43 folders for exagero para o seu estilo de trabalho, apenas guarde na caixa Pendente todas as suas tarefas que estão aguardando uma data futura e anote em sua agenda a data em que pretende fazer o follow-up da tarefa.

A caixa intitulada SAÍDA contém todos os documentos que devem ser enviados para outras pessoas. Lembre-se: o arquivamento só fica nesta caixa se é outra pessoa que arquiva, não você. Se é você mesmo que arquiva, deixe na caixa de Entrada.

Não é necessário que adquira uma outra caixa para Leitura, outra para Follow-Up (acompanhamento de tarefas delegadas ou de terceiros) e outra para documentos de referência. Se estiver lendo algo, isto deve ficar na caixa de entrada, pois é uma tarefa. Divida a pilha de documentos a serem lidos e coloque só uma parcela razoável na caixa de entrada, dentro de uma pastinha. O resto deve ficar no Arquivo, aguardando quando você ler o material que está na caixa de entrada.

E já que falei em Arquivo, você deve separar um móvel – ou no mínimo, algumas gavetas ou prateleiras de um armário – para o seu Arquivo. Este arquivo deve ficar próximo a você o suficiente para não ser incômodo buscar informações nele. O mais provável é que tenha um Arquivo próximo e outro Arquivo mais distante.

O Arquivo mais próximo contém o que chamamos de Referências & Documentos. São dados e informações que precisará com frequência. Agenda de telefones e endereços, documentos de identidade, cpf, título de eleitor, cartões bancários, códigos, manuais operacionais, documentos de projetos em curso no momento, tudo isso fica neste Arquivo. Para uns, é uma gaveta. Para outros, é todo um armário.

Se o seu trabalho é muito complexo ou fragmentado, talvez tenha que subdividir este Arquivo em “Trabalhos do Momento” e “Informações de Fácil Acesso”. O arquivo de trabalhos do momento são dados para subsidiar o que está fazendo em sua mesa de trabalho. E as informações de fácil acesso são para apoiar as outras funções de rotina e acompanhamento.

Muitos guardam todos os trabalhos do momento em sua Caixa de Entrada ou de Pendentes, para facilitar o acesso. Mas isto pode sobrecarregar estas caixas, prejudicando o manuseio de todos os itens. É preferível ter um Arquivo próximo bem organizado, e só deixar na Entrada ou em Pendentes um único documento referenciando estes documentos.

O Arquivo mais distante guarda tanto as Referências quanto os Projetos. Referências são dados para futuros projetos ou para consulta – desde que não sejam utilizados nos Trabalhos do Momento. E os Projetos que não estão em curso também ficam arquivados ai.

E o Arquivo Morto? Isto depende. Usualmente pode ficar guardado em Projetos. Mas analise cuidadosamente o período obrigatório nos quais precisa guardar a informação. Depois de 5 ou 10 anos, dificilmente voltará a pegar nestas informações. Então, o ideal é revisar a cada seis meses o material antigo e, se realmente não tem utilidade, descarte-o.

Agora que você tem estes materiais reais – a sua Agenda, o seu Memorial, as suas caixas de Entrada, Saída e Pendentes, os seus Arquivos, aí sim, poderá proceder a uma adequada Coleta, Processamento e passar a Organizar o seu trabalho, segundo os moldes do GTD.

Neste momento você poderá incluir alguns sistemas digitais para auxiliar os seus controles.

O mais útil deles, ao meu ver, é uma planilha eletrônica (Excel da Microsoft ou Calc do Open Office.org) ou online (Google docs ou Zoho) para controlar os seus gastos diários. E faça a consolidação de quanto gastou por categorias, semanalmente e mensalmente. Avalie quais gastos são fixos, obrigatórios, e quais são variáveis, isto é, dependem de situações momentâneas. E todo mês avalie o que pode ser feito para conservar pelo menos 20% dos ganhos de receita para reinvestimento.

Também mantenha uma planilha para atingimento de suas metas. Poderá utilizar um sistema digital ou até um online, como o Metas Smart – mas é importante refletir periódicamente se suas tarefas diárias estão conectadas com suas Visões, Valores e Missões de longo prazo. Em alguns casos, para meus clientes, elaboro índices de controle específicos, para facilitar a visualização gráfica do atingimento destas metas.

Se você conhece a fundo o GTD, pode estranhar que deixei tanta coisa na Caixa de Entrada. Ora, o GTD não diz que devemos esvaziar completamente a Caixa de Entrada?

Neste ponto é que desejo me deter um pouco mais, pois tenho uma discordância de termo do conceito do GTD tradicional.

Nós não trabalhamos na Caixa de Entrada. Isso acontece porque, na prática, É IMPOSSÌVEL esvaziar completamente a Caixa de Entrada. Por mais que agendemos, realoquemos, façamos triagem por contexto, o período onde a Caixa de Entrada está vazia é sempre curto. A cada dia, a cada hora – e a cada segundo, se considerarmos os emails – chegam demandas novas, e acreditar que conseguiremos viver permanentemente com a Caixa de Entrada limpa é ilusório.

O que o GTD entende como INBOX (Caixa de Entrada), na verdade podemos chamar de ESPAÇO DE TRABALHO ou Zona de Trabalho. É aquela área – mental e física – onde focalizamos a nossa atenção, em cima da mesa de trabalho, e no qual direcionamos a nossa criatividade e habilidade para resolver uma determinada tarefa.

Essa área sim pode ficar limpa – ou melhor, unifocalizada – quando nós nos concentramos em um só trabalho, depois de escolhê-lo a partir da Caixa de Entrada.

O diagrama padrão do GTD não evidencia de modo claro o conceito de Espaço de Trabalho. A Etapa de FAZER é a última das cinco etapas da metodologia, e isso, em minha opinião, faz com que várias pessoas invistam tempo demais na organização e processamento, e pouco na ação. O diagrama enfatiza a Lista de Projetos, a Lista de Próximas Ações, tudo que é preparação para a execução. Apesar dos conceitos destacarem que tudo culmina na ação, penso que falta no diagrama um foco central mais objetivo – um destaque maior no espaço intermediário entre toda as operações de planejamento e organização do trabalho.

5 etapas e ferramentas GTD

Sendo assim, o objetivo do trabalho do GTD é ajudar a pessoa a administrar a Caixa de Entrada, não esvaziá-la. E o segredo é entender que não trabalhamos nela, e sim em um espaço de trabalho em separado.

Este tipo de confusão é muito comum. Veja por exemplo a metáfora que utilizamos nos sistemas de e-mail. Quando abrimos o e-mail, na maioria das vezes caimos na Inbox, ou Caixa de Entrada. E observamos a quantidade de emails entrando. Desejamos resolvê-los todos, e “esvaziar a Caixa de Entrada”.

Mas na verdade, quando abrimos um email, caimos no Espaço do Trabalho do e-mail. E é este que resolvemos, é aí que agimos.

O nosso objetivo não deveria ser esvaziar a caixa de entrada do email, e sim administrar o que é importante do que não é, o que exige ação do que não exige.

E para isso, a melhor forma seria não usar a Inbox do e-mail como Inbox. Poderíamos criar uma pasta, etiqueta ou tag e redirecionar a maioria dos emails que chegam para esta pasta – com exceção de uns poucos, aqueles que chegam dos principais clientes ou da chefia, ou de pessoas amigas. Ou aqueles que tenham em seu assunto ou conteúdo uma determinada informação importante para nós. Desta maneira, não nos preocuparíamos em esvaziar a Caixa de Entrada, pois ela já estaria vazia. E só quando tivéssemos realmente tempo e interesse, examinaríamos os e-mails restantes. Mas isto é assunto para outro artigo.

O importante é ressaltar o básico para começar o GTD – comece off-line – adquira os equipamentos básicos – uma Agenda, um Memorial, caixas de entrada, saída e pendentes, e arquivos de apoio – e separe um bom espaço em sua mesa de trabalho para se concentrar no que é importante. E, quando escolher algo para fazer, a partir de sua Caixa de Entrada, focalize a total atenção neste item. Pode lhe ser útil ler o texto Faça Agora, se ainda não o leu.

O principal problema da procrastinação é que misturamos a nossa percepção do nosso Eu, de quem somos, com a percepção do que fazemos. Misturamos o Ser com o Fazer e com o Ter (*1) . Se não fazemos tudo o que nos propomos a fazer, sentimos uma ferida em nosso Ego, em nossa própria auto-estima; mas se o fazemos e ele não fica bem feito, também somos feridos em nossa auto-estima. Assim, com duas forças opostas se digladiando, criamos um duplo vínculo neurótico e ficamos no limbo, perpétuamente suspensos entre idealizar a tarefa ideal e estar sempre desejando completar a tarefa…

Em outras palavras, a nossa visão ideal da tarefa é de 100%, mas a tarefa executada possivelmente será uns 65% do que desejamos. E, por questões da nossa  estrutura psicológica e para preservar a auto-estima, a mente inconsciente “sabota” o impulso de realização. Pois se protelarmos a execução, continuamos a sentir o prazer de idealizar a tarefa.

Para superar esta dicotomia, uma das melhores recomendações é “quebrar” a tarefa grande em tarefas menores, para que não pareça tão assustadora. Ou, então, começar com tarefas menores, para que fiquemos mais “aquecidos” e assim aumentemos a disposição para realizar tarefas maiores.

No entanto, a tendência ao perfeccionismo mesmo assim pode interferir com o impulso de realização. Isto é, temos uma imagem na mente de como deve ser a tarefa perfeita. No entanto, esta imagem perfeita nunca será capaz de ser real. E quando tentamos iniciar a tarefa, mesmo em etapas menores, nos defrontamos com a percepção de que não será igual ao que nos propomos a fazer. E isto é desmotivante.

Superar a procrastinação requer formação de hábito e também o emprego de estratégias mentais. Pode ser útil barganhar com algo que nós queremos muito, tal como só assistir a um programa de televisão do qual gostamos se completamos a tarefa do dia.  No entanto, tal como no adestramento de animais, o melhor é barganhar com premiações, e não com punições.

Todo mundo que estuda sobre adestramento de animais aprende que qualquer animal aprende melhor com estímulos do que com castigos. Inclusive o animal humano. Podemos fazer esta analogia porque na realidade nosso cérebro é composto de no mínimo três diferentes cérebros, de acordo com a teoria evolutiva de Paul MacLean (*2): possuimos o “cérebro reptiliano”, básicamente instintivo; o “sistema límbico”, que é o nosso cérebro mamífero, voltado às emoções; e o neocórtex, sede do pensamento cognitivo mais evoluído. Assim, em nossas reações comportamentais, podemos dizer que reagimos aproximadamente 66% como animais e só 33% como humanos…

Isto é, não devemos “nos punir”, dizendo a nós mesmos que só faremos algo de que gostamos se completarmos nossa tarefa, pois isto é desestimulante a longo prazo. Ao contrário, devemos “nos premiar”, dizendo a nós mesmos que nos brindaremos com algo a mais, se completarmos a tarefa. Pode parecer a mesma coisa, mas para o inconsciente é bem diferente, pois quando focalizamos a atenção no prêmio, contribuimos para fazer pender a balança em direção à realização.

Outra coisa importante é nos auto-elogiarmos e estimularmos a cada pequenina mudança na direção correta, exatamente da mesma maneira que no adestramento de animais. Se fizemos corpo mole e no fim do dia só executamos uma tarefa das três a que nos propomos para hoje, será contraproducente dizermos a nós mesmos “só isso?!?!” e nós tacharmos de preguiçosos. O melhor é dizer “parabéns, uma tarefa bem feita! Que ótimo! Amanhã faremos duas”.  Com o tempo tal procedimento cria uma potenciação positiva em nossas emoções, superando o duplo vínculo citado antes.

(*1) Já escrevi um pouco sobre isso no meio de um artigo mas pretendo me aprofundar mais neste tema futuramente….  Auto-Estima e o Conceito do Eu

(*2) Teoria do Cérebro Trino
Ver também:
Cérebro Reptiliano
http://br.groups.yahoo.com/group/pnlbr/message/622

Eficiência e Processos – Como otimizar a gestão do tempo em sua empresa

Em resumo, o que é mais importante apreender sobre GTD? O conceito principal é a estruturação de seus compromissos, tarefas, projetos e ações, quaisquer que sejam, dentro de um sistema único, e que facilite o rápido acompanhamento do andamento das tarefas relacionadas.

Dentro do GTD existem oito locais de armazenamento de tarefas e projetos. A essência do método é fazer a manipulação de cada tarefa e projeto de forma fácil, permitindo atualizar rápidamente as anotações referentes a eles e tornando simples mover um projeto de um dos locais para qualquer outro.

Os locais são:
Caixa de Entrada – a “pilha de pendências” inicial, que é a entrada no sistema;
Arquivo de Projetos – uma documentação organizada de informações de cada projeto que estamos gerenciando em nossa vida pessoal e profissional;
Itens no Calendário - é a Agenda própriamente dita, com os compromissos marcados;
Itens Adiados – são a lista de Itens que devem ser marcados futuramente no Calendário para serem feitos. Não são compromissos, específicamente falando, mas podem vir a ser, pois são compromissos conosco mesmos. Devemos abrir “janelas do tempo” para fazer as tarefas relacionadas nestes itens;
Itens Delegados – são tarefas, projetos e compromissos que solicitamos a outras pessoas que o façam – sejam fornecedores, colegas, subordinados e até chefes. E precisamos listar, de alguma maneira, os prazos e dados pertinentes, para manter um follow-up;
Itens no Arquivo de Referência - são informações que podem ser úteis a vários projetos atuais ou futuros. Ou são informações genéricas, que podem dar origem a algum projeto;
Itens no Lixo – são itens completados ou que desistimos de fazer ou optamos por não guardar os dados por mais tempo. O ideal é esvaziar o local “Lixo” diáriamente;
Itens em “Algum Dia/ Talvez” - são projetos ou tarefas que desejamos fazer, mas que, por falta de recursos (de tempo, dinheiro, disposição ou conhecimento) não queremos agendar no momento. Não são adiados, pois podemos decidir não fazê-los.

Para mim, que sou uma pessoa essencialmente digital, usar uma alternativa de baixa tecnologia – papel, caneta etc – para gerenciar tais itens seria impensável. Só o trabalho de pensar em guardar resmas de papel, estocá-las, manipular de um lado para o outro é cansativo.

No entanto, reconheçamos que nem tudo pode ser guardado em meio digital. O trabalho de digitalização de muita informação que já está em nossos arquivos pode tornar improdutivo o processo. Por isso todo sistema GTD é um pouco misto: deve ter uma faceta analógica – para arquivar dados reais, em papel e até objetos – e outra faceta digital – para arquivar informações eletrônicas.

O melhor sistema é aquele com melhor garantia contra falhas de equipamentos. E, para isso, nada é superior aos sistemas com base na Web: os computadores dos servidores possuem sistemas de backup diário e, às vezes, instantâneo, com HDs RAID e profissionais encarregados apenas de backup. Por isso é muito inseguro guardar dados críticos em computadores isolados, sejam caseiros ou clientes desktops em empresas.

Optei por manter a quase totalidade de meu sistema GTD na Web. E, além do mais, existem vários sistemas de baixo custo ou gratuitos. Já mencionei vários no artigo Como Fazer Mais em Menos Tempo .

Em outros textos falarei mais sobre as alternativas de alta e baixa tecnologia.

Testei duas versões, e coloco o que gostei mais. O uso principal é para folhas de PA (Próxima Ação) ou NA (Next Actions) para quem prefere a sigla em inglês. Mas também serve para folhas de projetos e até listas diversas.

O uso é simples, pois pode-se utilizá-lo para carimbar uma folha de papel grande (A4, ofício ou até A3, se você costuma fazer quadros detalhados em formato grande) ou uma ficha 4×5. Deste modo é mais versátil.

A imagem tem 7 cm de largura, suficiente para a minha letra grande. Se a sua letra é pequenina, reduza-a de acordo com o seu gosto pessoal. O ideal é preenchê-lo à lápis, para permitir rasuras.

Segue a imagem:

Vamos explicar as convenções, analisando por coluna.

Primeira Coluna:

N° = Número é uma numeração sequencial de ordem das tarefas. Serve para priorizar tarefas pela escolha do momento – algo que está sempre mudando.

Tipo é uma espécie de categoria do tipo de tarefa que devo realizar. Coloco uma sigla de três letras para entender o que fazer. Há muitos usos para a categoria Tipo:

1. Lst – Lista, para identificar listas diferenciadas, que serão especificadas embaixo do carimbo. Uma lista de PAs é um caso especial de lista, é verdade, mas também encaro qualquer lista como um conjunto de próximas ações – pois listamos algo para pensar o que fazer sobre isso depois. O conceito é intercambiável. Porém, nem toda lista é acionável, pode ser apenas uma referência.
2. Fup – Follow-Up ou Verificar, indicando que é uma tarefa para cobrar, verificar ou conferir algo de alguém, que se comprometeu a fazer alguma coisa. Por exemplo, não utilizo o contexto “Aguardando”, e sim troco-o por uma ação específica no contexto que farei quando verificar a tarefa. E coloco um prazo e um tipo de tarefa “Fup” (follow-up / verificar).
3. Ref – Referência, indicando que a tarefa é apenas uma indicação, sem uma ação relacionada, e deve ser apenas anotada em seu Projeto específico, quando não for mais útil.
4. Fut – Futuro, indicando que é uma tarefa simples ou um projeto do tipo Algum dia / Talvez ou uma lista de objetos ou referências do tipo Algum dia / Talvez. Não é uma referência pois tem um potencial de ser acionável.
5. Asp – Ação Simples, indicando que é uma tarefa única, sem pertencer a nenhum projeto específico.
6. Art – Ação Rotineira, indicando que é uma tarefa repetitiva, e deve ser anotada qual é a periodicidade necessária.
7. Apj – Ação de Projeto, é uma ação que pertence a um Projeto. É importante listar as principais ações na folha do Projeto específico, identificando, se possível, as metas de cada ação.
8. Quando a folha carimbada é de Projeto, posso colocar tipos mais detalhados, tais como “inf” (informática), “des” (desenvolvimento pessoal e estudos), “gtd” (organização pessoal) e outros. Se for útil, especifique uma convenção mais detalhada.

Páginas – caso a folha tenha diversas páginas, ou caso a ficha seja acompanhada de anexos, com diversas páginas, sempre especifique o total de páginas, no modelo “primeira / total de páginas”. Se são cinco páginas, seria 1/5. E eu carimbo cada página, com 2/5, 3/5 e assim por diante.

Segunda Coluna:

@ = Significa “Contexto”, e identifica os recursos/ locais/ ferramentas/ pessoas que irá precisar para executar a Tarefa / Próxima Ação.
Costumo utilizar os contextos: T (telefonar), E (escrever), O (office=escritório), R (rua), C (casa), L(ler). Em alguns casos coloco vários contextos no espaço, ou coloco Q (qualquer).

Data – como o próprio nome já diz, é a data em que escrevemos a folha de PA (Próxima Ação). É um bom hábito sempre colocar a data da anotação em tudo o que escrevemos .

Prazo – é o prazo esperado de realização da PA – ou do Projeto, em folha de Projeto. Nem todas as PA terão prazos definidos.

Terceira Coluna:

E = Energia é uma avaliação subjetiva do nível de dedicação e esforço mental e físico que você precisará para a tarefa. Normalmente divido-a em B (Baixa), M (Média) e A (Alta). Para mim é o suficiente.

Quarta Coluna:

Projeto, coloco “pfi”, pessoa física, para projetos pessoais, ou “pju”, pessoa jurídica, para projetos profissionais, e embaixo do carimbo coloco um nome, uma sigla e descrevo o projeto.

Lista – Coloque um visto, se a folha se refere a uma lista genérica, não exatamente a um Projeto ou a uma lista específica de PAs. Ou fica em branco, caso seja outra coisa.

PA – Próxima Ação, marco com um visto. É o visto mais comum.

Embaixo:

Nome, Sigla e Descrição – é o conteúdo do Projeto, Lista ou PA, com uma descrição mais detalhada do que deve ser feito.

Um carimbo como esse pode servir para aqueles que, como eu, ainda tem uma profusão de materiais herdados da era pré-computador… Serve como forma de organizar dossiês de assuntos, antes de digitar o que for útil.

Muitas vezes você se percebe atarefado e sobrecarregado, sob o peso das atividades diárias. O estresse cobra seu preço e você pensa se a solução é umas férias ou contratar um “clone” seu…Talvez a solução seja mais simples do que pensa: um sistema simples, porém disciplinado, poderá lhe ajudar a resolver esta overdose de informações e responsabilidades que enfrenta.

Mas para isso é importante saber como. Se é profissional liberal, gerente, executivo, técnico, aposentado ou estudante, sempre precisará de um sistema eficiente. E nada melhor do que receber uma orientação específica, uma consultoria pessoal – que atualmente é chamada de Coaching - para lhe ajudar a desenvolver um sistema adequado.

Receba assessoria especializada no sistema GTD (Getting Things Done).

Antonio Azevedo, Coach Pessoal e Executivo, lhe orientará em seu processo de desenvolver um sistema personalizado de controle de Tarefas, Ações, Metas e Follow-ups.

Aprenda a usar sistemas livres de alta tecnologia e/ou onlines, tais como Tasktoy, AirSet, utilizar o GMail como sistema de gerenciamento de tempo, editor outliner DeskNote e, em alguns casos, sistemas de gerenciamento de grupos, tais como o DotProject. E até como utilizar um subnotebook de forma eficaz, tal como o EeePC.

E, se preferir sistemas de baixa tecnologia, saiba como utilizar um sistema de arquivamento simples porém eficiente, desenvolver uma prática de anotações claras, utilizar um HipsterPDA e criar um verdadeiramente pessoal procedimento de organização pessoal – e mantê-lo, dia após dia…

Conheça mais sobre o sistema GTD em Como fazer mais em menos tempo. E entre em contato pelo Formulário de Contato neste site para descobrir como desenvolver rápidamente um sistema eficiente de gerenciamento de sua vida.

Temas:
Organização Pessoal. Análise de Metas. Valores Pessoais e definição de Metas. Planejamento de Visão, Missão, Sonhos, Tarefas e Metas. Linha da Vida. Progressão (visitar o Futuro). Exercício de integração da motivação com a ação. Controlar o Presente. Cooperatividade e interdependência. Como fazer e participar de reuniões. Tarefas urgentes, importantes e circunstanciais. Negociando o seu tempo com seus chefes e clientes. Metodologia GTD. Arquivamento Pessoal e Organizacional. Softwares para Workgroups. Agendas colaborativas. Formulários e fichamentos. Sistemas informatizados de gestão do tempo e metas. PDCA na gestão do tempo. Análise de ações e resultados.

Mas não estou postando aqui para falar do sistema, já que não pude testá-lo. Aproveito para deixar um link de um pequeno vídeo em Flash que fizeram para demonstrar o software. Este, no seu início, é uma simples e objetiva aula de GTD e vale a pena ser visto, pelas características da animação. Quem sabe lhe motiva para começar o seu processo de Coleta?

Visite em Overview of GTD .

O Google Notebook é o sonho de consumo de todo interessado em GTD. Você pode usá-lo com facilidade para controlar tarefas e guardar anotações – e usando, em conjunto, o Google Calendar para guardar compromissos. Com o apoio do Google Bookmarks, está bem perto de criar um Desktop Google online, similar ao Desktop Google instalado no PC que já tem.

Esta é a intenção óbvia do Google, e por isso desenvolveu uma planilha eletrônica, intitulada Google Spreadshet mas que ainda não está disponível para todos e também adquiriu o Writely, que é um excelente editor de texto online.

E o Google Browser Sync facilita em muito a vida daqueles que utilizam muitos micros. Falo mais dele embaixo.

Google Notebook Firefox Extension
http://www.google.com/notebook/download

Quem não conhece o Google Notebook não sabe o que está perdendo. Com ele você pode fazer anotações na Web, copiar páginas (e mantê-las arquivadas no Google, e não no seu computador), organizar listas de tarefas e anotações sobre tudo. Faz o que a extensão Scrapbook faz (uma ótima extensão, que pode ser obtida aqui ou aqui, mas com a vantagem de arquivamento online e mais flexibilidade de anotações, o que é muito melhor.

Google Browser Sync
http://www.google.com/tools/firefox/browsersync/

Você utiliza o Firefox em várias máquinas, talvez uma em casa e outro no trabalho? Ou tem um notebook e um desktop? Então já teve o dissabor de procurar um link em seu browser e este estava em outro computador… Ou está acostumado a uma determinada extensão, mas quando trocou de micro, esqueceu de instalá-la no outro.

Então, seus problemas acabaram! Com o Google Browser Sync, com apenas um clique toda a configuração de um micro será copiada para outro micro – cookies replicados, extensões instaladas, bookmarks, abas e janelas e até senhas e histórico de sites visitados. E tudo pela internet, sem o tedioso trabalho manual de transferência de configurações.

Sim, você tem que confiar que o Google cuidará de seus dados – todos os seus dados e senhas serão criptografados e arquivados nos servidores do Google. Mas se você já confia no GMail, você já está vendido ao Google mesmo…

Sempre que o seu browser iniciar, a extensão checará os dados. E com um clique em um link na barra de menu, você sincronizará os micros – que já devem ter sido configurados para partilhar uma mesma conta-Google, a mesma do GMail, Orkut etc.

Evidentemente você só deve instalar tal extensão em micros que só você utilize – seria um grande risco de segurança utilizá-la em micros compartilhados.

E estou, ultimamente, pesquisando várias alternativas online baratas ou gratuitas, para recomendar aos meus clientes. É por isso que a maioria dos posts falam de sistemas online. Não é que própriamente o GTD só possa ser feito com a ajuda de um computador; porém, nos tempos de hoje, há benefícios inegáveis em usar as facilidades tecnológicas, que acrescentam rapidez e mobilidade ao sistema de controle de Projetos e Tarefas.

No entanto, em sua maioria, recomendo sistemas simples, de preferência gratuitos (ou a parte gratuita deles). Isto porque a maioria das pessoas que implementam o GTD começam como pessoas físicas, tentando se ajustar em uma barafunda de idéias, compromissos e pendências mil…

Sim, é possível adaptar sistemas complexos de groupware, tais como o DotProject ou o Double Choco Latte . Existem centenas de sistemas de groupware, gerenciamento de projetos e ERP, a maioria pagos (e muito bem pagos) e alguns gratuitos, tais como os que citei acima. Mas a maioria deles precisa ser instalada em um servidor, configurada cuidadosamente e requer serviços especializados de técnicos de informática. Não são assunto para uma coluna ou blog como esse. Vamos nos concentrar em programas fáceis de utilizar e que auxiliem no trabalho diário.

Dito isso, vamos ao Mozy. Ele é um cliente, na forma de um programa (apenas para Windows…), que se comunica de forma criptografada com um serviço online. E este serviço oferece 2 Gb gratuitos, e 5 Gb por US$ 19,95 por ano. É rápido, tem funções de backup – você pode programar uma atualização automática de determinados arquivos ou diretórios – e a interface é bem intuitiva.

Os contras: não testei se funciona no Linux ou Mac através de um emulador. É possível que sim – afinal, não passa de um sofisticado ftp. Mas muitos vão dizer: “mas eu posso ter 2,7 Gb gratuitos no GMail, utilizando a extensão GSpace do Firefox.”. Pode ser verdade, mas sabemos que o GMail não autoriza oficialmente este tipo de serviço. Como eu já disse, é uma gambiarra, e pode deixar de funcionar de um momento para outro.

Comparando o Mozy com o Openomy – este, na fase beta, oferece 1 Gb gratuito. Não precisa de cliente instalado no computador, mas também não trabalha com conexão de alta criptografia e nem faz backup automático. Isto é, não faz pelo programa em si, pois é possível criar um script para ele que o faça. Mas este script não existe ainda…

Em resumo, o Mozy é uma boa opção – principalmente para quem usa Windows. Dois Gb disponíveis na Web, sem custos, totalmente criptografado e com interface similar a um navegador de arquivos. Vale a pena.

Conforme preconiza o GTD, o ideal é reduzirmos ao máximo as caixas de entrada. A idéia básica do livro é elaborarmos um só sistema confiável (trusted system) de anotações de nossas tarefas e compromissos, de forma que nos motive a mantê-lo de forma regular e nos permita retirar as tarefas da cabeça, facilitando a concentração na tarefa presente.

Neste mundo moderno, a maioria dos profissionais de escritório recebem tarefas, solicitações e demandas principalmente por três meios: email, telefone e documentos em papel. Mesmo conversações e reuniões são normalmente transcritas em documentos em papel, para serem transformadas em compromissos e tarefas específicas.

Isto significa que, na maior parte das vezes, as pessoas adotam três caixas de entrada: uma em email, uma em papel e outra para tarefas maiores, que não são documentos. E, com o tempo, uma destas “caixas de entrada” conflita com as outras… O ideal seria “traduzirmos” as informações de duas destas caixas de entrada para uma terceira, de tal sorte que a fila de entrada fosse uma só.

Das três podemos dizer que a melhor para concentrar as tarefas das outras duas em uma só caixa de entrada é usar a do email.

Porquê? Como é um sistema de alta tecnologia, seria improdutivo transcrever a maior parte das informações que entram pelo email para um outro sistema. Fazer listas de tarefas em separado ou imprimir tudo que vem pelo email é uma atitude absurda – apesar de muitos ainda trabalharem desta forma… E mesmo que utilizemos um outro sistema ht (high technology), tal como um software de lista de tarefas ou um website gerenciador de projetos, o retrabalho envolvido no copiar e colar informações de um lado para o outro é monótono, demorado e improdutivo. Acaba fazendo com que abandonemos o sistema de controle, voltando ao velho método de “apagar incêndios”…

Mesmo sistemas integrados, softwares que funcionam tal como o Outlook e dispõem de listas de tarefas, emails e calendários em um só lugar não são tão úteis, pois é complicado de usar e a maioria das pessoas não se habitua a transformar um email em uma tarefa. Seria melhor que, mesmo, cada email fosse tratado como uma tarefa, mas não deixasse de ser email. Assim, uma só interface, simples, cuidaria de tudo.

Em alguns casos, para grupos de trabalho mais organizados, um software de gerenciamento de projetos é importante. No post anterior mencionei o DotProject e o Double Choco Latte. Eu já experimentei vários sistemas online, tais como Tasktoy , AirSet , Little Wiki , Basecamp, Remember the Milk e Vo2Doo . Apesar de serem bons, todos pecam em não se integrarem completamente à entrada do email. Enviam informações para o email, até recebem dados e incluem pelo email. Mas não são, mesmo, o email. Sim, há o Relenta, que busca se agregar ao seu email, mas tomando conta dele, o que nem sempre as pessoas desejam. Para a maioria, o ideal é um sistema simples e confiável – baseado na caixa de entrada do seu próprio email.

Muitas tarefas que executamos são apenas isso: mais um email. E se não entrarem como um email, basta que você envie um email para si mesmo, detalhando e especificando a tarefa. Em resumo, transforme todas as suas listas de tarefas em emails, ao invés de transformar seus emails em listas de tarefas, e assim poderá processar todo email que entra igualmente, de forma mais rápida, sem precisar alternar a caixa de entrada.

E se precisar de um sistema lt (low technology) para lhe acompanhar nos momentos em que não dispõe de um computador, imprima uma página com os assuntos dos emails (tomando cuidado para sempre escrever assuntos auto-explicativos), ou um determinado email mais detalhado.

Além da simplicidade desta opção, há a vantagem de reduzir a curva de aprendizado: é suficiente aprender a usar bem um só sistema: o seu email. E nào precisa, se não for necessário, se esforçar em usar um sistema de gerenciamento online, a não ser que a sua empresa adote um groupware mais eficiente, que informe caminho crítico, deadlines e outras sofisticaçõeszinhas que só interessam em grandes projetos.

Dito isto, vamos falar da minha escolha como email ideal para implementar o GTD: o GMail .

Ao redor do mundo, o GMail conquistou adeptos, devido à sua facilidade como webmail, interface limpa, rapidez de uso, o prático sistema de tags, conversas incorporadas e rapidez de pesquisas. Optando por um webmail, você fica livre de um só micro. Você pode até baixar os emails, mas eu recomendo que você não faça isso, e se acostume a usar um navegador para ver os seus emails – e isso até lhe economiza espaço em micro de instalar um cliente de email e tempo e conhecimento para fazer backup de email. O GMail oferece 2,7 Gb gratuitos (até o momento), superior em espaço a muitos emails pagos. Mesmo as propagandas não são muito invasivas. Constantemente são implementados novos recursos. A partir dele você pode enviar emails como se fosse qualquer outro email – e assim poderá usar a sua Caixa de Entrada como centralizador, mesmo de seu email do trabalho. Para não ficar vendendo demais o peixe, remeto vocês à Ajuda do GMail .

Muitos early adopters optaram por usar o GMail. Pesquisando na Internet, encontrará muitos textos em Inglês sugerindo formas de adaptar o GTD ao GMail. Analisei as opções disponíveis, tais como o método descrito em GTD with GMail e também o PigPog Method , que é uma simplificação do GTD. E assim cheguei a minha formatação ideal de como usar o GTD no GMail.

Aos poucos redirecionei todas as minhas contas de email para fazerem foward no GMail. Também o utilizo como sistema de arquivos online, através da útil extensão do Firefox GSpace . Ele controla minhas tarefas, resume meus projetos, guarda minhas listas de miscelâneas e tudo o mais. No entanto, não é perfeito. Infelizmente o GMail ainda não oferece um Calendário, assim como o Yahoo . E seu sistema de contatos é simplório demais.

Utilizo uma adaptação para usá-lo também como calendário, mas sei que não é confortável para a maioria – nem para mim mesmo. Por isso, quanto a calendários e sistema de contatos, ainda utilizo mais o sistema do AirSet, que me parece mais rápido, abrangente, moderno, prático e elegante, para uso pessoal, do que o do Yahoo, Plaxo, Planzo, Elefante, Calendars.Net e outros por ai.

Abro um GMail (de qualquer computador), escrevo uma idéia e envio por e-mails específicamente montados, para mim mesmo, usando o caractere “+” para classificar o tipo de assunto. E escrevo, logo nas primeiras linhas, qual é a NA (Next Action), para aproveitar a visualização das primeiras linhas da mensagem, se possível. Ou então classifico manualmente o email que entra, marcando com a tag específica que representa a tarefa. E configuro filtros que retire da Caixa de Entrada e coloco uma tag específica da operação desejada. Estruturei tags com o classificador “!” e um número, para que sejam as primeiras na minha lista de labels e que fiquem organizadas como eu quero.

Em resumo, ficam assim as tags do GTD no GMail:

• !1TASK Tarefas – tarefa a serem cumpridas, sejam NA (Next Action) ou não. São as tarefas ativas. – email para qual envio mensagens: meunome+task@gmail.com
• !2CAL Calendário – tarefas e compromissos com data e hora exatas para acontecerem,como eventos, reuniões, compromissos, assuntos a executar. Apesar de tudo, o sistema de Calendário é melhor para visualizar este tipo de tarefa e esta tag é uma adaptação não muito confortável, reconheço, apenas para experimentar deixar todo o sistema no GMail. Se não se adaptar, utilize um dos sistemas de calendários mencionados antes. Mas, se quiser experimentar, especifique no assunto qual é a data e a hora, no formato “[diamesanohoraminuto]” antes do texto do assunto. Lembre de colocar a hora no formato 24 horas, e não 12 horas. Por exemplo: um assunto que começa assim: 280520062030 – Encontro com Fulano significa que no dia 28 de Maio de 2006 às 20 horas e meia eu terei um encontro com o Fulano. - email: meunome+cal@gmail.com
• !3WAIT WaitingFor – Tarefas delegadas, isto é, em espera ou aguardando alguma informação de alguém responsável por sua realização. – email: meunome+wait@gmail.com
• !4REF Referências – assuntos que podem ser úteis para vários projetos diferentes ou para consulta geral. – email: meunome+ref@gmail.com
• !5READ Para Leitura – emails para serem lidos com cuidado – mas já foram abertos e verificados que não há nenhuma tarefa urgente neles. A rigor, deveriam ficar em task, snooze, maybe. Mas como se lê muito em email, abri uma só para ela, para não sobrecarregar as outras pastas. – email: meunome+read@gmail.com
• !6SNZ Snooze (Soneca) – adiado para revisar futuramente. São atividades que, devido ao Contexto, Energia, Prioridade e Prazo, você opta por não fazer por enquanto. Mas não quer colocar em Maybe, pois tem a intenção de fazê-las, mas nem tem tempo de analisá-las agora. Uso isso para muitos emails que ainda não analisei se faço algo ou não. Para estes não envio email. Quando estou com muitos emails para depurar, envio-os provisóriamente para esta tag, para facilitar a limpeza da Caixa de Entrada. Pode acontecer se eu volto de uma viagem, por exemplo, e fiquei vários dias sem verificar o email.
• !7MAYBE Maybe/Someday – Talvez/Algum dia – para tarefas que ainda não tomei a decisão de fazer e espero as contingências mudarem para saber se encaixo em minhas tarefas – email: meunome+maybe@gmail.com.

Qual é o meu procedimento do GTD?

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Notícias

Como se Organizar (parte da matéria “Somos Todos Hiperativos?”) – Revista Época – Ed. 406 – 27/02/2006
A Arte de Fazer Acontecer

Como organizar de forma eficiente suas metas e coisas a fazer (To-Do Lists)

Blogs:
Além das Curvas
Artigo no blog Void sobre GTD e WyPy
Outro
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Outro
Outro ]]> http://www.antonioazevedo.com.br/archives/40/feed 0 http://www.antonioazevedo.com.br/archives/35 http://www.antonioazevedo.com.br/archives/35#comments Sun, 18 Dec 2005 16:05:00 +0000 Antonio Azevedo http://azevedo.wordpress.com/2005/10/18/55/ Algumas vezes já me perguntaram porque eu uso somente sistemas online para controlar as minhas tarefas. A razão é clara: não se pode confiar em microcomputadores.

Como assim? O mais importante no computador são os dados, não o hardware em si. Pifar um processador, uma memória, uma placa de vídeo, é apenas dinheiro, e pode ser substituida. Mas quando quebra um disco rígido, isto não. São horas, dias, meses e anos de informações, e as vezes um trabalho extremamente valioso. Por isso não confio em microcomputadores para arquivar dados, mesmo que não sejam críticos.

Um microcomputador – sobretudo os caseiros – não tem sistemas de backup eficientes. Toma muito tempo organizar os arquivos, copiar para CD-RW ou mesmo utilizar um sistema de backup semi-profissional, com fitas DAT.

O único sistema que realmente funciona é utilizar discos rígidos RAID, com replicação simultânea, e ainda backup em fita em paralelo. E quem vai fazer isto? É muito custoso para uma pessoa física. Mesmo a maioria das pequenas empresas não pode pagar por um sistema destes… Só é válido para os grandes sistemas profissionais.

Por isto, já a mais de um ano desisti de arquivar os meus dados em micros caseiros. Optei por utilizar sistemas online de manutenção de informações. Coloquei todo o meu home office como um escritório virtual, em sistemas como esse. Faço a assinatura de um sistema pago – que na verdade é um hospedeiro de páginas, como qualquer outro, mas que permite fazer upload de arquivos com criptografia e me fornece 1 GB de hospedagem.

Mas o que pretendo colocar aqui são as alternativas que não precisam ser pagas. As opções abaixo lhe permitem ter um calendário online, um sistema de controle de tarefas, lista de contatos, weblinks, um perfeito escritório virtual. Achei melhor do que criar e ficar gerenciando o meu próprio sistema de contatos – isto, é claro, pois não pretendo ganhar dinheiro com isso, e sim apenas ensinando a usar…

Se você gosta de um bom controle de Calendário, Tarefas, WebLinks, Lista de Contatos, o melhor que achei foi o AirSet. É gratuito pela Internet, e só paga se usar pelo celular. Nos EUA ele permite você gerenciar todo o seu escritório virtual via celular. Mas aqui no Brasil, de graça, já posso facilmente controlar todas as minhas tarefas. Visite e se cadastre em http://airset.com .

Há uma outra alternativa muito boa, o DashBoard/BackPackIt. Este usa um sistema Wiki e facilita bastante o controle de tarefas. Usei-o bastante, até passar para o AirSet. Visite e se cadastre em http://backpackit.com/ .

Como terceira opção, com um uso um pouco estranho – no estilo “faça você mesmo”, onde você escolhe cada módulo e escreve como quiser, existe também o Jot. Mas este oferece muito pouco na opção gratuita. De qualquer forma, se quiser experimentar, vá até http://jot.com .

Nas opções gratuitas você não pode guardar arquivos online. Foi por isso que acabei usando uma alternativa de arquivos à parte. Mas, se quiser, você pode usar o 4Shared, em http://www.4shared.com , que lhe disponibiliza 100 Mb gratuitamente, ou então usar uma conta de GMail como um arquivo adicional, com o máximo de 2,5 Gb, aproximadamente. Não é perfeito, mas se quiser um HD online totalmente gerenciável, terá que procurar um hospedeiro e pagar por mês.

Isto depende do seu uso. Atualmente nenhum sistema de HD virtual é perfeito, e reluto em recomendar um apenas. Um bom HD virtual deve ter o mínimo de 1 Gb – e o ideal é que disponibilize uns 10 Gb de espaço. Os preços cobrados hoje em dia são ainda extorsivos. Quanto mais gente entender o conceito do Disco Virtual, as empresas vão pensar mais em investir para ganhar no volume de clientes, e assim teremos uma maior difusão desta prática.

Vamos começar falando de um serviço gratuito – e que também uso: o Porta-Arquivos do Yahoo. Quem é cadastrado no Yahoo pode utilizar 30 Mb gratuitos para guardar arquivos (cada um com o tamanho máximo de 5 Mb). Visite-o em http://br.briefcase.yahoo.com/ . É pouco, eu sei, mas já é uma mão na roda.

Também já comentei, mas vale a pena repetir: o serviço 4Shared, que oferece 100 Mb gratuitos (cada arquivo com o máximo de 10 Mb) e ainda oferece partilhamento com senha, disponível por pasta. É um ótimo serviço. Visite-o em http://www.4shared.com/ .

Algumas empresas de hospedagem de sites disponibilizam este serviço para quem hospeda seus sites. Por exemplo, quem tem um site no provedor Global Info ou seus associados, recebe um HD Virtual “gratuito” de 80 Mb.

Há também o Disco Virtual Terra: 1 Mb gratuito (ridículo!) e 50 Mb por R$ 5,90/mês. Já é alguma coisa, mas é caro pacas…

Outros preferem o HD Virtual do IBEST – R$ 19,90 por 300 Mb. O serviço funciona bem, mas considero caro também – e olhe que este é um dos mais baratos que encontrei no Brasil. Visite em http://hd.ibest.com.br .

Sim, também existe a opção de você apenas pagar uma hospedagem de Internet e, além de hospedar uma página, utilizar o espaço como disco virtual. De início é uma boa solução, pois existem empresas que oferecem bastante espaço e largura de banda a preços competitivos. Mas a vantagem do disco virtual é oferecer uma interface web prática para fazer upload ou download de arquivos, não algo que você precise usar sempre um programa de FTP, configurando em cada micro… E se você estiver em um cybercafé ou no micro de um cliente? Complicado, não é?

Você pode emular tal função, instalando um SGC (Sistema de Gerenciador de Conteúdo) em um espaço em seu site. Caso você saiba como fazer isso, ótimo – terá o seu próprio sistema de disco virtual. Mas isto foge um pouco da alçada deste post e fica para um próximo. Ou melhor, faça uma pesquisa por CMS ou SGC na Net, ou por Drupal, Wiki, Mambo, Xoops e assemelhados. Encontrará muita informação sobre isso…

Mas como falamos para não-especialistas, pessoas que querem só economizar tempo com arquivos e não aprender a criar seus próprios sistemas online, vamos voltar aos serviços prontos. Há muitos deles, e como esta é uma área muito dinâmica e competitiva, não posso garantir que não existam opções melhores. Dados são valiosos e o importante é pesar também a confiabilidade do sistema, com a garantia de que seus dados estarão no ar, amanhã, a salvo de hackers. Prefira empresas que oferecem acesso com criptografia forte (acima de 128 bits).

Você pode recorrer aos serviços pagos estrangeiros, que já oferecem uma relação custo-benefício mais competitiva. É óbvio, precisa ter um cartão de crédito internacional. Um dos melhores que encontrei foi o XDrive: 5Gb por US$ 10. É uma boa relação: cerca de R$ 25,00 por 5 Gb de espaço online. Visite em http://www.xdrive.com/ .

Mas, peralá: e se eu quiser guardar arquivos, mas não me preocupar muito com a segurança deles e nem precisar acessá-los muitas vezes? Você pode tentar os serviços que começam gratuitos, mas que apresentam limites de download. O StreamLoad, por exemplo, pode ser testado: oferece 10 Gb gratuitos, mas apenas 100 Mb/mês de download/upload. Pagando US$ 4,95/mês, a largura de banda passa a ser 1 Gb/mês. E pode ir até 60 Gb por mês… É um bom serviço. Veja os custos em http://www.streamload.com/Account/Pricing.asp.

Em resumo (devo me lembrar que me comprometi a deixar estes posts sucintos e objetivos), vale a pena se cadastrar em alguns serviços gratuitos de disco virtual. Se você quer uma dica mais específica, cadastre-se no 4Shared, no StreamLoad e no Yahoo. E vá se acostumando a deixar os seus arquivos mais importantes online.

É fácil fazer uma lista de projetos pessoais que ficaram pelo meio do caminho. Mais fácil ainda é pensar nos pequenos projetos ou tarefas do dia-a-dia que ficam pendentes, com a “luz piscando”, até que é decidido qual o primeiro item a ser resolvido.

Essa inquietação comum levou um ex-hippie e estudante da filosofia zen-budista convertido em consultor a inventar um método sobre como tentar aliviar a mente e excluir os itens da lista de afazeres. Ou vice-versa.

Discretamente, o livro “Getting Things Done” (algo como “resolvendo as coisas”), lançado pelo norte-americano David Allen em 2001, foi ficando conhecido até se tornar um sucesso de vendas.

De um ano para cá, disparou o número de adeptos do método nos Estados Unidos, muito em razão do boca-a-boca, ou melhor, do “mouse-a-mouse”, da internet.

A essência do GTD, como é chamado o método, espanta pela simplicidade: a idéia é tirar da mente tudo o que ainda está inacabado de alguma forma e colocar em um sistema confiável, que possa ser usado periodicamente.

Depois, é preciso decidir o passo-a-passo de cada projeto, grande ou pequeno, para finalmente colocá-lo em prática. Feito isso, organiza-se um esquema para revisar e monitorar regularmente como anda cada um desses projetos até a sua conclusão.

David Allen esmiuçou seus preceitos em um livro chamado no Brasil de “Produtividade Pessoal – A Arte de Trabalhar sem Stress” (publicado pela editora Campus em 2001 e hoje fora de catálogo), e a idéia original, apesar de abraçada com entusiasmo, foi revirada e transformada em vários blogs e sites pessoais.

Os seguidores de Allen contam como pensaram sua versão própria do método GTD. Por exemplo, se o sistema que utilizam para anotar os projetos e fazer a revisão do que precisa ser feito a cada dia e das demandas que surgem é um nada sofisticado bloco de papel, um caro palmtop ou sua caixa de e-mail. Como Allen afirmou a respeito da flexibilidade do método, em entrevista por telefone à Folha, “absolutamente qualquer lugar pode ser usado como base para a aplicação”.

BUSCA INTERIOR
Alguns pontos do “Getting Things Done” não deixam de refletir a própria carreira inusitada de Allen. Na adolescência, ele se tornou admirador de poetas do movimento “beat”, como Allen Ginsberg, e começou a estudar a filosofia zen-budista. Freqüentou o curso de história americana na Universidade de Berkeley (Califórnia) e, em vez de completar a carreira, preferiu tornar-se faixa preta de caratê e professor da luta.

Além disso, para ganhar a vida, David Allen gerenciou um restaurante e uma empresa de paisagismo. No entanto, fez uma espécie de busca pelo seu “próprio eu”, que serviu para que, ao final, orientasse executivos sobre produtividade pessoal.

“As pessoas tendem a se distrair facilmente com uma série de coisas que atrapalham sua concentração, e eu comecei a descobrir quais eram esses fatores que tiravam o foco na hora de realizar as tarefas”, diz o consultor. Segundo ele, essas pequenas (ou, não raras vezes, grandes) distrações sob a forma de projetos ainda pendentes acabam por sugar a energia das pessoas.

“Muito do que eu aprendi nas artes marciais tem a ver com o conceito de clarear o que está na minha mente para estar devidamente concentrado, e isso faz sentido em um mundo como o de hoje, em que a informação entra em alta velocidade e muda de face igualmente. É como no caratê: é importante como você lida com a surpresa e como você direciona sua energia de forma eficaz.”

REVISÃO SEMANAL
Para ilustrar essa sensação de mente mais leve, o consultor lembra o que geralmente ocorre antes das férias, quando muitos se sentem animados a deixar tudo organizado, eliminando pendências e as pilhas que se acumularam nas mesas durante meses seguidos. Allen afirma que, em vez de fazer isso só uma vez ao ano, é mais proveitoso que seja criada uma disciplina para revisar semanalmente o que deve ser limpo.

O economista e professor universitário baiano Enoch Filho, 26, diz que a vantagem é ter “mais qualidade de escolha sobre suas pendências” ao aplicar o GTD, pois são levados em consideração a quantidade de tempo disponível, o prazo de entrega, a sua própria disposição para fazer o trabalho e o seu contexto.

“Por exemplo, se eu decido assistir a um filme, eu sei exatamente o que deixei de fazer por ter feito essa opção (deixei de terminar um relatório, preparar uma aula etc.) e me sinto à vontade com a escolha consciente”, diz. Ou seja, há menos possibilidade de que a luz da pendência “fique piscando”.

“Fico tranqüilo, sei que não vou me esquecer das outras coisas pois há lembretes sobre elas em um lugar confiável, no caso, o meu palmtop”, afirma Enoch, que também está iniciando um blog sobre o tema .

O consultor carioca Antonio Azevedo diz que, à primeira vista, o GTD parece “o óbvio ululante, que não tem nada demais”, mas observa que há uma lógica no método: a de propor a organização de seu centro de tomada de decisões, que ficaria menos sobrecarregado.

“Não importa se é uma decisão que vai mudar sua vida ou uma coisa banal. O que está solto na sua cabeça está esgotando sua mente e ocupando seus neurônios. Parece um método mais burro, mas que traz resultados melhores a médio prazo”, diz Azevedo.

SENSAÇÃO DE BEM-ESTAR
Para o consultor carioca, o êxito do GTD está nos “resultados emocionais”. “Quando você faz o inventário do que há pendente, você sente a endorfina, a sensação de bem-estar.” Mas o economista e professor Enoch Filho diz que o GTD “infelizmente, não é nenhuma fórmula mágica. Exige esforço para entrar e se manter nos eixos. Pessoas muito metódicas também podem acabar gastando mais tempo se organizando do que fazendo as coisas acontecerem, o que seria improdutivo”.

O próprio David Allen admite o caráter “ovo de Colombo” de seu método ao afirmar que sua essência é o que ele denomina de “trabalho de conhecimento”.

“Saber o significado de cada coisa é a base do que eu descobri como metodologia, de como você pode executar suas tarefas de um modo mais consciente. A maioria das pessoas toma decisões no calor da situação e isso as prejudica. Não é algo novo sobre o comportamento das pessoas, mas é preciso oferecer um caminho adequado para se dar conta disso.”.

O GTD na internet
Em português:

http://enoches.blogspot.com

Em inglês, o número de blogs sobre GTD é enorme. Esses são alguns dos mais famosos:

http://www.3thingstoday.com

http://gtdwannabe.blogspot.com

http://www.43folders.com

Box
Seis Passos Essenciais do GTD
1. Reúna todas as pendências acumuladas em sua mente, paéis soltos, notas em blocos e coloque-os em uma espécie de “caixa de entrada”.

2. Processe suas anotações. Reveja o que foi escrito e anotado proveniente de várias origens diferentes. Adapte-as para um sistema em que tudo possa ser centralizado.

3. Reveja ações de dias anteriores. Observe se alguma delas ficou pendente e transfirar-a para as ações a serem executadas em breve.

4. Anote novos projetos. Os que não puderem ser executados imediatamente devem entrar em umalista chamada “algum dia/talvez”.

5. Reavalie sempre os resultados das ações. Faça uma avaliação da posição atual de cada projeto e meta e observe qual é o próximo passo a ser dado.

6. Seja criativo e corajoso. Faça adaptações ao seu sistema: utilize qualquer idéia criativa e arriscada que você considere que possa acrescentar algo a ele.

Fonte: “Produtividade Pessoal: A Arte de Trabalhar sem Stress”, de David Allen.

Shin Oliva Suzuki
Colaboração para a Folha

http://www1.folha.uol.com.br/fsp/equilibrio/eq2909200505.htm&COD_PRODUTO=7

e também
Caderno FolhaEquilíbrio – Folha de São Paulo – 29/09/2005 – págs 4 e 5.

Encontra dificuldade de fazer a semana render? Mantenha um registro detalhado do que realizou, por categoria de atividade. Este é o primeiro passo para melhor gerenciar o seu tempo e saber como o está dispendendo. É uma maneira efetiva de começar e lhe dará um tremendo insight. Os hábitos inconscientes de uso do tempo ficarão perceptíveis.

Como fazê-lo? Em um computador poderá utilizar um registro ou um contador, marcando o início e o fim de várias tarefas. Ou então usar um registro manual por uma ou duas semanas. Depois de um ou dois dias, entenderá melhor quais são as categorias gerais que mais se adaptam ao seu tipo de atividade.

Se você quiser saber mais, calcule a percentagem do seu tempo total em cada atividade e categoria. Seja detalhista e obterá muito material para análise. Notará muito tempo desperdiçado em email, lendo notícias, navegando na web, telefonemas, comendo, indo ao banheiro, é claro… Mas também perceberá suas estratégias de procrastinação, de tomada de decisão e de preparação para a ação. E perceberá que precisa fazer alguma coisa quanto ao seu tempo.

Não adianta lhe oferecer um modelo pronto. O importante é a atitude e o conceito. Registre o seu tempo. Perceberá como uma pequenina fração dele poderá cuidar do mesmo trabalho que já faz, se não existisse nada do que considera desperdício. No entanto, não se iluda – é impossível acabar com tudo que desperdiça o tempo. O que poderá fazer é se tornar consciente destes fatores e pensar em medidas corretivas simples.

Talvez sinta que os seus sentimentos sobre o tempo se refiram ao acúmulo de trabalho que você tem hoje, e cada dia mais. Ou ao fato da baixa colaboração das pessoas que trabalham com você. No entanto, estudos americanos mostraram que em média um trabalhador de escritório normalmente realiza o seu trabalho diário em apenas uma hora e meia. E, no resto do tempo, ele socializa, tem pausas para café, come, tem conversas não relacionadas ao escritório, está em trânsito, aguarda pessoas, procura papéis (que não estão bem arquivados ou corretamente organizados), e faz dezenas de outras coisas que não são exatamente aquilo que se propôs a fazer naquele momento.

Na média o trabalho de escritório não começa realmente até às 11 horas da manhã e acaba em média lá pelas 3:30 da tarde. Convém lembrar que as conversas no escritório são partes importantes do trabalho – mesmo que não possam ser aplicadas diretamente na tarefa. Mas, mesmo contabilizando isso como tempo útil, a média do trabalho diário não passa de duas horas e meia.

Você pode objetar que isso é uma média, e não representa o seu escritório e o seu dia a dia. Então porquê não mede o seu tempo para provar isto para si mesmo? Mesmo que faça uma medição acurada do seu tempo e faça medidas corretivas, é provável que retorne aos habituais sistemas, se não fizer uma mudança metodológica objetiva. Por isso, depois de aprender as principais categorias desperdiçadoras que observa no seu trabalho, reduza o controle para uma simples percentagem de tempo produtivo versus tempo que passa no escritório. Isto é suficientemente prático e fácil de registrar – e não desperdiça o seu tempo em muitas anotações. Se o sistema for excessivamente burocrático e minucioso de se manter, não valerá a pena. O importante é que estimule a atitude, e não que seja uma biografia permanente dos seus hábitos de trabalho.

É provável que obtenha uns 25% de tempo útil – horas de trabalho real dividido pelo tempo no escritório. E se quiser melhorar, só trabalhar mais duro não é suficiente. Pequenas mudanças no seu sistema de trabalho poderão ter impacto drástico no tempo produtivo – e abrir assim espaço para mais tarefas úteis, menos estresse e mais qualidade de vida.

O ideal é pré-definir o seu trabalho – o que fará nos próximos minutos ou meia hora, e qual o objetivo desejado. Se fizer de maneira consistente, será mais produtivo. Assim, poderá chegar na metade do dia e perceber que já realizou tudo o que se propôs a fazer, e assim abrir espaço para organizar o seu dia de maneira pró-ativa.

“Você tem que refletir sobre as grandes coisas enquanto está fazendo as pequenas coisas, para que todas as pequenas coisas sigam na direção certa”. Alvin Toffler.

Observar cada tarefa do dia a dia é chamado de foco horizontal. Esta é a busca da eficiência – fazer o melhor possível aquilo que nos propomos a fazer. E analisar a interação de cada tarefa com os valores básicos que buscamos na vida é chamado de foco vertical. Esta é a busca da eficácia – obter os melhores objetivos desejados.

A junção dos dois objetivos é chamado de produtividade ou de efetividade: ser efetivo é conseguir juntar a eficiência com a eficácia – isto é, alcançar o que se quer com o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

A maioria das dicas e sugestões sobre Produtividade privilegiam o foco vertical, a eficácia, isto é, selecionar o melhor do que deve ser feito. No entanto, só desenvolvendo um bom sistema para manter o foco horizontal, a busca da eficiência, é que conseguiremos abrir “janelas de tempo” para poder melhorar o foco vertical – o planejamento adequado do que é melhor a ser feito.

Com estes conceitos já definidos, podemos dizer que o mais importante é utilizar de forma metódica um sistema de organização pessoal integrado, que possibilite fazer este controle. E estava faltando um sistema do dia a dia mais prático e rápido. E para isso foi estruturado a metodologia GTD – Getting Things Done, em tradução livre “Fazendo as Coisas Acontecerem” – do consultor americano David Allen.

Esta metodologia enfatiza quatro etapas para a organização de suas “coisas” (tarefas, prioridades, projetos, metas, documentos e rotinas):

- Coletar as informações, listar e verificar todas as tarefas que estamos envolvidos no dia a dia.
- Analisar, revisar e definir os Projetos envolvidose suas Metas Intermediárias.
- Especificar as Metas de Longo Prazo e descobrir o que estamos atingindo.
- Definir os Valores importantes para nós.

O processo de organização e produtividade pessoal visa nos permitir ter maior relaxamento e só concentrar a energia naquilo que realmente interessa. Precisamos ter clararmente definidos os projetos e as ações necessárias para fazê-los caminhar bem e ter um sistema de lembretes confiável, revisado regularmente. Isto cria um foco horizontal. Só depois de nos organizarmos podemos deixar de lado aquelas tarefas que não mais atendem nossos valores.

Nosso maior desafio hoje em dia é a manipulação do conhecimento. O trabalho é mais difuso do que nos tempos passados. Não tem um início, meio e fim definidos. A falta de limites aumenta em muito a dose de esforço e concentração que devemos realizar. Sempre há algo que poderia ser melhor e sempre há algo a mais que poderia ser acrescentado.

Não existe um sistema perfeito – existe atenção ao sistema disponível e permanente aperfeiçoamento neste. No dia a dia sempre parecem sobrar telefonemas a mais, ações a mais, pontos a serem amarrados, reuniões a serem feitas… Na maior parte do tempo sabemos o que deveríamos fazer. No entanto é necessário aplicar as ações no tempo de forma mais organizada, completa e sistemática, para não ser levado ao sabor das circunstâncias. Precisamos de ferramentas mais eficazes.

Os hábitos básicos de trabalho que desenvolvemos desde a tenra infância privilegiam a Urgência. “Menino, faça isto já!”. Não pensamos, ao receber uma incumbência, na melhor forma de PLANEJAR fazê-la. Só paramos para planejar no MOMENTO em que é a hora de fazê-la – a hora em que se torna Urgente.

A cada momento somos instados para fazer mais e mais do que antes. Quem faz apenas aquilo para o qual foi contratado? Isto é, não alocamos o Tempo às Tarefas. Alocamos as Tarefas ao Tempo. No entanto, o tempo não é um Recurso manipulável; as Tarefas é que o são. Para muitos profissionais, tudo o que fazem é prioritário. E no momento que tudo é importante, nada mais é prioritário…

Muitos seminários e cursos ensinam conceitos sobre como criar uma “visão global”, baseada na administração do tempo e a fixação de metas e valores que auxiliem a dar melhor direção ao trabalho. E quando se fala em Gestão do Tempo, é bom deixar claro que não é isso o que acontece na realidade, e sim Gestão de Metas, planificação de Metas no Tempo.

Controle do Tempo e Filtragem de informação

Hyrum Smith – vice-presidente da Franklin-Covey, empresa conhecida por seus livros, palestras e divulgação de estratégias sobre Administração do Tempo, publicou recentemente o livro “O Gladiador Moderno”, pela Campus. Neste livro mostra, através da poderosa metáfora do gladiador, como o sucesso hoje em dia depende de nosso treinamento e de nossas ferramentas, exatamente como no tempo dos romanos.

Para vencer as batalhas de hoje, o gladiador moderno deve usar o treinamento e a experiência como um escudo, e as ferramentas de produtividade pessoal como a espada curta, crucial para a ascensão do Império Romano.

Apesar da relevância do que é dito, o procedimento de Gestão do Tempo preconizado segue o princípio de primeiro planificar os Valores e, a partir dele, escolher o que poderá fazer no dia a dia. Isto é possível quando dispomos do controle quase absoluto de nosso tempo: o chamado Tempo Discricionário (tempo de nossa própria escolha). No entanto isto não é viável para a maioria de nós.

A pressão do dia a dia é tão grande que não conseguimos nos apartar do TEMPO – é impossível parar o tempo – e deixar de lado as tarefas que JÁ estamos fazendo, para conseguir elaborar os valores pessoais e profissionais. A quantidade de coisas que desviam a atenção em cada dia impede que se possa refletir sobre os valores e metas todo o tempo. E, também, um sistema ineficaz de organização não auxilia a hierarquizar os projetos a partir das metas. Além do mais, se simplesmente priorizarmos nossos valores, iremos, fácilmente, DUPLICAR ou TRIPLICAR a quantidade de coisas urgentes a serem feitas, a cada dia…Na prática, a forma mais adequada de planejar as tarefas é partir do controle e aperfeiçoamento do dia a dia. Isto é, virar ao contrário a pirâmide de gestão do tempo.“Concentrar-se nos valores não simplifica a nossa vida. Só lhe dá sentido e direção – e muito maior complexidade” David Allen.

Foco Horizontal

“A vida é negada pela falta de atenção, seja no ato de limpar uma janela ou de escrever uma obra-prima” Nadia Bondanger.

É importante dispor de um sistema de visão ampla, que gerencie tanto os níveis mais abstratos – dos valores – quanto os níveis mais prosaicos – das ações do dia a dia. E este deve manter controle sobre as centenas de novos insumos que chegam todos os dias.

Os tradicionais sistemas de administração de tempo que usamos – agendas, handhelds (computadores de mão), calendários, muitas vezes parecem insuficientes para gerenciar a quantidade e a velocidade de tarefas e compromissos que caem em cima de nós. Por isso muitos se acostumam a gerenciar tudo isso de cabeça, alegando “não ter tempo para anotar”. E se orgulham de manter a sua atenção sobrecarregada – ignorando as repercussões disto sobre sua saúde física, emocional e sobre a qualidade criativa de suas decisões….

Como a maioria não tem um sistema confiável, precisam concentrar-se mais, e convivem com o estresse. O cérebro é uma pilha eletroquímica, com várias camadas de neurônios utilizando a glicose cerebral. Pensar gasta mais esforço ao longo dos anos que o próprio pulsar do coração. O coração pulsa contínuamente no peito e mesmo assim gasta menos glicose em seus batimentos do que o cérebro, que apenas pensa.Pensar requer muita energia.

De forma simplificada, é como se cada neurônio individual se ocupasse com um determinado pensamento consciente. Se atribuirmos à nossa mente consciente a tarefa de lembrar de alguma coisa, ela fica PERMANENTEMENTE lembrando disso, pois para ela o momento de fazer isso é o MOMENTO PRESENTE. Este gasto de calorias cerebrais é uma “fuga de corrente” e um desperdício de energia criativa.

A maior parte do estresse vem dos compromissos mal administrados. Cada compromisso marcado ou tarefa assumida, ou lista de ações envolvida em um projeto é um “espaço mental” e uma fuga de corrente em seu cérebro. Algumas podem ser muito importantes e outras simples – mas, acredite, para o seu cérebro, tudo é a mesma coisa – algo a ser feito. Ele não distingue a valoração daquilo que deve ser lembrado – fazer aquele sanduíche ou completar o projeto do trabalho; pregar o botão na camisa ou completar a edição do vídeo da semana. Para ele tudo são pendências, e todas elas ficam pressionando a atenção da mesma maneira – só que com envolvimentos emocionais diferentes.

O grande segredo disto é que você tem de pensar mais do que imagina para tomar uma decisão, mas o seu cérebro não sabe o quanto pensamento é necessário, e assim assume que TODOS os recursos do cérebro devem ficar disponíveis. A sua memória de curto prazo, que estimula à ação, só pode se ocupar de poucas coisas ao mesmo tempo. Pelas pesquisas da Psicologia e como é ensinado na Neurolinguística, em média mantemos a atenção entre 5 a 9 coisas ao mesmo tempo, em rápida sucessão. Qualquer listagem maior do que isso é complexa demais para a consciência, e é subdividida em listas menores, de 5 a 9 coisas.

O que acontece é que possivelmente temos muito mais compromissos do que temos consciência. Se for listar todos os projetos em que está envolvido, encontrará, com certeza, muito mais do que cem. Você aceitou a responsabilidade por todos eles, em algum nível.

Na metodologia do GTD, qualquer coisa que está em sua mente e não foi planejada da mesma maneira é um tipo de “entulho mental”, uma fuga de corrente psíquica e está retirando energia de sua criatividade, intuição e tomada de decisão. É mais do que apenas uma abordagem de gerenciamento de tempo e metas, e sim quase uma filosofia de redução do estresse.

O propósito desta abordagem é permitir a “mente limpa” capaz de se concentrar no momento presente – na Ação Presente – com o mínimo de estresse. O estresse positivo, que estimula a ação. Um músculo tenso e rígido é fácil de ser quebrado. Um músculo relaxado tem respostas mais rápidas e precisas. Da mesma maneira a mente: use sua energia e concentração no momento necessário, e não a mantenha perpétuamente tensionada. É como o tigre, que só distende e contrai os músculos no momento do salto.

A maioria das pessoas utiliza algum sistema de administração do tempo. Uma agenda se compõe normalmente de um calendário – para compromissos – e uma lista de coisas a fazer. Alguns até o colocam no computador, para se organizarem melhor. Talvez utilizem um código de prioridades, do tipo “ABC”.

Hoje em dia muitos se acostumam a administrar “por email”. Recebem o email e costumam trabalhar a partir dele, imaginando-o como caixa de entrada, lembrete de pendências e caixa de saída. No entanto estes sistemas não são abrangentes e possuem “pontas soltas”. E o volume de tarefas que pressiona o dia a dia faz com que estes sistemas não sejam utilizados de forma metódica. E se não forem completos e seguros, não são úteis.

As listas são a base da metodologia GTD. Criar listas e subdividir as tarefas em unidades menores, já tomando as decisões prévias do que será feito com cada tarefa, evita sobrecarregar a mente. E, assim, se há muitas decisões a serem tomadas, a mente se mantém em um estado de super-alerta, pronta para tomar muitas decisões, sem descanso. Isto acarreta mais estresse e pode piorar a qualidade das decisões. Assim que você toma uma decisão, o nível de alerta se reduz. Mais energia se torna disponível para outras decisões a serem tomadas.

O seu sistema de listas de tarefas e projetos deve preencher três requisitos:

1. Completo – Será necessário organizar e listar TODOS os projetos e tarefas, e colocá-los no papel. Se está em sua mente e não é para ser feito agora, não está de forma definida no papel. Você precisa de um sistema confiável fora da mente.
2. Pró-ativo – você deve saber EXATAMENTE qual é a PRÓXIMA AÇÃO a ser feita por você, em cada um dos compromissos e projetos.
3. Cíclico – você precisa de ter um sistema de revisão constante do sistema, para não deixá-lo ultrapassado ou incompleto, para que ele possa continuar sendo útil.

A maioria das pessoas só decide refletir sobre o trabalho quando é o momento de realizá-lo. E, por isso, as decisões complexas envolvidas ficam pertubando as suas mentes inconscientes, durante a realização de todos os outros trabalhos.

A maioria das pessoas parece distraída porque suas memórias conscientes estão abarrotadas de listagens de coisas a fazer, que para elas são mais importantes do que estarem atentas e concentradas no momento presente. E, assim, se o momento presente modifica algo de suas listas de tarefas, ou elas perdem o momento presente ou precisam reajustar TODA a lista…. Isto é uma overdose de atenção.

As coisas ficam na sua mente porque você:
– não sabe exatamente qual é o objetivo pretendido;
– não decidiu qual é o próximo passo, em termos de ação física;
– não tem lembretes sobre o que fazer e quando fazer os próximos passos, em um sistema confiável.

A melhor abordagem para facilitar o controle do seu tempo é implantando a metodologia de sempre definir a Próxima Ação:

• Pegue o projeto ou situação que mais está em sua mente no momento. O que mais o incomoda? Escreva o projeto na folha.
• Agora, descreva o resultado positivo que pretende. O que você precisa ver para ter o projeto realizado?
• Agora, escreva a primeira AÇÃO FÍSICA necessária para iniciar e progredir a situação.

Não formule todo o planejamento, mas apenas o que pode realizar AGORA, se sua decisão fosse começar a tarefa IMEDIATAMENTE. Descreveu algo que depende só de você – algo que possa fazer – ou escreveu algo que precisa ESPERAR que alguém o faça? Se escreveu assim, é importante notar que a sua PRÓXIMA AÇÃO não é essa, e sim entrar em contato com este alguém… E, é claro, deve ter à mão um telefone e o endereço deste alguém. Se não tem, a sua próxima ação seria encontrar o telefone desta pessoa e se programar para estar perto de um telefone, com todas as informações necessárias para ter uma ligação telefônica produtiva. Sabemos, intuitivamente, disto. Mas nossos sistemas de organização de tarefas não são assim tão diretamente organizados.

“A preocupação constante e improdutiva com todas as coisas que temos a fazer é o maior consumidor individual de tempo e energia” Kerry Gleeson.

Você não gerencia o tempo – gerencia as suas ações no tempo disponível;
Você não gerencia prioridades – averigua as prioridades dos projetos e gerencia suas ações para acompanhá-las;
Você não gerencia informações – obtém as informações para apoiar as suas ações no tempo e prioridades disponíveis.

Sua mente inconsciente não toma decisões novas por você. Se ela fosse mais esperta, só lembraria a você daquilo que você precisa fazer quando você estivesse em um lugar em que pudesse fazer algo com referência à esta coisa. Se você precisa comprar algo no supermercado, não seria a melhor hora de se lembrar disso quando passasse no supermercado e não antes? Por que lembrar disso durante o trabalho ou em outro lugar? Porque lembrar disto mais de uma vez?

Se você listar agora todas as coisas que decidiu fazer, em algum tempo, normalmente será apenas um monte de “entulho mental”. Apenas listar todas estas coisas não fará, realmente, que elas saiam de sua cabeça e reduzam o seu estresse.

Não podemos evitar que exista entrada de tarefas a cada dia, da mesma maneira que não podemos evitar a entrega de e-mails em nossa caixa postal. O que precisamos é uma maneira de organizar melhor a decisão do que fazer com referência a isso tudo.

Por isso, listas de “Coisas a Fazer” dificilmente são práticas. A maioria começa uma, depois duas delas, e as deixa acumular, sem fazer a maioria. Com o tempo estas listas ficam desatualizadas, e não são revistas com a frequência necessária para serem, pelo menos, um pouco úteis.

Você pode buscar fazer as coisas mais rápido, trabalhar mais horas etc. Mas o que acontece é que, na prática, isto fará com que aumente a quantidade de entradas de “coisas a fazer”, em um ritmo maior, e assim sucessivamente. Isto porque a quantidade de coisas que poderiam ser feitas sempre é infinita, e fazer tudo o melhor possível sempre requer mais e mais ações.

Porém, se você se habituar a TOMAR DECISÕES IMEDIATAS sobre o QUANDO e COMO fazer a PRÓXIMA AÇÃO em cada tarefa, terá um certo “espaço mental” disponível, para fazer o melhor possível cada tarefa no tempo que se dispôs.

A falta de tempo não é o principal problema, e sim a falta de clareza das ações. E isto tem a ver com planejamento e comunicação, já que não trabalhamos sozinhos.

É difícil gerenciar ações ainda não identificadas. E por isso a maioria das pessoas reclama de não ter tempo para realizar seus projetos e seus objetivos. Não se realiza projetos, e sim ações presentes alinhadas com os projetos futuros.

Trabalhar de baixo para cima, melhorando o nível das tarefas diárias, abre mais “espaço mental” para refletir sobre valores. Se sua caixa de entrada estiver organizada, conseguirá refletir melhor sobre eles e o planejamento estratégico, tanto pessoal quanto organizacional. E trabalhar de baixo para cima passa por cinco estágios do fluxo de trabalho: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer.

“Não basta olhar para cima das escadarias; precisamos subir todos os seus degraus” Vaclav Havel

Os Estágios

Coletar – Processar – Organizar – Revisar – Fazer

Realizar estas cinco etapas de uma só vez não é prático. Ao elaborar uma lista de tudo o que se tem a fazer, NÃO comece a executar aquilo que é mais importante ou urgente. Apenas faça a lista primeiro, depois planeje o que vai fazer (quando começar aquele trabalho) e depois arquive, até o momento exato de executar a tarefa. Parece óbvio, mas pouca gente cumpre este sistema de forma espontânea, se tornando refém do que está ã sua frente…

1. Coletar
É listar, em uma folha de papel ou de forma digital, de tudo o que é possivel, de todas as pendências, ações e projetos em seu dia a dia. Qualquer coisa, pequena ou grande, pessoal ou profissional, tudo deve ser coletado e empilhado.

Onde você coleta?
• sua mesa e sua caixa de entrada física;
• caixa de entrada e pastas de email;
• papéis e anotações avulsas;
• seus arquivos, referências e listas de follow-up e checagem;
• gavetas, guardados, aposentos;
• agendas passadas e em você mesmo.

Coloque tudo em uma caixa de entrada física – se o objeto é grande, pegue uma folha de papel A4 e anote os itens de projeto, conforme já especificado. O importante é a menor quantidade possível de caixas de entrada, para termos menos lugares onde pode se esconder uma tarefa, o que fará que ocupe a sua mente, e não saia de lá.

Se há muita pendência em email, das duas uma: crie uma pasta de “Ações” e leve tudo para lá. Deixe a caixa de entrada do email vazia, pois o que entra lá afeta a sua atenção no momento, e não permite que você pense e decida sobre o que fazer.

Usar o email como caixa de entrada nem sempre é a melhor maneira. Muitos usam o sistema de enviar um email para si mesmos, contendo o planejamento da tarefa, e resumindo em um só email a listagem das pendências, e fazendo uma subpasta daquele projeto, com os emails referentes a ele. Outros utilizam um software de texto hierárquico, do qual falaremos mais adiante.

Nem tudo dá tempo de digitar, escanear e prover em uma caixa de entrada digital. Uma caixa de entrada de papel e documentos ainda é necessária. Mas não é necessário mover toda a estante para ela. Basta uma folha de papel conforme acima, informando precisamente onde, na estante, estão as referências, ou então uma referência no computador.

2. Processar
O objetivo da metodologia é esvaziar todo dia a caixa de entrada, arquivando aquilo que não estamos fazendo no momento, de maneira fácil de ser resgatada e fazendo listas do restante. Todo mundo que usa GTD aprende a importância de fazer listas de tudo. Listas são práticas, e organizam a informação. E o melhor atualmente é colocá-las em software. Podemos ter listas para:

• Compras a fazer
• Metas de Vida
• Valores Pessoais
• Programa de Exercícios
• Livros para ler
• Filmes para ver
• Aniversários
• Lista de presentes desejados
• Piadas
• Idéias criativas
• Lista de materiais para viagem
• Histórias para contar
• Números de documentos seus e de parentes
• Hiperlinks
• Locais a visitar e o que fazer lá
• Citações (Quotes)
• Bons restaurantes
• Marca e Números de série de produtos comprados

Você pode deixar estas listas em papel, em um arquivo de software ou até na Internet. As alternativas online possuem vantagens inegáveis hoje em dia, com a disponibilidade de banda larga, permitindo manter todos os seus controles independentes de micro e de forma bem segura. E existem diversos serviços de baixo custo ou até gratuitos, fáceis de serem utilizados. Por exemplo, no site Yahoo há uma agenda e um bloco de notas útil. E hiperlinks podem ser arquivados no serviço gratuito Del.icio.us e similares.

Para anotar listas em qualquer lugar pode-se também usar o Blablalists ou o Tadalists. E existe o excelente serviço Basecamp, que é pago, mas permite utilizar um só projeto de forma gratuita. E um só projeto é o suficiente para manter uma agenda online bem completa, ou abrir vários, em emails diferentes, para gerenciar vários projetos… É uma forma de ter um ótimo workgroup colaborativo com baixo custo.

Para quem prefere instalar um software de controle de informações e listas, a melhor sugestão é o software gratuito Keynote. Ele é um editor de texto em tópicos (costumeiramente conhecido como outliner) e é uma ótima forma de gerenciar informações dispersas, desde tarefas, receitas, notas, artigos, links até um livro inteiro, capítulo por capítulo. Há outras opções, pagas, tais como o Treepad, o NoteStudio e o Action Outline.

Links:
Yahoo: http://www.yahoo.com.br
Del.icio.us: http://del.icio.us
Blablalists: http://blablalist.com/
Tadalists: http://www.tadalist.com/
Basecamp: http://basecamphq.com
Keynote: http://www.tranglos.com/free/keynote.html
Treepad: http://www.treepad.com/
NoteStudio: http://www.dogmelon.com.au/NoteStudio.shtml
Action Outline: http://actionoutline.com/

3. Organizar
A primeira pergunta é a reflexão do que devemos fazer. Se puder jogar fora, jogue. Se nada puder fazer sobre a informação – ARQUIVE IMEDIATAMENTE, como referência útil, de forma que seja fácil de ser recuperada. Nunca a retorne para a caixa de entrada, no aguardo de precisar dela.

Como arquivar? A melhor forma é a alfabética, com títulos abaixo da ordem alfabética. Assim qualquer pessoa entenderá rápidamente onde encontrar algo, através da pista de um ou outro nome-chave. Arquivos cuja estrutura-raiz não seja alfabética não são tão práticos para quem não os conhece – e mesmo para quem os conhece, pois exigem muita reflexão na hora de guardar ou procurar alguma coisa.

Abaixo colocamos o ciclo completo do fluxo de documentos e pendências:

O anel externo:

- Não passível de ação:
Lixo
Arquivo de referências para revisão (incubação);
Arquivo de referências indexadas;

- Passível de ação:
Planejamento de projetos (arquivos);
Lista de projetos
Calendário de compromissos
Calendário de follow-up
Lista de próximas ações

O que é um Projeto? São tarefas com pelo menos mais de uma ação sequencial e dependente da realização da primeira. Se complexos, podem ser feitos em sistemas sofisticados, que possuem gráficos de Gantt e PERT-CPM, tais como o Visio, da Microsoft ou o Double Choco Late, um excelente sistema de gerenciamento de projetos online, em intranet, e totalmente gratuito (http://dcl.sourceforge.net).

Você não executa um projeto em um dia, e sim as ações relacionadas a ele. O importante em revisar os projetos e listar as próximas ações de forma regular é incorporar em sua listagem de próximas ações tudo o que é importante ser feito hoje para obter o projeto amanhã.

Não importa se utiliza uma ferramenta sofisticada de acompanhamento de projetos: transcreva as próximas ações para a sua lista de forma regular, com base em uma revisão diária ou semanal, e a mantenha atualizada.

10 Tarefas de Organização que você pode fazer em 2 minutos livres

1. Arquive cinco assuntos diferentes.
2. Olhe apenas uma sub-pasta de e-mail e decida revisar vinte itens do que guardou nela.
3. Pegue tudo que está na sua Caixa de Entrada, seja virtual ou de papel, e coloque em uma sub-pasta chamada Organizar. E crie, abaixo dela, quatro subpastas vazias: Eliminar, Fazer, Arquivar, Delegar. E, de agora em diante, o que de novo entrar na Caixa de Entrada, passe direto para uma delas.
4. Todo dia olhe a pasta Eliminar, revise e apague definitivamente vinte itens. Elimine de vez isto da sua vida.
5. Arranje uma prateleira grande e esvazie-a. Em um canto desta, coloque uma pilha de papéis que está a muito ocupando espaço em seu escritório. Toda vez que tiver dois minutos livres, vá até a pilha e distribua o seu conteúdo em quatro pilhas menores: Eliminar, Fazer, Arquivar, Delegar.
6. Tenha sempre muitos saquinhos plásticos, etiquetas adesivas e hidrocores. Pegue a pilha para arquivar e embale cada item. Escreva o assunto e coloque em ordem alfabética.
7. Marque um compromisso. Em dois minutos marque compromissos não urgentes mas que estão a tempos esperando um tempo livre… Transfira os compromissos para o seu calendário e reduza assim a lista de Próximas Ações.
8. Organize os seus recibos e papéis contábeis.
9. Organize uma gaveta, unificando suprimentos e material de apoio ou uma gaveta de roupas.
10. Organize fotos soltas em álbuns.

4. Revisar
Uma boa proposta de organização é:A cada dia:
REVISE e ATUALIZE o Calendário, a partir da Lista de Ações e da Lista de Projetos;
FAÇA o que se programou a partir da Lista de Ações. Uma boa maneira de não se estressar é manter em no máximo 7 tarefas pré-definidas por dia (mais ou menos duas);
ATUALIZE a lista de Ações a partir dos Calendários e Lista de Projetos;A cada semana:
REVISE a Lista de Projetos a partir dos arquivos de Planejamento de Projetos;
VERIFIQUE regularmente as referências arquivadas, para saber se há algo que deve ser incorporado ao Planejamento de Projetos;A cada mês:
REFLITA se os Projetos estão alinhados com os Valores e Objetivos mais importantes.

“Muitas pessoas se sentem melhor em relação ao seu trabalho quando limpam, fecham, esclarecem e renegociam todos os seus acordos consigo mesmas e com os outros. Faça isso toda semana, ao invés de anualmente”. David Allen.

5. Agir
Analise cada tarefa da pilha – é uma tarefa que posso fazer em 2 a 5 minutos? Se for, FAÇA-A imediatamente. Se não for, mas dispor de todos os dados, aloque o espaço para ela em seu Calendário de Compromissos ou coloque na pilha de Tarefas para o futuro, agendadas.

Em cima de sua mesa só deve ficar o seu Calendário, a sua Lista de Próximas Ações, Lista de Follow-Up, Lista de Projetos.

Por mais que vivamos em um mundo digital, ainda é grande a quantidade de papéis e dados que recebemos de forma material. E para processar a próxima ação muitas vezes só dispomos de um tampo de mesa. Por isso o processo de arquivamento tradicional deve ser dividido em três.

• Arquivo de Projetos
• Referência Geral
• Referência Rápida (Lembretes de Processo)

O terceiro é chamado de “Referência Rápida” ou “Arquivo de Lembretes” ou “Tickler System”, pois visa assessorar o trabalho dos 5 Estágios de Trabalho. Mais do que um Arquivo parado, ele é o local onde diáriamente serão manuseadas as pendências. O ideal é transformar a pilha de Projetos, Ações e Tarefas que usualmente estaciona em cima de sua mesa em arquivos de pendências com fácil resgate de informações.

O Tickler deve ficar mais próximo à mesa de trabalho – mas não em cima da mesa. Podemos criar um sistema de acesso rápido para ordenar as tarefas: 31 pastas numeradas de 1 a 31 (31 dias) e mais 12 pastas numeradas de 1 a 12 (12 meses). Este sistema é chamado “43Folders”. Enquanto coloca os documentos de acordo com o dia em que pretende recuperá-los para cuidar deles, é possível desde usar apenas pastas suspensas até construir os escaninhos em madeira. Ou então usar pastas plásticas largas em polionda, que ficam em pé, com etiquetas bem visíveis. O mais rápido e prático são as pastas suspensas, pela sua flexibilidade, desde que você possa dispor do espaço necessário. Algumas pessoas não precisam de tanto e se contentam em apenas 5 pastas numeradas de 1 a 5 (4,5 semanas) e mais 12 pastas de 1 a 12 (12 meses). Depende da quantidade de Tarefas que você tem e do volume de papel que recebe.

Um sistema para gerenciar as pilhas de tarefas pode ser simples ou elaborado. O ideal é utilizar o sistema mais detalhado – gasta mais energia e espaço para montar, mais economiza muito esforço para resgatar documentos.

Como sugestão, monte no pastas plásticas ou saquinhos para:
• Pagamento de Contas
• Recibos de reembolso
• Leituras
• Pautas – para guardar notas de reuniões a serem feitas semanalmente. Se você sempre se reúne com as mesmas pessoas em momentos diferentes, tenha uma subpasta para cada uma delas.
• Envio – cartas e documentos a enviar.
• Cópias – fotocópias
• Rol – para listas de compras, notas de lavanderia etc
• Listas Diversas de consulta
• Chamadas – para guardar anotações de chamadas telefônicas até ter tempo de retorná-las.
• Entrada de dados – para guardar cartões de visitas e números de telefones em papeizinhos, até ter tempo de digitá-los no computador
• Folhetos – ofertas, coisas a serem compradas, cupons
• Eventos – folhetos de eventos, calendários de atividades futuras
• Classes – material de treinamento, listas de classe e material de estudo de cursos que está fazendo.
• Próximos anos – papéis e taxas para avaliar só no ano que vem ou mais longe.
• Assinar agora – contratos e materiais para ler e assinar o mais cedo possível
• Organizar – material ainda não discriminado
• e muito mais.

Isto é diferente de suas pastas de Projetos no Arquivo normal, compartilhado. Estas podem estar ordenadas por projeto. E lembre-se de atualizar a sua lista de Projetos todos os dias, verificando as Próximas Ações dos Projetos.

E também é diferente do Arquivo de Referência Geral. Este arquiva dados como manuais de instruções de aparelhos, certificados, diplomas, suprimentos a mais (caso não exista um armário separado para eles). Este arquivo é importante, mas deve-se fazer um esforço para não misturá-lo ao Referência Rápida – ele não exige processamento constante – e nem ao de Projetos, pois suas demandas possuem menor prioridade e podem ser buscadas com mais calma.

Arquive isto fora do seu raio de visão – mas tenha um espaço, na mesa ou em um arquivo próximo, para depositar as pastas que estão “em processo”. Se não tiver isso, pode acabar ficando com tudo empilhado próximo.

A decisão sobre a próxima ação é fundamental. Você as faz e depois atualiza a lista de “Próximas Ações” e a lista de “Espera” (Follow-up). Lembre-se, esta também é uma lista de ações, e deve indicar o que você deve fazer para obter a resposta: telefonar, mandar email, se encontrar com alguém…

O Calendário é adequado para coisas com horários específicos:
• Ações com data e hora determinada: compromissos: você vai comparecer em determinada data.
• Ações com data determinada: eventos ou tarefas dependentes de prazo: algo que você quer fazer em determinada data.
• Ações com informações em data determinada: algo que você quer se lembrar em determinada data.

Não faça uma lista diária de coisas a fazer: isto é um desperdício de tempo. Reescrever a cada dia é desmoralizante e acabamos protelando a tarefa. Além do mais, é muito grande a tentação de incluir na lista diária de tarefas algumas que não são obrigatórias para aquele dia. Ao contrário, mantenha uma lista de “Próximas Ações”: ela é estimulante, à medida que vão sendo riscadas cada uma delas. Separe as listas de Próximas Ações por Contexto, isto é, pelo que precisará ter perto ao fazer esta tarefa: um computador, um telefone, uma determinada pessoa.

Foco Vertical
Quando planejamos, o ideal é que sigamos o sistema do planejamento natural. Este sistema pode ser resumido da seguinte forma:

1. Definimos o objetivo e os princípios, alinhando com a Visão
2. Visualizamos, comunicamos e motivamos para os resultados desejados
3. Fazemos brainstorm e motivamos os participantes do Projeto
4. Organizamos os fatos e dados, os insumos e recursos disponíveis, e as alternativas à disposição
5. Identificamos as próximas ações a realizar e anotamos as formas de acompanhá-las.

Apesar de parecer óbvio, muitas vezes nós “saltamos à uma conclusão”, elegendo uma alternativa que nos parece fácil e rápida, sem uma efetiva consideração dos objetivos desejados e sem análise adequada das outras alternativas e realizado um preparo psicológico para a aceitação da ação.Discutir mais detalhadamente este assunto foge do escopo deste artigo. Muitas vezes é necessário um adequado estudo sobre as formas de análise de problemas, sinergia criativa e tomada de decisão. Estes temas ficam para outro momento.

No entanto, vamos falar um pouco do Pensamento Sistêmico. Há duas classes de problemas:

- Problemas Convergentes
- Problemas Divergentes

Problemas Convergentes são aqueles que só possuem uma solução correta. Na verdade são Questões, não problemas. Na escola, nos perguntam: “quanto é dois mais dois”, e aprendemos que a resposta é quatro. Com o tempo, as decisões a respeito já são tomadas, e não demandam mais o uso das partes superiores do nosso cérebro, de tomada de decisões. Só requerem atenção, memória e aprendizagem. A maior parte dos problemas que precisamos administrar no nosso trabalho, no dia a dia, são problemas divergentes. Em inglês são “problems”.

Problemas Divergentes são aqueles do tipo de “Escolha de Sofia”. Isto é, uma decisão que não atende de forma perfeita todos os lados interessados. É um recurso escasso que precisa ser equilibrado entres dois projetos, é uma decisão que precisa ser negociada. É o clássico: “cobertor pequeno”: se cubro os pés, fico com frio no nariz; se cubro o nariz, fico com frio nos pés. Preciso ESCOLHER o que é mais importante, e assim, sim, alinhar com VALORES. Problemas divergentes são verdadeiros problemas. Em inglês são “troubles”.

Quando trabalhamos com Tomada de Decisão, é importante aprendermos a separar o que é Problem do que é Trouble: Questões de Problemas reais, desafios de Pensamento Convergente de desafios de Pensamento Divergente, para podermos planejar as Ações com base nos Valores, nestas determinadas questões.

Neste caso, retornando ao Projeto em vista, precisamos identificar a Meta Maior, para definir o planejamento em torno dele. Nem todos os Projetos necessitam deste momento de reflexão. Mas alguns sim.

Esta é uma visão geral da metodologia GTD, que visa auxiliar a organização pessoal e organizacional. Esperemos que auxilie na implantação de uma melhor organização, tanto pessoal quanto profissional, em suas vidas.

Antonio Azevedo é administrador e comunicador. Atua em Consultoria e Coaching Organizacional e Profissional.

Definição Oficial de GTD por David Allen

O que esperar do curso:
É um evento que visa aumentar a eficiência, apresentando ferramentais e estratégias para controlar metas e objetivos – já que o tempo, ao contrário do que possa parecer, não é um recurso, pois ele é imutável… Mas podemos entender como as prioridades e a atenção se relacionam com a forma de estruturar o tempo e descobrir métodos de fazer mais com o mesmo tempo disponível.

O curso não ensina milagres; e sim algumas metodologias testadas por milhares de pessoas no mundo todo, baseadas na moderna metodologia do consultor David Allen: GTD (Getting Things Done). Algumas dinâmicas são baseadas na PNL – Programação Neurolinguística. E analisaremos as estratégias de sucesso de pessoas famosas em cuidar bem do seu tempo.

Temas:
* ferramentas do uso do tempo * direcionamento por ações * as cinco fases do planejamento de projetos * organize o seu tempo já! * formulários e dispositivos * foco nos resultados * planejamento em equipe * controle sua vida

Público-Alvo:
Profissionais com o tempo muito ocupado. Em suma: todos.

Local e data:
cursos contratados para turmas empresariais, fechadas.

Valor:
R$ 450,00 por pessoa.
Reserve a sua vaga pelo Formulário de Inscrição, neste site.
Não são feitas inscrições no dia de início.

Instrutor:
Antonio Azevedo – administrador e comunicador, tem como principal foco o impacto da comunicação e da criatividade no desempenho pessoal e profissional. Atua desde 1990 no Treinamento do Potencial Humano, como Trainer, Coach, Consultor e Mentor Executivo e Organizacional.

Até o momento eu usava o sistema online AirSet.com. De todos os que pesquisei, é o que oferece as maiores vantagens: um calendário online rápido e com sincronização com o Palm, lista de informações e anotações em blogs, tudo o que é útil para um escritório virtual na Web.

No entanto, o sistema de listas ainda é muito lento, e pouco prático para gerenciar muitas tarefas. O sistema do Tasktoy é muito mais rápido. Sim, o sistema do AirSet pode ser gerenciado pelo celular. Mas isto, aqui no Brasil, não é possível no momento. Então, se preciso de um computador, o sistema Tasktoy ainda é o melhor.

Se você ainda não conhece, vá logo se registrar: http://tasktoy.com .

Mas lembrem-se, não há nenhuma garantia de segurança ou criptografia no sistema Tasktoy. Se o utilizarem, é por sua própria conta e risco. Evitem colocar dados vitais ou sigilosos.