Executive Coaching

Como fazer mais em menos tempo

Encontra dificuldade de fazer a semana render? Mantenha um registro detalhado do que realizou, por categoria de atividade. Este é o primeiro passo para melhor gerenciar o seu tempo e saber como o está dispendendo. É uma maneira efetiva de começar e lhe dará um tremendo insight. Os hábitos inconscientes de uso do tempo ficarão perceptíveis.

Como fazê-lo? Em um computador poderá utilizar um registro ou um contador, marcando o início e o fim de várias tarefas. Ou então usar um registro manual por uma ou duas semanas. Depois de um ou dois dias, entenderá melhor quais são as categorias gerais que mais se adaptam ao seu tipo de atividade.

Se você quiser saber mais, calcule a percentagem do seu tempo total em cada atividade e categoria. Seja detalhista e obterá muito material para análise. Notará muito tempo desperdiçado em email, lendo notícias, navegando na web, telefonemas, comendo, indo ao banheiro, é claro… Mas também perceberá suas estratégias de procrastinação, de tomada de decisão e de preparação para a ação. E perceberá que precisa fazer alguma coisa quanto ao seu tempo.

Não adianta lhe oferecer um modelo pronto. O importante é a atitude e o conceito. Registre o seu tempo. Perceberá como uma pequenina fração dele poderá cuidar do mesmo trabalho que já faz, se não existisse nada do que considera desperdício. No entanto, não se iluda – é impossível acabar com tudo que desperdiça o tempo. O que poderá fazer é se tornar consciente destes fatores e pensar em medidas corretivas simples.

Talvez sinta que os seus sentimentos sobre o tempo se refiram ao acúmulo de trabalho que você tem hoje, e cada dia mais. Ou ao fato da baixa colaboração das pessoas que trabalham com você. No entanto, estudos americanos mostraram que em média um trabalhador de escritório normalmente realiza o seu trabalho diário em apenas uma hora e meia. E, no resto do tempo, ele socializa, tem pausas para café, come, tem conversas não relacionadas ao escritório, está em trânsito, aguarda pessoas, procura papéis (que não estão bem arquivados ou corretamente organizados), e faz dezenas de outras coisas que não são exatamente aquilo que se propôs a fazer naquele momento.

Na média o trabalho de escritório não começa realmente até às 11 horas da manhã e acaba em média lá pelas 3:30 da tarde. Convém lembrar que as conversas no escritório são partes importantes do trabalho – mesmo que não possam ser aplicadas diretamente na tarefa. Mas, mesmo contabilizando isso como tempo útil, a média do trabalho diário não passa de duas horas e meia.

Você pode objetar que isso é uma média, e não representa o seu escritório e o seu dia a dia. Então porquê não mede o seu tempo para provar isto para si mesmo? Mesmo que faça uma medição acurada do seu tempo e faça medidas corretivas, é provável que retorne aos habituais sistemas, se não fizer uma mudança metodológica objetiva. Por isso, depois de aprender as principais categorias desperdiçadoras que observa no seu trabalho, reduza o controle para uma simples percentagem de tempo produtivo versus tempo que passa no escritório. Isto é suficientemente prático e fácil de registrar – e não desperdiça o seu tempo em muitas anotações. Se o sistema for excessivamente burocrático e minucioso de se manter, não valerá a pena. O importante é que estimule a atitude, e não que seja uma biografia permanente dos seus hábitos de trabalho.

É provável que obtenha uns 25% de tempo útil – horas de trabalho real dividido pelo tempo no escritório. E se quiser melhorar, só trabalhar mais duro não é suficiente. Pequenas mudanças no seu sistema de trabalho poderão ter impacto drástico no tempo produtivo – e abrir assim espaço para mais tarefas úteis, menos estresse e mais qualidade de vida.

O ideal é pré-definir o seu trabalho – o que fará nos próximos minutos ou meia hora, e qual o objetivo desejado. Se fizer de maneira consistente, será mais produtivo. Assim, poderá chegar na metade do dia e perceber que já realizou tudo o que se propôs a fazer, e assim abrir espaço para organizar o seu dia de maneira pró-ativa.

“Você tem que refletir sobre as grandes coisas enquanto está fazendo as pequenas coisas, para que todas as pequenas coisas sigam na direção certa”. Alvin Toffler.

Observar cada tarefa do dia a dia é chamado de foco horizontal. Esta é a busca da eficiência – fazer o melhor possível aquilo que nos propomos a fazer. E analisar a interação de cada tarefa com os valores básicos que buscamos na vida é chamado de foco vertical. Esta é a busca da eficácia – obter os melhores objetivos desejados.

A junção dos dois objetivos é chamado de produtividade ou de efetividade: ser efetivo é conseguir juntar a eficiência com a eficácia – isto é, alcançar o que se quer com o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

A maioria das dicas e sugestões sobre Produtividade privilegiam o foco vertical, a eficácia, isto é, selecionar o melhor do que deve ser feito. No entanto, só desenvolvendo um bom sistema para manter o foco horizontal, a busca da eficiência, é que conseguiremos abrir “janelas de tempo” para poder melhorar o foco vertical – o planejamento adequado do que é melhor a ser feito.

Com estes conceitos já definidos, podemos dizer que o mais importante é utilizar de forma metódica um sistema de organização pessoal integrado, que possibilite fazer este controle. E estava faltando um sistema do dia a dia mais prático e rápido. E para isso foi estruturado a metodologia GTD – Getting Things Done, em tradução livre “Fazendo as Coisas Acontecerem” – do consultor americano David Allen.

Esta metodologia enfatiza quatro etapas para a organização de suas “coisas” (tarefas, prioridades, projetos, metas, documentos e rotinas):

- Coletar as informações, listar e verificar todas as tarefas que estamos envolvidos no dia a dia.
- Analisar, revisar e definir os Projetos envolvidose suas Metas Intermediárias.
- Especificar as Metas de Longo Prazo e descobrir o que estamos atingindo.
- Definir os Valores importantes para nós.

O processo de organização e produtividade pessoal visa nos permitir ter maior relaxamento e só concentrar a energia naquilo que realmente interessa. Precisamos ter clararmente definidos os projetos e as ações necessárias para fazê-los caminhar bem e ter um sistema de lembretes confiável, revisado regularmente. Isto cria um foco horizontal. Só depois de nos organizarmos podemos deixar de lado aquelas tarefas que não mais atendem nossos valores.

Nosso maior desafio hoje em dia é a manipulação do conhecimento. O trabalho é mais difuso do que nos tempos passados. Não tem um início, meio e fim definidos. A falta de limites aumenta em muito a dose de esforço e concentração que devemos realizar. Sempre há algo que poderia ser melhor e sempre há algo a mais que poderia ser acrescentado.

Não existe um sistema perfeito – existe atenção ao sistema disponível e permanente aperfeiçoamento neste. No dia a dia sempre parecem sobrar telefonemas a mais, ações a mais, pontos a serem amarrados, reuniões a serem feitas… Na maior parte do tempo sabemos o que deveríamos fazer. No entanto é necessário aplicar as ações no tempo de forma mais organizada, completa e sistemática, para não ser levado ao sabor das circunstâncias. Precisamos de ferramentas mais eficazes.

Os hábitos básicos de trabalho que desenvolvemos desde a tenra infância privilegiam a Urgência. “Menino, faça isto já!”. Não pensamos, ao receber uma incumbência, na melhor forma de PLANEJAR fazê-la. Só paramos para planejar no MOMENTO em que é a hora de fazê-la – a hora em que se torna Urgente.

A cada momento somos instados para fazer mais e mais do que antes. Quem faz apenas aquilo para o qual foi contratado? Isto é, não alocamos o Tempo às Tarefas. Alocamos as Tarefas ao Tempo. No entanto, o tempo não é um Recurso manipulável; as Tarefas é que o são. Para muitos profissionais, tudo o que fazem é prioritário. E no momento que tudo é importante, nada mais é prioritário…

Muitos seminários e cursos ensinam conceitos sobre como criar uma “visão global”, baseada na administração do tempo e a fixação de metas e valores que auxiliem a dar melhor direção ao trabalho. E quando se fala em Gestão do Tempo, é bom deixar claro que não é isso o que acontece na realidade, e sim Gestão de Metas, planificação de Metas no Tempo.

Controle do Tempo e Filtragem de informação

Hyrum Smith – vice-presidente da Franklin-Covey, empresa conhecida por seus livros, palestras e divulgação de estratégias sobre Administração do Tempo, publicou recentemente o livro “O Gladiador Moderno”, pela Campus. Neste livro mostra, através da poderosa metáfora do gladiador, como o sucesso hoje em dia depende de nosso treinamento e de nossas ferramentas, exatamente como no tempo dos romanos.

Para vencer as batalhas de hoje, o gladiador moderno deve usar o treinamento e a experiência como um escudo, e as ferramentas de produtividade pessoal como a espada curta, crucial para a ascensão do Império Romano.

Apesar da relevância do que é dito, o procedimento de Gestão do Tempo preconizado segue o princípio de primeiro planificar os Valores e, a partir dele, escolher o que poderá fazer no dia a dia. Isto é possível quando dispomos do controle quase absoluto de nosso tempo: o chamado Tempo Discricionário (tempo de nossa própria escolha). No entanto isto não é viável para a maioria de nós.

A pressão do dia a dia é tão grande que não conseguimos nos apartar do TEMPO – é impossível parar o tempo – e deixar de lado as tarefas que JÁ estamos fazendo, para conseguir elaborar os valores pessoais e profissionais. A quantidade de coisas que desviam a atenção em cada dia impede que se possa refletir sobre os valores e metas todo o tempo. E, também, um sistema ineficaz de organização não auxilia a hierarquizar os projetos a partir das metas. Além do mais, se simplesmente priorizarmos nossos valores, iremos, fácilmente, DUPLICAR ou TRIPLICAR a quantidade de coisas urgentes a serem feitas, a cada dia…Na prática, a forma mais adequada de planejar as tarefas é partir do controle e aperfeiçoamento do dia a dia. Isto é, virar ao contrário a pirâmide de gestão do tempo.“Concentrar-se nos valores não simplifica a nossa vida. Só lhe dá sentido e direção – e muito maior complexidade” David Allen.

Foco Horizontal

“A vida é negada pela falta de atenção, seja no ato de limpar uma janela ou de escrever uma obra-prima” Nadia Bondanger.

É importante dispor de um sistema de visão ampla, que gerencie tanto os níveis mais abstratos – dos valores – quanto os níveis mais prosaicos – das ações do dia a dia. E este deve manter controle sobre as centenas de novos insumos que chegam todos os dias.

Os tradicionais sistemas de administração de tempo que usamos – agendas, handhelds (computadores de mão), calendários, muitas vezes parecem insuficientes para gerenciar a quantidade e a velocidade de tarefas e compromissos que caem em cima de nós. Por isso muitos se acostumam a gerenciar tudo isso de cabeça, alegando “não ter tempo para anotar”. E se orgulham de manter a sua atenção sobrecarregada – ignorando as repercussões disto sobre sua saúde física, emocional e sobre a qualidade criativa de suas decisões….

Como a maioria não tem um sistema confiável, precisam concentrar-se mais, e convivem com o estresse. O cérebro é uma pilha eletroquímica, com várias camadas de neurônios utilizando a glicose cerebral. Pensar gasta mais esforço ao longo dos anos que o próprio pulsar do coração. O coração pulsa contínuamente no peito e mesmo assim gasta menos glicose em seus batimentos do que o cérebro, que apenas pensa.Pensar requer muita energia.

De forma simplificada, é como se cada neurônio individual se ocupasse com um determinado pensamento consciente. Se atribuirmos à nossa mente consciente a tarefa de lembrar de alguma coisa, ela fica PERMANENTEMENTE lembrando disso, pois para ela o momento de fazer isso é o MOMENTO PRESENTE. Este gasto de calorias cerebrais é uma “fuga de corrente” e um desperdício de energia criativa.

A maior parte do estresse vem dos compromissos mal administrados. Cada compromisso marcado ou tarefa assumida, ou lista de ações envolvida em um projeto é um “espaço mental” e uma fuga de corrente em seu cérebro. Algumas podem ser muito importantes e outras simples – mas, acredite, para o seu cérebro, tudo é a mesma coisa – algo a ser feito. Ele não distingue a valoração daquilo que deve ser lembrado – fazer aquele sanduíche ou completar o projeto do trabalho; pregar o botão na camisa ou completar a edição do vídeo da semana. Para ele tudo são pendências, e todas elas ficam pressionando a atenção da mesma maneira – só que com envolvimentos emocionais diferentes.

O grande segredo disto é que você tem de pensar mais do que imagina para tomar uma decisão, mas o seu cérebro não sabe o quanto pensamento é necessário, e assim assume que TODOS os recursos do cérebro devem ficar disponíveis. A sua memória de curto prazo, que estimula à ação, só pode se ocupar de poucas coisas ao mesmo tempo. Pelas pesquisas da Psicologia e como é ensinado na Neurolinguística, em média mantemos a atenção entre 5 a 9 coisas ao mesmo tempo, em rápida sucessão. Qualquer listagem maior do que isso é complexa demais para a consciência, e é subdividida em listas menores, de 5 a 9 coisas.

O que acontece é que possivelmente temos muito mais compromissos do que temos consciência. Se for listar todos os projetos em que está envolvido, encontrará, com certeza, muito mais do que cem. Você aceitou a responsabilidade por todos eles, em algum nível.

Na metodologia do GTD, qualquer coisa que está em sua mente e não foi planejada da mesma maneira é um tipo de “entulho mental”, uma fuga de corrente psíquica e está retirando energia de sua criatividade, intuição e tomada de decisão. É mais do que apenas uma abordagem de gerenciamento de tempo e metas, e sim quase uma filosofia de redução do estresse.

O propósito desta abordagem é permitir a “mente limpa” capaz de se concentrar no momento presente – na Ação Presente – com o mínimo de estresse. O estresse positivo, que estimula a ação. Um músculo tenso e rígido é fácil de ser quebrado. Um músculo relaxado tem respostas mais rápidas e precisas. Da mesma maneira a mente: use sua energia e concentração no momento necessário, e não a mantenha perpétuamente tensionada. É como o tigre, que só distende e contrai os músculos no momento do salto.

A maioria das pessoas utiliza algum sistema de administração do tempo. Uma agenda se compõe normalmente de um calendário – para compromissos – e uma lista de coisas a fazer. Alguns até o colocam no computador, para se organizarem melhor. Talvez utilizem um código de prioridades, do tipo “ABC”.

Hoje em dia muitos se acostumam a administrar “por email”. Recebem o email e costumam trabalhar a partir dele, imaginando-o como caixa de entrada, lembrete de pendências e caixa de saída. No entanto estes sistemas não são abrangentes e possuem “pontas soltas”. E o volume de tarefas que pressiona o dia a dia faz com que estes sistemas não sejam utilizados de forma metódica. E se não forem completos e seguros, não são úteis.

As listas são a base da metodologia GTD. Criar listas e subdividir as tarefas em unidades menores, já tomando as decisões prévias do que será feito com cada tarefa, evita sobrecarregar a mente. E, assim, se há muitas decisões a serem tomadas, a mente se mantém em um estado de super-alerta, pronta para tomar muitas decisões, sem descanso. Isto acarreta mais estresse e pode piorar a qualidade das decisões. Assim que você toma uma decisão, o nível de alerta se reduz. Mais energia se torna disponível para outras decisões a serem tomadas.

O seu sistema de listas de tarefas e projetos deve preencher três requisitos:

1. Completo – Será necessário organizar e listar TODOS os projetos e tarefas, e colocá-los no papel. Se está em sua mente e não é para ser feito agora, não está de forma definida no papel. Você precisa de um sistema confiável fora da mente.
2. Pró-ativo – você deve saber EXATAMENTE qual é a PRÓXIMA AÇÃO a ser feita por você, em cada um dos compromissos e projetos.
3. Cíclico – você precisa de ter um sistema de revisão constante do sistema, para não deixá-lo ultrapassado ou incompleto, para que ele possa continuar sendo útil.

A maioria das pessoas só decide refletir sobre o trabalho quando é o momento de realizá-lo. E, por isso, as decisões complexas envolvidas ficam pertubando as suas mentes inconscientes, durante a realização de todos os outros trabalhos.

A maioria das pessoas parece distraída porque suas memórias conscientes estão abarrotadas de listagens de coisas a fazer, que para elas são mais importantes do que estarem atentas e concentradas no momento presente. E, assim, se o momento presente modifica algo de suas listas de tarefas, ou elas perdem o momento presente ou precisam reajustar TODA a lista…. Isto é uma overdose de atenção.

As coisas ficam na sua mente porque você:
– não sabe exatamente qual é o objetivo pretendido;
– não decidiu qual é o próximo passo, em termos de ação física;
– não tem lembretes sobre o que fazer e quando fazer os próximos passos, em um sistema confiável.

A melhor abordagem para facilitar o controle do seu tempo é implantando a metodologia de sempre definir a Próxima Ação:

• Pegue o projeto ou situação que mais está em sua mente no momento. O que mais o incomoda? Escreva o projeto na folha.
• Agora, descreva o resultado positivo que pretende. O que você precisa ver para ter o projeto realizado?
• Agora, escreva a primeira AÇÃO FÍSICA necessária para iniciar e progredir a situação.

Não formule todo o planejamento, mas apenas o que pode realizar AGORA, se sua decisão fosse começar a tarefa IMEDIATAMENTE. Descreveu algo que depende só de você – algo que possa fazer – ou escreveu algo que precisa ESPERAR que alguém o faça? Se escreveu assim, é importante notar que a sua PRÓXIMA AÇÃO não é essa, e sim entrar em contato com este alguém… E, é claro, deve ter à mão um telefone e o endereço deste alguém. Se não tem, a sua próxima ação seria encontrar o telefone desta pessoa e se programar para estar perto de um telefone, com todas as informações necessárias para ter uma ligação telefônica produtiva. Sabemos, intuitivamente, disto. Mas nossos sistemas de organização de tarefas não são assim tão diretamente organizados.

“A preocupação constante e improdutiva com todas as coisas que temos a fazer é o maior consumidor individual de tempo e energia” Kerry Gleeson.

Você não gerencia o tempo – gerencia as suas ações no tempo disponível;
Você não gerencia prioridades – averigua as prioridades dos projetos e gerencia suas ações para acompanhá-las;
Você não gerencia informações – obtém as informações para apoiar as suas ações no tempo e prioridades disponíveis.

Sua mente inconsciente não toma decisões novas por você. Se ela fosse mais esperta, só lembraria a você daquilo que você precisa fazer quando você estivesse em um lugar em que pudesse fazer algo com referência à esta coisa. Se você precisa comprar algo no supermercado, não seria a melhor hora de se lembrar disso quando passasse no supermercado e não antes? Por que lembrar disso durante o trabalho ou em outro lugar? Porque lembrar disto mais de uma vez?

Se você listar agora todas as coisas que decidiu fazer, em algum tempo, normalmente será apenas um monte de “entulho mental”. Apenas listar todas estas coisas não fará, realmente, que elas saiam de sua cabeça e reduzam o seu estresse.

Não podemos evitar que exista entrada de tarefas a cada dia, da mesma maneira que não podemos evitar a entrega de e-mails em nossa caixa postal. O que precisamos é uma maneira de organizar melhor a decisão do que fazer com referência a isso tudo.

Por isso, listas de “Coisas a Fazer” dificilmente são práticas. A maioria começa uma, depois duas delas, e as deixa acumular, sem fazer a maioria. Com o tempo estas listas ficam desatualizadas, e não são revistas com a frequência necessária para serem, pelo menos, um pouco úteis.

Você pode buscar fazer as coisas mais rápido, trabalhar mais horas etc. Mas o que acontece é que, na prática, isto fará com que aumente a quantidade de entradas de “coisas a fazer”, em um ritmo maior, e assim sucessivamente. Isto porque a quantidade de coisas que poderiam ser feitas sempre é infinita, e fazer tudo o melhor possível sempre requer mais e mais ações.

Porém, se você se habituar a TOMAR DECISÕES IMEDIATAS sobre o QUANDO e COMO fazer a PRÓXIMA AÇÃO em cada tarefa, terá um certo “espaço mental” disponível, para fazer o melhor possível cada tarefa no tempo que se dispôs.

A falta de tempo não é o principal problema, e sim a falta de clareza das ações. E isto tem a ver com planejamento e comunicação, já que não trabalhamos sozinhos.

É difícil gerenciar ações ainda não identificadas. E por isso a maioria das pessoas reclama de não ter tempo para realizar seus projetos e seus objetivos. Não se realiza projetos, e sim ações presentes alinhadas com os projetos futuros.

Trabalhar de baixo para cima, melhorando o nível das tarefas diárias, abre mais “espaço mental” para refletir sobre valores. Se sua caixa de entrada estiver organizada, conseguirá refletir melhor sobre eles e o planejamento estratégico, tanto pessoal quanto organizacional. E trabalhar de baixo para cima passa por cinco estágios do fluxo de trabalho: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer.

“Não basta olhar para cima das escadarias; precisamos subir todos os seus degraus” Vaclav Havel

Os Estágios

Coletar – Processar – Organizar – Revisar – Fazer

Realizar estas cinco etapas de uma só vez não é prático. Ao elaborar uma lista de tudo o que se tem a fazer, NÃO comece a executar aquilo que é mais importante ou urgente. Apenas faça a lista primeiro, depois planeje o que vai fazer (quando começar aquele trabalho) e depois arquive, até o momento exato de executar a tarefa. Parece óbvio, mas pouca gente cumpre este sistema de forma espontânea, se tornando refém do que está ã sua frente…

1. Coletar
É listar, em uma folha de papel ou de forma digital, de tudo o que é possivel, de todas as pendências, ações e projetos em seu dia a dia. Qualquer coisa, pequena ou grande, pessoal ou profissional, tudo deve ser coletado e empilhado.

Onde você coleta?
• sua mesa e sua caixa de entrada física;
• caixa de entrada e pastas de email;
• papéis e anotações avulsas;
• seus arquivos, referências e listas de follow-up e checagem;
• gavetas, guardados, aposentos;
• agendas passadas e em você mesmo.

Coloque tudo em uma caixa de entrada física – se o objeto é grande, pegue uma folha de papel A4 e anote os itens de projeto, conforme já especificado. O importante é a menor quantidade possível de caixas de entrada, para termos menos lugares onde pode se esconder uma tarefa, o que fará que ocupe a sua mente, e não saia de lá.

Se há muita pendência em email, das duas uma: crie uma pasta de “Ações” e leve tudo para lá. Deixe a caixa de entrada do email vazia, pois o que entra lá afeta a sua atenção no momento, e não permite que você pense e decida sobre o que fazer.

Usar o email como caixa de entrada nem sempre é a melhor maneira. Muitos usam o sistema de enviar um email para si mesmos, contendo o planejamento da tarefa, e resumindo em um só email a listagem das pendências, e fazendo uma subpasta daquele projeto, com os emails referentes a ele. Outros utilizam um software de texto hierárquico, do qual falaremos mais adiante.

Nem tudo dá tempo de digitar, escanear e prover em uma caixa de entrada digital. Uma caixa de entrada de papel e documentos ainda é necessária. Mas não é necessário mover toda a estante para ela. Basta uma folha de papel conforme acima, informando precisamente onde, na estante, estão as referências, ou então uma referência no computador.

2. Processar
O objetivo da metodologia é esvaziar todo dia a caixa de entrada, arquivando aquilo que não estamos fazendo no momento, de maneira fácil de ser resgatada e fazendo listas do restante. Todo mundo que usa GTD aprende a importância de fazer listas de tudo. Listas são práticas, e organizam a informação. E o melhor atualmente é colocá-las em software. Podemos ter listas para:

• Compras a fazer
• Metas de Vida
• Valores Pessoais
• Programa de Exercícios
• Livros para ler
• Filmes para ver
• Aniversários
• Lista de presentes desejados
• Piadas
• Idéias criativas
• Lista de materiais para viagem
• Histórias para contar
• Números de documentos seus e de parentes
• Hiperlinks
• Locais a visitar e o que fazer lá
• Citações (Quotes)
• Bons restaurantes
• Marca e Números de série de produtos comprados

Você pode deixar estas listas em papel, em um arquivo de software ou até na Internet. As alternativas online possuem vantagens inegáveis hoje em dia, com a disponibilidade de banda larga, permitindo manter todos os seus controles independentes de micro e de forma bem segura. E existem diversos serviços de baixo custo ou até gratuitos, fáceis de serem utilizados. Por exemplo, no site Yahoo há uma agenda e um bloco de notas útil. E hiperlinks podem ser arquivados no serviço gratuito Del.icio.us e similares.

Para anotar listas em qualquer lugar pode-se também usar o Blablalists ou o Tadalists. E existe o excelente serviço Basecamp, que é pago, mas permite utilizar um só projeto de forma gratuita. E um só projeto é o suficiente para manter uma agenda online bem completa, ou abrir vários, em emails diferentes, para gerenciar vários projetos… É uma forma de ter um ótimo workgroup colaborativo com baixo custo.

Para quem prefere instalar um software de controle de informações e listas, a melhor sugestão é o software gratuito Keynote. Ele é um editor de texto em tópicos (costumeiramente conhecido como outliner) e é uma ótima forma de gerenciar informações dispersas, desde tarefas, receitas, notas, artigos, links até um livro inteiro, capítulo por capítulo. Há outras opções, pagas, tais como o Treepad, o NoteStudio e o Action Outline.

Links:
Yahoo: http://www.yahoo.com.br
Del.icio.us: http://del.icio.us
Blablalists: http://blablalist.com/
Tadalists: http://www.tadalist.com/
Basecamp: http://basecamphq.com
Keynote: http://www.tranglos.com/free/keynote.html
Treepad: http://www.treepad.com/
NoteStudio: http://www.dogmelon.com.au/NoteStudio.shtml
Action Outline: http://actionoutline.com/

3. Organizar
A primeira pergunta é a reflexão do que devemos fazer. Se puder jogar fora, jogue. Se nada puder fazer sobre a informação – ARQUIVE IMEDIATAMENTE, como referência útil, de forma que seja fácil de ser recuperada. Nunca a retorne para a caixa de entrada, no aguardo de precisar dela.

Como arquivar? A melhor forma é a alfabética, com títulos abaixo da ordem alfabética. Assim qualquer pessoa entenderá rápidamente onde encontrar algo, através da pista de um ou outro nome-chave. Arquivos cuja estrutura-raiz não seja alfabética não são tão práticos para quem não os conhece – e mesmo para quem os conhece, pois exigem muita reflexão na hora de guardar ou procurar alguma coisa.

Abaixo colocamos o ciclo completo do fluxo de documentos e pendências:

O anel externo:

- Não passível de ação:
Lixo
Arquivo de referências para revisão (incubação);
Arquivo de referências indexadas;

- Passível de ação:
Planejamento de projetos (arquivos);
Lista de projetos
Calendário de compromissos
Calendário de follow-up
Lista de próximas ações

O que é um Projeto? São tarefas com pelo menos mais de uma ação sequencial e dependente da realização da primeira. Se complexos, podem ser feitos em sistemas sofisticados, que possuem gráficos de Gantt e PERT-CPM, tais como o Visio, da Microsoft ou o Double Choco Late, um excelente sistema de gerenciamento de projetos online, em intranet, e totalmente gratuito (http://dcl.sourceforge.net).

Você não executa um projeto em um dia, e sim as ações relacionadas a ele. O importante em revisar os projetos e listar as próximas ações de forma regular é incorporar em sua listagem de próximas ações tudo o que é importante ser feito hoje para obter o projeto amanhã.

Não importa se utiliza uma ferramenta sofisticada de acompanhamento de projetos: transcreva as próximas ações para a sua lista de forma regular, com base em uma revisão diária ou semanal, e a mantenha atualizada.

10 Tarefas de Organização que você pode fazer em 2 minutos livres

1. Arquive cinco assuntos diferentes.
2. Olhe apenas uma sub-pasta de e-mail e decida revisar vinte itens do que guardou nela.
3. Pegue tudo que está na sua Caixa de Entrada, seja virtual ou de papel, e coloque em uma sub-pasta chamada Organizar. E crie, abaixo dela, quatro subpastas vazias: Eliminar, Fazer, Arquivar, Delegar. E, de agora em diante, o que de novo entrar na Caixa de Entrada, passe direto para uma delas.
4. Todo dia olhe a pasta Eliminar, revise e apague definitivamente vinte itens. Elimine de vez isto da sua vida.
5. Arranje uma prateleira grande e esvazie-a. Em um canto desta, coloque uma pilha de papéis que está a muito ocupando espaço em seu escritório. Toda vez que tiver dois minutos livres, vá até a pilha e distribua o seu conteúdo em quatro pilhas menores: Eliminar, Fazer, Arquivar, Delegar.
6. Tenha sempre muitos saquinhos plásticos, etiquetas adesivas e hidrocores. Pegue a pilha para arquivar e embale cada item. Escreva o assunto e coloque em ordem alfabética.
7. Marque um compromisso. Em dois minutos marque compromissos não urgentes mas que estão a tempos esperando um tempo livre… Transfira os compromissos para o seu calendário e reduza assim a lista de Próximas Ações.
8. Organize os seus recibos e papéis contábeis.
9. Organize uma gaveta, unificando suprimentos e material de apoio ou uma gaveta de roupas.
10. Organize fotos soltas em álbuns.

4. Revisar
Uma boa proposta de organização é:A cada dia:
REVISE e ATUALIZE o Calendário, a partir da Lista de Ações e da Lista de Projetos;
FAÇA o que se programou a partir da Lista de Ações. Uma boa maneira de não se estressar é manter em no máximo 7 tarefas pré-definidas por dia (mais ou menos duas);
ATUALIZE a lista de Ações a partir dos Calendários e Lista de Projetos;A cada semana:
REVISE a Lista de Projetos a partir dos arquivos de Planejamento de Projetos;
VERIFIQUE regularmente as referências arquivadas, para saber se há algo que deve ser incorporado ao Planejamento de Projetos;A cada mês:
REFLITA se os Projetos estão alinhados com os Valores e Objetivos mais importantes.

“Muitas pessoas se sentem melhor em relação ao seu trabalho quando limpam, fecham, esclarecem e renegociam todos os seus acordos consigo mesmas e com os outros. Faça isso toda semana, ao invés de anualmente”. David Allen.

5. Agir
Analise cada tarefa da pilha – é uma tarefa que posso fazer em 2 a 5 minutos? Se for, FAÇA-A imediatamente. Se não for, mas dispor de todos os dados, aloque o espaço para ela em seu Calendário de Compromissos ou coloque na pilha de Tarefas para o futuro, agendadas.

Em cima de sua mesa só deve ficar o seu Calendário, a sua Lista de Próximas Ações, Lista de Follow-Up, Lista de Projetos.

Por mais que vivamos em um mundo digital, ainda é grande a quantidade de papéis e dados que recebemos de forma material. E para processar a próxima ação muitas vezes só dispomos de um tampo de mesa. Por isso o processo de arquivamento tradicional deve ser dividido em três.

• Arquivo de Projetos
• Referência Geral
• Referência Rápida (Lembretes de Processo)

O terceiro é chamado de “Referência Rápida” ou “Arquivo de Lembretes” ou “Tickler System”, pois visa assessorar o trabalho dos 5 Estágios de Trabalho. Mais do que um Arquivo parado, ele é o local onde diáriamente serão manuseadas as pendências. O ideal é transformar a pilha de Projetos, Ações e Tarefas que usualmente estaciona em cima de sua mesa em arquivos de pendências com fácil resgate de informações.

O Tickler deve ficar mais próximo à mesa de trabalho – mas não em cima da mesa. Podemos criar um sistema de acesso rápido para ordenar as tarefas: 31 pastas numeradas de 1 a 31 (31 dias) e mais 12 pastas numeradas de 1 a 12 (12 meses). Este sistema é chamado “43Folders”. Enquanto coloca os documentos de acordo com o dia em que pretende recuperá-los para cuidar deles, é possível desde usar apenas pastas suspensas até construir os escaninhos em madeira. Ou então usar pastas plásticas largas em polionda, que ficam em pé, com etiquetas bem visíveis. O mais rápido e prático são as pastas suspensas, pela sua flexibilidade, desde que você possa dispor do espaço necessário. Algumas pessoas não precisam de tanto e se contentam em apenas 5 pastas numeradas de 1 a 5 (4,5 semanas) e mais 12 pastas de 1 a 12 (12 meses). Depende da quantidade de Tarefas que você tem e do volume de papel que recebe.

Um sistema para gerenciar as pilhas de tarefas pode ser simples ou elaborado. O ideal é utilizar o sistema mais detalhado – gasta mais energia e espaço para montar, mais economiza muito esforço para resgatar documentos.

Como sugestão, monte no pastas plásticas ou saquinhos para:
• Pagamento de Contas
• Recibos de reembolso
• Leituras
• Pautas – para guardar notas de reuniões a serem feitas semanalmente. Se você sempre se reúne com as mesmas pessoas em momentos diferentes, tenha uma subpasta para cada uma delas.
• Envio – cartas e documentos a enviar.
• Cópias – fotocópias
• Rol – para listas de compras, notas de lavanderia etc
• Listas Diversas de consulta
• Chamadas – para guardar anotações de chamadas telefônicas até ter tempo de retorná-las.
• Entrada de dados – para guardar cartões de visitas e números de telefones em papeizinhos, até ter tempo de digitá-los no computador
• Folhetos – ofertas, coisas a serem compradas, cupons
• Eventos – folhetos de eventos, calendários de atividades futuras
• Classes – material de treinamento, listas de classe e material de estudo de cursos que está fazendo.
• Próximos anos – papéis e taxas para avaliar só no ano que vem ou mais longe.
• Assinar agora – contratos e materiais para ler e assinar o mais cedo possível
• Organizar – material ainda não discriminado
• e muito mais.

Isto é diferente de suas pastas de Projetos no Arquivo normal, compartilhado. Estas podem estar ordenadas por projeto. E lembre-se de atualizar a sua lista de Projetos todos os dias, verificando as Próximas Ações dos Projetos.

E também é diferente do Arquivo de Referência Geral. Este arquiva dados como manuais de instruções de aparelhos, certificados, diplomas, suprimentos a mais (caso não exista um armário separado para eles). Este arquivo é importante, mas deve-se fazer um esforço para não misturá-lo ao Referência Rápida – ele não exige processamento constante – e nem ao de Projetos, pois suas demandas possuem menor prioridade e podem ser buscadas com mais calma.

Arquive isto fora do seu raio de visão – mas tenha um espaço, na mesa ou em um arquivo próximo, para depositar as pastas que estão “em processo”. Se não tiver isso, pode acabar ficando com tudo empilhado próximo.

A decisão sobre a próxima ação é fundamental. Você as faz e depois atualiza a lista de “Próximas Ações” e a lista de “Espera” (Follow-up). Lembre-se, esta também é uma lista de ações, e deve indicar o que você deve fazer para obter a resposta: telefonar, mandar email, se encontrar com alguém…

O Calendário é adequado para coisas com horários específicos:
• Ações com data e hora determinada: compromissos: você vai comparecer em determinada data.
• Ações com data determinada: eventos ou tarefas dependentes de prazo: algo que você quer fazer em determinada data.
• Ações com informações em data determinada: algo que você quer se lembrar em determinada data.

Não faça uma lista diária de coisas a fazer: isto é um desperdício de tempo. Reescrever a cada dia é desmoralizante e acabamos protelando a tarefa. Além do mais, é muito grande a tentação de incluir na lista diária de tarefas algumas que não são obrigatórias para aquele dia. Ao contrário, mantenha uma lista de “Próximas Ações”: ela é estimulante, à medida que vão sendo riscadas cada uma delas. Separe as listas de Próximas Ações por Contexto, isto é, pelo que precisará ter perto ao fazer esta tarefa: um computador, um telefone, uma determinada pessoa.

Foco Vertical
Quando planejamos, o ideal é que sigamos o sistema do planejamento natural. Este sistema pode ser resumido da seguinte forma:

1. Definimos o objetivo e os princípios, alinhando com a Visão
2. Visualizamos, comunicamos e motivamos para os resultados desejados
3. Fazemos brainstorm e motivamos os participantes do Projeto
4. Organizamos os fatos e dados, os insumos e recursos disponíveis, e as alternativas à disposição
5. Identificamos as próximas ações a realizar e anotamos as formas de acompanhá-las.

Apesar de parecer óbvio, muitas vezes nós “saltamos à uma conclusão”, elegendo uma alternativa que nos parece fácil e rápida, sem uma efetiva consideração dos objetivos desejados e sem análise adequada das outras alternativas e realizado um preparo psicológico para a aceitação da ação.Discutir mais detalhadamente este assunto foge do escopo deste artigo. Muitas vezes é necessário um adequado estudo sobre as formas de análise de problemas, sinergia criativa e tomada de decisão. Estes temas ficam para outro momento.

No entanto, vamos falar um pouco do Pensamento Sistêmico. Há duas classes de problemas:

- Problemas Convergentes
- Problemas Divergentes

Problemas Convergentes são aqueles que só possuem uma solução correta. Na verdade são Questões, não problemas. Na escola, nos perguntam: “quanto é dois mais dois”, e aprendemos que a resposta é quatro. Com o tempo, as decisões a respeito já são tomadas, e não demandam mais o uso das partes superiores do nosso cérebro, de tomada de decisões. Só requerem atenção, memória e aprendizagem. A maior parte dos problemas que precisamos administrar no nosso trabalho, no dia a dia, são problemas divergentes. Em inglês são “problems”.

Problemas Divergentes são aqueles do tipo de “Escolha de Sofia”. Isto é, uma decisão que não atende de forma perfeita todos os lados interessados. É um recurso escasso que precisa ser equilibrado entres dois projetos, é uma decisão que precisa ser negociada. É o clássico: “cobertor pequeno”: se cubro os pés, fico com frio no nariz; se cubro o nariz, fico com frio nos pés. Preciso ESCOLHER o que é mais importante, e assim, sim, alinhar com VALORES. Problemas divergentes são verdadeiros problemas. Em inglês são “troubles”.

Quando trabalhamos com Tomada de Decisão, é importante aprendermos a separar o que é Problem do que é Trouble: Questões de Problemas reais, desafios de Pensamento Convergente de desafios de Pensamento Divergente, para podermos planejar as Ações com base nos Valores, nestas determinadas questões.

Neste caso, retornando ao Projeto em vista, precisamos identificar a Meta Maior, para definir o planejamento em torno dele. Nem todos os Projetos necessitam deste momento de reflexão. Mas alguns sim.

Esta é uma visão geral da metodologia GTD, que visa auxiliar a organização pessoal e organizacional. Esperemos que auxilie na implantação de uma melhor organização, tanto pessoal quanto profissional, em suas vidas.

Antonio Azevedo é administrador e comunicador. Atua em Consultoria e Coaching Organizacional e Profissional.

Definição Oficial de GTD por David Allen

Do que depende a realização pessoal e a capacidade de manter boas relações interpessoais? Durante os últimos quarenta anos de pesquisa contínua sobre os mecanismos do sucesso, descobriu-se três principais fatores:
* Auto-Estima
* Auto-Confiança
* Auto-Realização

Estou escrevendo três artigos sobre estes temas. Neste primeiro artigo falaremos de Auto-Estima.

A Auto-Estima é uma questão candente em nosso mundo moderno, onde a profusão de informações novas a cada momento, a intensa competitividade e a ênfase no sucesso solapa a nossa crença em nossa capacidade pessoal de resolvermos as situações de vida.

A questão é que, culturalmente, baseamos a nossa Auto-Estima pelo passado, pelo que já fizemos.

Se nos avaliarmos pelo que fazemos ou deixamos de fazer, pelo que possuímos ou deixamos de possuir, isto é, pelos resultados que obtivemos da vida em vários aspectos ou áreas de atuação, é natural que nossa Auto-Estima sofra altos e baixos, de acordo com a área que seja objeto de atenção.

O Universo é mutável, é ilógico esperar que fique “congelado” permanentemente em uma situação determinada, favorável ou desfavorável a nós, em uma síndrome do “felizes para sempre”, tão comum nos contos de fadas…

Isto cria, em muitas pessoas, um “medo de perder” e um “medo de não conseguir”. São, em última análise, crises de Auto-Estima. A solução para isto pode ser percebermos que a sensação interna (sentimento) que chamamos de “o nosso valor pessoal”, que surge quando prestamos atenção em nossa identidade, é apenas uma escolha que fazemos, por nós mesmos, ao longo da vida. E que, quando nos habituamos a “dar notas” (que se traduzem em intensidade deste sentimento) através do que observamos em nossa vida, estamos confundindo a parte com o todo, comparando coisas heterogêneas, um verdadeiro contra-senso.

O conceito de “valor” é sempre relativo, nunca absoluto em si mesmo. Algo é julgado “bom” ou “mau”, tendo valor ou não, sempre decorrente de algum uso, avaliado por algum observador externo a ele. Isto é, valor é um conceito que depende do uso de algo, em determinada situação. O dinheiro, por exemplo, é extremamente valioso em uma cidade – e totalmente sem valor se estamos sozinhos em um deserto. Neste caso, um cantil d’água torna-se muito mais valioso.

O julgamento de bom ou mau, perfeito ou imperfeito, representa sempre uma consideração subjetiva de características de cada objeto, um ponto de vista apenas. O nosso valor pessoal, como identidade que somos, é sempre máximo, pelo simples fato de existirmos. Não é mensurável. Somos uma manifestação do Universo.

Tudo o que existe, sob o ponto de vista da inteireza do Universo, não pode ser avaliado pela dimensão de valor, por duas razões: primeiro, porque não podemos julgar o uso de nós próprios como um todo, em todos os contextos possíveis; não possuímos todo o conhecimento do universo, para avaliar em que estamos sendo “mais ou menos úteis”.

E, também, porque fazemos parte da coisa avaliada; existir é sempre uma característica dicotômica, uma questão de “sim” ou de “não”; não se pode dar notas graduais para isso. Em suma, se um aspecto do Universo está sendo considerado como um todo, sendo levado em consideração em sua totalidade sistêmica, não pode ser julgado como tendo “mais” ou “menos” valor do que a totalidade do Universo. Seja este aspecto sistêmico uma coisa, pessoa ou fenômeno, o seu valor de Ser é sempre máximo. Em outras palavras, o conceito de valor não se aplica.

Quando efetivamente sentimos isso como uma realidade em nossa consciência, a questão da auto-estima pode ser discutida em outro nível. A cultura judaico-cristão, da qual fazemos parte, nos inculcou a idéia de valor pessoal e de pecado original. Nascemos “devedores” e tendo que “tornarmo-nos dignos” para “ganhar” o céu. E isso é decidido no “juízo final”. Culturalmente, começamos já em uma situação desvantajosa – todos começam assim com baixa auto-estima e devem ganhá-la ou conquistá-la.

Aqueles que esperam conquistá-la tornam-se mais proativos no mundo, buscando aumentar a sua sensação de valor pessoal; aqueles que esperam ganhá-la costumam ser mais reativos, aguardando que outros reforcem a sua sensação de valor pessoal. Isto acarreta vários sintomas, provenientes da ilusão de que devemos “aumentar a nossa auto-estima”.

Há os que buscam aparentar, para si e para outros, uma auto-estima “menor”. Seu comportamento é cabisbaixo, sua ação é desleixada; seu relacionamento é de submissão. Atraem a pena e a proteção de uns e a rejeição de outros. E há os que buscam aparentar uma auto-estima “maior” do que outros. Seu comportamento é arrogante, sua ação é agressiva; seu relacionamento é de manipulação. Atraem admiração de uns e ressentimento de outros.

O enfoque no aumento da auto-estima como solução de problemas psicológicos, interpessoais e até empresariais, tão divulgado hoje em dia, decorre desta distorção de compreensão gerando, inclusive, uma busca vã. Não importa quanto mais nos esforçamos para fazer e obter coisas que nos “aumentem” a auto-estima, sempre poderemos pensar em algo mais a ser feito, gerando assim mais ansiedade e melancolia.

Se, em contrapartida, pelo simples fato de existir, temos total e integral importância e significado – não valor, que implica mensuração e sim razão para existir, dignidade e respeito próprio – a auto-estima deixa de ser considerada algo com que devemos nos preocupar e torna-se natural, não perceptível. A sensação de importância pessoal, se igual para todos, é invisível. Paramos de tentar nos tornarmos “mais importantes”, já que todos são igual e perfeitamente importantes, apenas pelo fato de sermos uma manifestação pessoal do Universo.

A Auto-Estima representa a nossa relação emocional conosco mesmo, nossa auto-aceitação. A auto-estima é consistente quando sentimos que somos importantes pelo que efetivamente somos, independentemente do que fazemos ou deixamos de fazer.

Ser, Fazer e Ter

A maioria das pessoas lastreia a sua Auto-Estima em suas sensações pessoais do TER, isto é, aquilo que conseguiram amealhar na vida. O TER pode ser representado em termos de posses pessoais, mas também em termos de relações – ter muitos amigos, receber muitos telefonemas – e outras manifestações exteriores de sucesso.

Para este grupo, parece evidente notar que a sua auto-estima terá altos e baixos: como a sua sensação de amor-próprio depende de referências externas, do feedback que recebe de outras pessoas, e isso é necessariamente mutável, jamais terão uma certeza absoluta de seu valor pessoal. Freqüentemente passarão por fases de insegurança e insatisfação. Grande parte da população vive assim; na perpétua afirmação de seu status social, perante os olhos dos outros, buscando em comprar e ostentar uma oportunidade de valorizar o seu ego…

Existe também aqueles que baseiam a sua auto-estima em uma forma mais ”pró-ativa” de viver, isto é, em suas sensações pessoais de FAZER. Para essas pessoas, um grupo bem menor, não conta tanto o feedback externo, o indício de posses, e sim em estar fazendo o que gosta, trabalhando a sua ”realização pessoal” e estar envolvido em tarefas que representem a manifestação de sua individualidade.

Encontram-se aí pessoas mais auto-orientadas, que utilizam feedback interno como forma de aquecer a fornalha do amor-próprio. Tais pessoas, mesmo em épocas de crise, continuarão a trabalhar de forma intensa naquilo que acreditam ser o correto fazer. Mesmo assim, por não levarem em conta o feedback externo, por vezes parecerão obstinadas, teimosas, cabeças-duras, persistindo em realizar algo que não é mais viável, trabalhando em um produto que não tem mais compradores ou mantendo a mesma forma de atuar, mesmo que as situações mudem… Vemos neste grupo muitos empresários, empreendedores, camelôs, atores, artistas plásticos, artesãos, alguns tipos de vendedores.

O terceiro grupo, que de longe é o menos populado, baseia a sua auto-estima não no que conseguem do mundo – Ter – e também não naquilo que oferecem ao mundo – Fazer. Este grupo atua de forma equilibrada, buscando identificar o seu lugar pessoal no mundo, isto é, como a sua individualidade se ajusta à “globalidade” e como aquela serve à esta. São pessoas baseadas no SER.

Contudo, estar “baseado no SER” não é ficar absolutamente parado, estático, vivendo uma vida alheada da busca de coisas materiais, em uma busca espiritual de comunhão com a divindade. Ao contrário, é agir sim, e realizar algo. Mas realizar com a expressão de si próprio, de forma autêntica. Estas pessoas buscam uma forma de equilibrar o lado “pró-ativo” com o lado ”reativo” da personalidade.

Isto se obtém alinhando aquilo que o mundo dá com aquilo que se doa ao mundo, de tal sorte que estejamos criando algo que nos dê satisfação pessoal e ao mesmo tempo auscultando as respostas positivas que o mundo nos devolve. O objetivo final é oferecer aquilo que o mundo precisa mas apenas dando em troca aquilo que realmente desejamos oferecer ao mundo…

É difícil pertencer a este último grupo, pois a Auto-Estima é um sentimento de valor pessoal. E a busca deste equilíbrio entre “o eu e o mundo” passa por altos e baixos. O que fazem as pessoas que buscam alcançar este “estado essencial”, de foco apenas no SER, ao invés de no FAZER ou no TER? Abraçam uma postura de vida que advoga que possuímos um EU interno, especial, em comunhão com a Universalidade, não importa se existe uma crença em um Deus ou não. E passam uma grande parte de seu tempo se esforçando para desenvolver esta “individualidade com responsabilidade universal” – uma espécie de visão ética da vida, mais do que apenas uma visão religiosa.

Isto requer uma nova percepção de nossa Identidade, como realmente integrada ao Cosmos, uma perspectiva realmente sistêmica. E como se obtém uma mudança de percepção em um nível tão profundo de nossa personalidade? Os primeiros passos são simples:

Autoconsciência – observe-se e identifique os momentos, no seu dia-a-dia, em que você começa a julgar-se pelo que tem e faz, atribuindo a si mesmo pontos de valor. Compreenda que este é um hábito cultural, e como tal deve ser tratado. Não adianta recriminar-se por isso, porém. Apenas registre este momentos e aceite que esta maneira de pensar pode e deve ser corrigida.

Auto-Escolha – decida e pratique compreender que a existência é uma possibilidade de Ser, mais do que Fazer ou Ter. Medite, leia e fale à respeito. Comporte-se como se assim fosse. Exercite pensamentos e palavras neste sentido.

Auto-Superação – quando a prática da auto-escolha se tornar confortável, quase automática, busque maneiras de encontrar sensações de satisfação no que realiza, sem que eventuais flutuações nos resultados obtidos traga dúvidas sobre o verdadeiro Ser.

Nossa Missão Pessoal no Universo é principalmente aprender a Ser da melhor maneira possível, não “Fazer ou Ter o máximo possível”. O que executamos ou criamos, em nossos resultados pessoais, são conseqüências do nosso SER sendo expresso em plenitude. O julgamento e avaliação de nossos resultados pode nos orientar em nosso exercício de Ser; isto é, o Fazer e o Ter são apenas formas divertidas de que dispomos, ao interagir com o Universo, para que possamos experimentar várias formas de Ser.

Neurologicamente a prática destes estados internalizados produzem mais endorfinas e outras substâncias cerebrais relaxantes, anestesiantes, euforizantes e estimuladoras do sistema imunológico, o que já é um excelente benefício. No entanto, com exceção de poucos ascetas, a maioria de nós precisa, mesmo assim, conviver em um mundo externo competitivo, que em sua maioria manifesta suas preferências pelo feedback negativo… . E avaliar a si com o mesmo e imutável valor, independente do que fazemos e do que temos é, reconheço, praticamente impossível.

Por mais que meditemos no alto das montanhas do Tibet por vinte ou mais anos, nossa consciência individual continua a criar distinções e julgamentos próprios, aprovando-nos mais ou menos, de acordo com as situações da vida – aquilo que FAZEMOS e TEMOS.

As perspectivas atuais do conhecimento da psique nos levam a crer que o EU individual não existe, pois é um substrato do processamento neurológico. Seja isto verídico ou não, isto pode ser útil à análise da Auto-Estima.

A corrente de pensamento que advoga a hipótese da mente como apenas um processo sistêmico, com uma parte cognitiva e outra comportamental, está sendo bem aceita pela ciência moderna, pois é ratificada nos experimentos de laboratório. Esta é uma certeza factual, e a experimentação científica, inegavelmente, nos auxilia em nossa compreensão da realidade.

As vertentes mais “ousadas” desta corrente advogam que, se nossa mente é apenas um processo, ela pode ser “manipulada” de forma benéfica, e assim podemos nos “reconstruir” ao nosso bel-prazer… Sendo assim, nenhum tipo de limitação do tipo “é assim que eu sou” deve ser encarada como algo permanente, a não ser que exista uma forte razão neurológica para esta resignação.

As técnicas de Controle Mental e Programação Mental, desde relaxamento, meditação até a hipnose, a PNL (programação neurolingüística), a PNO (psico-neuro-orientação), e outras com variados nomes, que caminham na corda bamba entre linhas mais espiritualistas e a visão mais pragmática da TCG (terapia cognitivo-comportamental) buscam operacionalizar este tipo de abordagem.

A grande questão é: como dirimir o conflito entre a experimentação científica, que nos diz que não há evidências de que possuímos um “Eu” interno, e sim de que somos uma colcha de retalhos, um mosaico, fornecido por padrões de pensamentos amealhados aqui e ali, em nossa história pessoal, e a visão filosófica de uma conexão profunda em nosso interior com a divindade, aquilo que nós chamamos de nosso “Eu Pessoal”? E como aplicarmos esta reflexão para melhorar o nosso próprio sentido de valoração pessoal, aquilo que é entendido como auto-estima, um dos principais problemas que afetam o indivíduo em nossa cultura moderna, e cuja falta acarretam tantos problemas de desajustes psicológicos, depressões, ansiedades e neuroses?

A resposta pode ser respondida através da metáfora, já conhecida, comparando a nossa sensação pessoal de “eu” com o centro de gravidade, que é meramente uma hipótese científica, não um fenômeno verificável. Sabemos nós que a gravidade da Terra, como uma grande massa, nos atrai para o seu centro. Contudo, não existe um “algo”, localizado especificamente no centro da Terra, que nós encontraríamos, se por acaso fosse possível que caíssemos até chegar lá. A força gravitacional é uma resultante do efeito da presença de uma grande quantidade de partículas no espaço – o ”centro de gravidade” está ali pela interação entre as partículas que estão ao redor, mas não é uma “partícula” real.

Da mesma maneira, a grande massa de pensamentos, sentimentos, conceitos e crenças em uma estrutura complexa – que chamamos a “mente pessoal” ou personalidade de um indivíduo – por si só gera uma resultante que podemos chamar de “Eu pessoal”. Este Eu NÃO é nenhum destes pensamentos em si mesmos, e nenhum conceito, idéia, sentimento ou atitude é identificado exatamente com ele. Podemos trocar nossos pensamentos, nossos sentimentos, reestruturar totalmente nossa personalidade, como preconizam os métodos de mudança comportamental – e podemos fazer isso porque nada disso é, realmente, o “EU”, pertencendo apenas à periferia de nosso “orbe mental”. Na verdade este EU é uma resultante da INTENSIDADE do mundo mental, não do CONTEÚDO do mundo mental em si mesmo.

Como exemplo, poderíamos substituir no planeta Terra quaisquer quantidades de massas, sejam planetas, cidades inteiras, por outras quaisquer, de posição, e até trocar grandes toneladas de massa da Terra por grandes toneladas de massas de outro planeta, tal como Marte, como irá acontecer algum dia, quando houver comércio interplanetário. Mesmo assim, o centro de gravidade da Terra, as “essências de Gaia”, poderiam chamar assim, continuaria sendo a mesma. Poderia haver leves mudanças de intensidade de manifestação do campo gravitacional do planeta, mas ele continuaria a existir.

Aceitando esta linha de reflexão, poderíamos aceitar a existência, de forma científica, de um ”centro de gravidade mental” intitulado o “EU Individual”. Isto tornaria mais fácil trabalharmos com técnicas meditativas de expansão da consciência do EU, pois saberíamos que estaríamos nos alinhando com o nosso verdadeiro fulcro de equilíbrio, independente de quaisquer pensamentos, sentimentos, atitudes, crenças, conceitos e pré-conceitos porventura existentes em nossas mentes. E aceitaríamos melhor, sem julgamentos, conviver com pensamentos e sentimentos inadequados, em nosso mundo mental, pois mesmo que eles não sejam os melhores possíveis, de alguma maneira eles estão contribuindo para criar um maior “peso” em nosso mundo, e devem possuir uma função específica para nós. Devem ser modificados e melhorados, nunca rejeitados.

Com esta compreensão, fica muito melhor trabalharmos os conceitos de Auto-Estima. Se nos esforçarmos para nos dar “notas” de Auto-Estima pelo que TEMOS ou pelo que FAZEMOS, estaremos em uma perpétua roda de insatisfações e ansiedades. E mesmo quando nos concentramos apenas no que SOMOS, permanecemos nos julgando pelo conteúdo de nosso mundo mental. Nem sempre é possível alinhar a contento aquilo que gostamos de fazer, de realizar, com aquilo que o mundo nos pede, ou nos exige que façamos. De qualquer modo, apesar de ser uma forma de atuação mais desejável, estar permanentemente focado no SER ainda é sujeito aos altos e baixos da vida.

A melhor forma é percebermos como o nosso Eu pessoal é apenas uma resultante de forças, independente e separado de todo o conteúdo de nosso mundo mental. Isto é, se temos preferências, vontades, desejos, impulsos artísticos, vontades de ter, fazer e ser em nosso mundo mental, estes CONTEÚDOS são válidos e devem, com justeza, serem postos em prática no ambiente físico, material. Se conseguimos manifestá-los, ótimo. Se não o conseguimos, a compreensão de que o nosso EU apenas se manifesta através deles, mas não são intrinsecamente eles, nos permite dispor da tranqüilidade necessária para reavaliar as situações, reestruturar as nossas respostas e continuar atuando da melhor forma possível, sem nos deixar solapar por uma sensação de auto-comiseração, de desvalorização pessoal.

Continuando a analogia, isto nos faz entender como a presença do EU pessoal, mesmo não sendo material em si mesmo, possui uma tão poderosa influência em todos os pensamentos, sentimentos, atitudes que orbitam em sua esfera de influência. Ele atua como um centro de gravidade, suavemente direcionando, puxando, orientando…É um melhor entendimento do que significa a palavra “estar equilibrado”. Significa alinhar-se ao nosso “centro de gravidade mental”. E, como sabemos que a palavra “espírito” significa “essência”, “âmago“, “o mais refinado e sutil”, podíamos até chamar este centro de “centro de gravidade espiritual”. Isto significa que, estar alinhado com “nosso espírito” não significa nem ficarmos parados sem fazer ou possuir nada, como muitos ascetas fazem, e nem estar diuturnamente ligados no “fazer o bem”, em atuar para o outro em detrimento a si mesmo. Significa manifestar o melhor possível aquilo que pensamos, sentimos e fazemos que entendemos ser o que nós temos de melhor, em nosso interior, em nosso âmago.

E, da mesma maneira como todos os planetas “se sustentam” uns aos outros no espaço através de seus centros de gravidade físicos, e não poderíamos retirar um só planeta de órbita sem afetar a órbita das estrelas mais distantes, que provavelmente todos os “centros de gravidades espirituais, os nossos “EUs Pessoais” também se interconectam, de alguma forma sutil, afetando uns aos outros. E não se pode chamar a isso meramente de telepatia, e sim de um tipo de “campo de gravidade espiritual” forjado pelas relações de forças de pensamento destes eus que são só conceituais, sem presença identificável, mas que se manifestam da mesma forma como os centros de gravidade se manifestam, como deformações no espaço-tempo… . E poderíamos até, supor, que além de deformações no espaço e no tempo, que a “matéria-energia” quantificada e observável apresentam, as deformações sutis deste “campo de eus pessoais” poderiam afetar possivelmente a própria INTENCIONALIDADE do Universo, as relações de significado que os pensamentos e sentimentos emprestam, como uma nova “casca” de interpretações ao universo. Talvez aí, nesta fusão de Eus, que não poderíamos, sim, encontrar a idéia de D-EUS?

Isto é, a soma de todos os pensamentos e sentimentos e intenções e significados, de todas as mentes, conscientes ou não, em todo o Universo, criam também a certeza da presença de um fulcro de “gravidade espiritual universal”, uma espécie de “centro do universo”, que poderíamos chamar de D-EUS… E assim, com a mesma certeza de que possuímos um hipotético “centro de gravidade espiritual pessoal” chamado “EU”, poderíamos aceitar o “centro de gravidade espiritual universal, chamado “DEUS”.

Partindo destas ilações, não totalmente matemáticas, mas uma cadeia de silogismos perfeitamente aceitável, poderíamos considerar uma “evidência de Deus” a própria percepção de unidade de nosso “Eu Pessoal” que identificamos em nós. Quer melhor prova científica da existência de Deus do que esta evidência perfeitamente replicável por qualquer indivíduo consciente, em qualquer lugar da terra, no próprio laboratório de suas mentes?

Basta fechar os olhos e sentir a presença deste “campo de gravidade espiritual”, puxando cada pensamento e sentimento nosso suavemente… em nosso interior…. dirigindo e sintonizando cada um deles… Não é uma presença real – nossos pensamentos comportam-se mais como um cardume de peixinhos onde cada um têm uma existência separada, mas costumam fazer evoluções em conjunto – mas é suficientemente comprovável para que a usemos como hipótese de trabalho – possuímos, ou melhor, somos um EU espiritual presente e atuante em todo o Universo, através das relações cósmicas dos nossos “campos de gravidade espiritual”, em relação ao grande “campo espiritual” que é a junção de todos os EUS.

Esta compreensão – praticamente um satori ou iluminação – nos ajudaria a compreender como alinhar o SER como manifestação da relação entre o eu e o mundo, integrando o FAZER e o TER dentro do SER. Como todos os eus estariam integrados neste enorme “campo espiritual”, logicamente cada um de nossos pensamentos, sentimentos, atitudes e crenças também sofreriam a sutil e delicada influência espiritual de todos os outros “eus espirituais” espalhados em todo o universo….

E facilitaria entender como a nossa Auto-Estima é uma sensação interior tão importante para nós mesmos, para o nosso equilíbrio psicológico e até fisiológico. Este sentimento é como um ”giroscópio”, um balanço, que nos faz sentir o nosso alinhamento com o nosso centro de gravidade espiritual – o nosso EU. Existindo ou não existindo como realidade observável, de forma prática ele nos afeta, como conceito, e o seu alinhamento com o grande campo espiritual é necessário, para que tenhamos uma positiva sensação de Auto-Estima. Auto-Estima, neste sentido, acabaria se traduzindo, em seu fim último, em algo que muitos chamariam de “iluminação”.

Isso responderia também àquela célebre pergunta que muitos religiosos (e descrentes também) se fazem: “para quê um Deus todo-poderoso necessitaria criar seres individuais? Só para adoração? Não parece que ele precisaria de tal coisa”. A resposta seria melhor: a própria manifestação da conscientização do Eu Divino seria o Universo, em si mesmo, sendo algo intrínseco a manifestação dos “campos de interação deste Deus”, sejam gravitacionais, magnéticos e espirituais, sendo aí incluídos os Eus de todos os seres. Isto é, o Universo é Deus pensando.

Antonio Azevedo

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Uma parte destas idéias veio de minhas reflexões noturnas enquanto eu fazia os cursos de Auto-Estima e Controle Mental Avançado, do Método Silva de Controle Mental, dado por Omar Mustafá, em São Paulo, outubro 2002 mais o artigo lido intitulado “Você é uma Ilusão”, na Revista Galileu, outubro 2002.

A PNL pode ser usada como facilitadora de mudanças comportamentais. Seu modelo é calcado na capacidade da interação positiva entre a mente consciente e a mente inconsciente. Muitos a aplicam para superar fobias, preparar-se para concursos e provas, focalização em um objetivo, melhorar o estado emocional geral e estimular a criatividade, percepção e resolução de problemas.

Mas alguns querem mudanças rápidas, e nem sempre há um profissional próximo para ministrar estas técnicas. E para isso, no objetivo de facilitar aos que querem mudanças comportamentais de forma inconsciente, usando técnicas de PNL e Hipnose Ericksoniana, desenvolvo áudios personalizados de auto-indução, gravados em mp3.

Muitos se perguntam se é necessário utilizar um apoio como esse para atingir as próprias metas. Gravações podem ser bem úteis, para se manter a motivação em alta. Você tem a opção de encomendar um áudio específico a um profissional ou fazer o seu.

Eu costumo fazer áudios com sugestões específicas, principalmente para meus clientes de coaching. Não divulgo muito este trabalho pois não tenho como atender muita gente ao mesmo tempo.

Para os interessados, primeiramente marco uma entrevista pelo Skype para discutir a temática desejada. É uma sessão de Coaching completa, e se discute idéias específicas para se atingir o objetivo desejado, não apenas se define um áudio.

Se é necessário mesmo criar um áudio, define-se nesta sessão, que pode durar uma hora e meia, uma trilha de sugestões motivacionais para facilitar o uso de visualizações e também são criadas algumas induções personalizadas, no estilo da hipnose ericksoniana, para se implantar no áudio posteriormente.

Depois elaboramos uma metáfora que seja isomorfa – isto é, compatível com a mudança comportamental inconsciente desejada no caso especificado – e desenvolvemos o roteiro de áudio personalizado.

O produto final é uma gravação de aproximadamente 20 minutos, em mp3, disponibilizado para o usuário em uma página web com senha, para se fazer download.

O áudio é de boa qualidade mas não é feito em estúdio. É uma gravação caseira. Ele se adequa principalmente para se ouvir em um mp3 player, com fones estéreo.

Se desejar maiores informações de como contratar um áudio de meta-hipnose, preencha e envie o formulário abaixo, especificando em resumo os objetivos desejados.

Caso não possa investir muito, sempre é possível criar por si mesmo um áudio pessoal.  A partir de  algum material motivacional grave suas próprias mensagens positivas, sugestões e visualizações, fazendo uma mixagem com música. Só é necessário alguma prática de uso de um microfone e softwares de gravação em um computador.

Mesmo sem conhecimento específico de auto-indução, um material assim, utilizado de forma repetitiva e auto-disciplinada, pode ser eficiente para se obter o que se almeja.

Fica a seu critério. O importante é tomar a decisão e ter a iniciativa de por em ação o seu sonho.

Mas, por enquanto, experimente estes áudios que disponibilizo gratuitamente.