Monthly Archives: outubro 2008

Vídeo A História das Coisas

Achei este vídeo tão importante que decidi manter um post só para ele.

O que é a História das Coisas? …
Desde a sua extração até à venda, uso e disposição, todas as coisas que compramos e usamos na nossa vida afectam as sociedade no nosso país e noutros países, mas a maioria disto é propositadamente escondido dos nossos olhos pelas empresas e políticos.
A História das Coisas é um documentário de 20 minutos, rápido e repleto de factos que olha para o interior dos padrões do nosso sistema de extração, produção, consumo e lixo. A História das Coisas expõe as conexões entre um enorme número de importantes questões ambientais e sociais, demonstrando que estamos a destruir o mundo e a nos auto-destruir, e assim apela a que criemos um mundo mais sustentável e justo para todos e para o planeta Terra.
Este documentário vai ensinar algo, fará ri, e acabará por mudar para sempre a maneira como olhamos para todas as coisas que existem na nossa vida.
Um documentário excelente e imperdível.
. ………. http://www.storyofstuff.com ……………
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O básico para começar o GTD com sucesso

Uma explicação simplificada do GTD, um sistema de organização pessoal. Continue reading

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Faça Agora

Um texto excelente sobre fazer as coisas imediatamente, evitando a procrastinação. Não é meu, é um excerto de um livro.

Agora! Você sem dúvida ouve essa palavra o tempo todo. Se não for da boca de seu chefe, de sua mulher, de seu filho, é da dos anunciantes e vendedores. Em certos dias parece que tudo e todos estão exigindo algo agora. Um gerente ou um colega de trabalho lhe diz que alguém não veio e o trabalho que essa pessoa estava fazendo precisa ser feito por você agora. Ou alguém liga de sua casa para dizer que há um vazamento. Ou o telefone toca e precisa ser atendido por alguém agora. Uma propaganda lhe diz para comprar agora. As pessoas e as coisas demandam o nosso tempo e atenção agora, nesse momento, imediatamente. E, conseqüentemente, nós nos encontramos enterrados no nosso trabalho, apesar de todas as belas teorias e ferramentas de administração de tempo.

Alguns gurus da administração do tempo nos dizem que temos de ignorar tudo o que clama pela nossa atenção imediata, inclusive o telefone. Eles nos dizem que nós não devemos reagir às circunstâncias e às pessoas ao nosso redor. Em vez disso, temos de nos organizar, definir prioridades e obter controle de nossas vidas adiando algumas tarefas e concentrando a nossa atenção nas atividades “mais importantes” ou nas “prioridades máximas”.

Planejar e definir metas e prioridades têm um lugar. Porém, muitas vezes, quando estabelecemos prioridades, parece que nunca conseguimos fazer tudo o que está na lista. As atividades “menos importantes” são arquivadas para dar lugar às atividades “mais importantes”. No final, as coisas “menos importantes” apodrecem. Não é de admirar, portanto, que, quando você começa a refletir sobre o assunto, essas coisas se transformaram em altas prioridades. E adivinha quem tem de colocar em ordem a bagunça? Você, é claro, agora!

POR QUE O PROGRAMA DE EFICIÊNCIA PESSOAL FUNCIONA
O único método que encontrei que realmente apresenta os resultados que as pessoas querem — e o método que você vai aprender aqui — é tirar vantagem colocando o “agora” a seu favor. Eu chamo isso de abordagem “Faça Agora” da eficiência pessoal.

Quido você opta pelo Faça Agora, torna o agora seu aliado, e não seu inimigo. Então, o que você faz com a bagunça acumulada na sua mesa? Você trata dela agora. Fazer no momento permite-lhe organizar-se melhor; exercer unçontrole maior sobre o quando, o onde e o como do que está fazendo; e você se sente melhor em relação a si mesmo e ao seu desempenho. Não é de se admirar, portanto, que o Faça Agora seja o primeiro princípio do Programa de Eficiência Pessoal (PEP).
A situação a seguir lhe soa familiar?

Você chega ao escritório, senta-se, olha para os papéis espalhados sobre sua mesa e pega um deles. E de Mary. “Ah, eu tenho de ligar para ela”, você diz. Obedientemente, você começa uma pilha de “Afazeres” em alguma parte de sua mesa e esse papel vai para a pilha. Você pega um outro papel, que é uma carta de reclamação de um cliente, e pensa: “Eu tenho de responder a essa carta”. Ela vai para a pilha de “Afazeres”. O terceiro papel é um esboço de um problema que deve ser discutido. “Preciso falar com meu chefe sobre isso” — você resmunga —, e lá vai o papel para a pilha. Você pega o quarto papel e diz: ‘isso não é importante. Eu posso fazer depois”. Você cria um monte de “coisas para fazer depois” perto da sua pilha de “Afazeres”, que está crescendo, e assim por diante. No fim, você está trocando de uma pilha para outra e quando voltar para a sua pilha de “Afazeres” e ler tudo de novo, terá perdido tempo lendo tudo duas vezes. Na verdade, você fez o trabalho duas vezes, duplicando o tempo comprometido, conseguindo fazer pouca coisa.

Este procedimento não teria nada de errado se nós só trocássemos os papéis duas vezes, mas em geral examinamos os papéis três, quatro ou cinco vezes antes de tomarmos alguma atitude em relação a eles. Gasta-se muito mais tempo fazendo uma coisa quatro ou cinco vezes do que de uma vez só.

A primeira regra para melhorar a eficiência pessoal :
/Aja em relação a um item na primeira vez que tocá-lo ou que o ler/

Eu não estou falando daquelas coisas que você não pode fazer de imediato ou das coisas que você não deve fazer de imediato. Estou falando de tudo o que pode e deve fazer mas não faz. Estou falando da papelada que você encontra todo dia. Cuide dela na primeira vez que tocá-la e estará economizando bastante tempo a longo prazo (e livre-se dos papéis!).

Ligue para Mary. Responda àquela mensagem do correio eletrônico, imediatamente. Responda à carta de reclamação do cliente. Aja em relação às mensagens da secretária eletrônica quando estiver ouvindo-as. Fale com o chefe a respeito do problema. Faça Agora. Você se surpreenderá com o pouco tempo que isto demanda e com o quanto vai se sentir bem quando a coisa tiver sido feita.
Se não for tomar atitudes em relação à papelada, não perca tempo com ela. Se não vai dar um retorno aos recados da secretária eletrônica, não perca tempo ouvindo-os. Não atravanque o seu dia com coisas que não vai fazer. Em vez disso, prossiga o que vai fazer e Faça Agora.
COMECE POR SUA MESA OU ESPAÇO DE TRABALHO
Quando as pessoas pedem minha ajuda para se organizar e colocar o PEP em prática no seu trabalho e na sua vida, a primeira coisa que faço é incentivá-las a limpar a sua mesa. Eu, na verdade, vou à mesa da pessoa e examino a papelada com ela. Pego um papel e pergunto o que é. Ela diz: “Bem, é algo que eu deveria responder”.
“0K”, eu respondo. Então ela naturalmente começa a colocar em outro lugar. “Espere um pouco. Por que você está colocando aí?”
Ela me olha incrédula e diz: “Bem, eu tenho que fazer, portanto eu coloco aí”.
“Vamos Fazer Agora.”
“Você quer que eu Faça Agora? Pode levar algum tempo.”
“Eu não me importo. Eu vou me sentar aqui enquanto você faz.”
E as pessoas fazem. Em geral, marco o tempo e pergunto: “Quanto tempo levou?”.
“Um minuto”, elas respondem.
“Viu?”, eu lhes digo.
“É. Não levou tanto tempo assim”, dizem elas.
E eu acrescento: “Eu estava esperando que notasse isso”.

Quando essa tarefa é feita pela primeira vez, as pessoas ficam pouco à vontade. Elas a executam, mas em geral não captam o conceito de imediato embora nós conversemos e peçamos para se comprometer com o conceito e com o estilo de trabalho. O que elas não entendem é que o Faça Agora deve ser permanente e contínuo.

Mesmo se elas se lembrarem do Faça Agora e acharem que estão seguindo o princípio no começo, em geral são incoerentes na aplicação do conceito Faça Agora.

Isso fica evidente quando eu volto para uma visita de follow-up. Em geral elas limpam o escritório ou espaço de trabalho e empilham tudo ordenadamente antes de eu ir. Elas ficam muito orgulhosas por terem adquirido domínio do conceito. Afinal de contas, é suficientemente fácil falar de Faça Agora e fazer com que as pessoas concordem. Mas a maioria das pessoas acha que estão Fazendo Agora quando não o estão. Só trabalhando com esse conceito continuamente, como faço, é que você começa a ver cada vez mais evidências de “não agir” na primeira vez e de todas as justificativas criadas para explicar por que não podem ou não devem agir de imediato.

Uma primeira visita a um cliente incluía uma limpeza de mesa completa. Nós trabalhamos com todos os itens da mesa, um por vez, até que tudo que podia ser feito tivesse sido feito. Falamos sobre agir em relação às coisas na primeira vez — fazer agora — e ele ficou tão impressionado que se comprometeu a adotar o Faça Agora como sua nova filosofia de trabalho.

Quando voltei para a visita de follow-up, mal tinha acabado de entrar e ele já começou a dizer que o Faça Agora era a melhor coisa que lhe havia acontecido — era simplesmente maravilhoso. Ele estava muito entusiasmado com o programa e com a mudança em sua vida.

Então, peguei a pilha de papéis pendentes. O primeiro papel era um recado telefônico. Eu disse: “Por que não ligamos para ele agora?”.

Ele franziu um pouco a testa. “Agora?”, perguntou. E eu respondi: “É”.

Então ele pegou o telefone e retornou a ligação. No final do encontro, tínhamos tratado de todos os papéis pendentes.
Por que eu tinha conseguido esvaziar a pilha e ele não? Porque a definição dele de “pendente” era a de algo para ser feito depois, e uma visita do PEP obviamente não havia mudado isso.

Então, deixe-me enfatizar. Faça Agora significa Faça Agora regular e continuamente, dia após dia. Não fazer agora foi o que o colocou em encrenca. A sua caixinha de assuntos pendentes é para as cosas que você não pode fazer agora, para coisas que estão fora de controle. Por exemplo, você ligará para Mary na segunda porque é nesse dia que ela volta de férias, e não porque parece um bom dia para fazer isso. Isso é assunto pendente.

Capte o conceito do Faça Agora e o verdadeiro significado de “pendente” — e aja de acordo com isso todo dia. Essas simples palavras vão literalmente mudar a sua maneira de abordar o seu trabalho e a sua vida. Você se verá concluindo mais tarefas do que em qualquer outra época.

SUPERANDO O ADIAMENTO
O adiamento provavelmente consumirá mais tempo no seu local de trabalho do que em qualquer outro lugar. Se você for uma pessoa que costuma adiar, achará o Faça Agora um elemento-chave para ajudá-lo a identificar onde existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a superá-lo.

A maioria das pessoas é muito inteligente, até mesmo engenhosa, no que diz respeito a adiar as coisas. “Eu não tenho tempo” é uma desculpa comum. “Eu acho que eles disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei.” “Isso poderá levar muito tempo. Então é melhor eu esperar ter um dia livre para começar.” “Não é tão importante.” A lista de motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída é interminável.

A minha abordagem é a seguinte: Seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las. Por exemplo, Mary não está. Quem mais poderia lhe dar informações? A sua assistente? Onde mais você poderia obter essa informação? A quem poderia delegar essa tarefa? Como você pode executar a tarefa? Essa é a questão, não é? Corno pode tirar essa carta, essa pasta ou esse relatório da sua caixa de_entradasede sua mesa de foma que nunca mais precise olhar para ela (e)? E aí que você deve concentrar o poder de sua mente, e não em desculpas inteligentes.

Isso pode parecer simples, mas é um remédio amargo de se tomar. Muitas vezes o motivo para você não fazer as coisas é simplesmente que não as está fazendo. Você pode, no entanto, reverter essa tendência começando agora — neste minuto — a aprender a superar o adiamento e a aumentar a sua produtividade pessoal. Como? As oito maneiras a seguir de superar o adiamento podem trazer benefícios imediatos e imensos.

1. Faça uma Vez Só. Separar todos os papéis de sua mesa e criar pilhas de “afazeres” e “para fazer depois” é uma prática comum. Se você é um criador de pilhas, tem vários companheiros. Uma mu que conheço executa regularmente esse processo de criação de pilhas. A primeira vez ela chama de “leitura para se familiarizar”. A segunda é a sua leitura para tomar “atitudes”, a menos que ela separe para “fazer depois”. Essa mulher foi duas vezes graduada com louvor em uma famosa universidade e ocupa um cargo de grande responsabilidade! Adotando e implementando o Faça Agora, ela pode usufruir do benefício mais imediato do PEP: Faça Agora e fará uma só.

Reler desnecessariamente tudo o que está na sua mesa antes de agir não traz benefício algum. Você sabe o que é preciso fazer na primeira vez que lê a carta de reclamação de um cliente. Ler essa carta duas vezes só duplicará o seu tempo de leitura e a carta continuará sem resposta. Responda-a na primeira vez que a ler — Faça Agora — e economizará tempo, estará caminhando para satisfazer o cliente e executará uma tarefa que em outras circunstâncias o impediria de fazer coisas mais importantes.

2. Clareie a Sua Mente. Um cliente uma vez me descreveu como era para ele voltar de carro para casa no final de um dia de trabalho. Quando passava por um posto de gasolina, pensava: “Eu preciso comprar estepe para o meu carro. Uma vez eu troquei um pneu murcho e não providenciei um novo”. Depois ele passava por uma farmácia e pens “Vitamina C. Nós precisamos de Vitamina C. O inverno está chegando e nós precisamos dela para curar os resfriados”. Ele passava por um supermercado: “A minha mulher queria que eu comprasse pão, ma não estou com vontade de parar agora”. Quando ele chegava em estava exausto, respirava com dificuldade e precisava de um drinque para se acalmar. “Tudo o que eu olhava me lembrava de coisas que não tinha feito! “. E, pode acreditar, ele não parou uma vez para fazer qualquer uma delas. Mas, com certeza, achava que tinha se esforçado. Ele estava cansado do adiamento.

Pense quantas tarefas e quantos projetos estão ligados ao seu trabalho? Cem? Duzentos? Agora, pense quantas tarefas, atividades incompletas e, ou de sua lista de desejos você tem ligados à sua família? Quantos deles você poderia relacionar que estão ligados aos seus hobbies, amigos, ou grupos cívicos, religiosos de que faz parte? A medida que vai somando tudo isso, descobrirá que os itens pendentes — as coisas que estão ocupando espaço na sua mente — totalizam de quinhentas a mil.

A experiência nos mostra que temos uma quantidade limitada de tarefas ou atividades que a nossa mente pode cuidar em um determinado momento. Como isso afeta o seu trabalho? Vamos usar o exemplo da carta do cliente. Você pega a carta e lê a primeira linha: “O Sr. poderia, por favor, enviar informações sobre um novo produto?”. A sua atenção imediatamente voa para a informação que você tem de enviar para uma outra pessoa, mas que ainda não enviou. Você traz a sua atenção de volta para a carta e lê um pouco mais: “O Sr. poderia se reunir com alguns colegas meus para discutir um determinado projeto?”. A sua atenção novamente viaja para várias outras reuniões que precisa preparar mas que ainda não o fez. Você traz a sua atenção uma vez mais de volta para a tarefa que tem em mãos. O volume de atividades incompletas em sua vida o impede de se concentrar e concluir o que está à sua frente. E aí que entram as prioridades.

Obviamente, definir prioridades talvez seja muito importante para controlar o seu trabalho. Mas pode também ser a melhor desculpa para não fazer algo. Definir prioridades significa que as tarefas “desimportantes” serão adiadas e talvez nunca cheguem a ser feitas. A conseqüência de não executar as tarefas periodicamente é a incapacidade de se concentrar no trabalho em mãos devido às vozes na sua cabeça que lhe fazem lembrar das tarefas não concluídas.

Você alguma vez já fez uma lista de dez coisas a fazer, em que as cinco últimas nunca mudavam? Nós temos tendência a nos concentrar nos itens de prioridade máxima e negligenciar os menos prioritários. E por isso que as chamamos de menos prioritárias, mas mesmo assim as consideramos importantes.

A minha opinião é de que as coisas devem ou não devem ser feitas. Se estiverem envolvidos prazos, esses certamente deverão ser levados em consideração, mas se algo for suficientemente mportante para ser feito, faça-o. Caso contrário não faça.

A melhor maneira de aliviar a sobrecarga de tarefas é eliminar essas pequenas coisas que o fazem se sentir sobrecarregado e dispersam a sua atenção. Aja em relação a essas tarefas menores, “menos importantes”. Faça_uma lista de todas elas, reserve algum tempo e faça-as uma por uma. Ou tome a decisão de não fazer uma delas e jogue-a no lixo. Ou, melhor ainda, organize-se utilizando as idéias apresentadas neste livro e não deixe as tarefas se acumularem.

Eliminada essa sobrecarga, a sua atenção não se dispersará mais. O seu grau de concentração aumentará e você, conseqüentemente, não só corcluirá mais tarefas como também as concluirá melhor e mais depressa do que antes. Komar disse:

A concentração na sua forma mais verdadeira e inalterada significa ser capaz de fazer a mente se concentrar em uma coisa só.

Se você conseguir se concentrar no que está fazendo, no que está tentandc fazer, estará colocando na tarefa um dos elementos mais importantes do sucesso.

3. Resolva os Problemas Enquanto Eles São Pequenos. À medida qu você for adquirindo experiência em um trabalho, aprenderá a detectar aquelas pequenas bandeiras vermelhas que lhe dizem que algo está errado e que as coisas só piorarão se você não tomar alguma atitude. A pergunta então é: quando e como devo agir em relação a esses pequenos indicadores? Infelizmente, nós temos a tendência de ignorar demasiadamente essas bandeiras vermelhas em vista de questões que nos pressionam mais.
Às vezes eu aponto para uma pilha de papéis com problemas não resolvidos no canto da mesa de uma pessoa. Ela admite bastante constrangida: “É a minha pilha de problemas. Eu pensei que se ela ficasse aí por bastante tempo, desapareceria”. E às vezes isso acontece. Você já ouviu falar na Lei de Murphy. Na lnglatera, ela é chamada de Lei de Sod. Se alguma coisa tiver de dar errado, dará. Existe uma decorrência da Lei de Murphy: se dez coisas puderem dar errado, tenha certeza de que a que causará mais dano será aquela que deu errado! Talvez a maioria dos itens de sua pilha de problemas desaparecerá se você os deixar de lado por tempo suficiente Mas pode ter certeza de que o problema que você não quer que permaneça será aquele que permanecerá. E quanto tempo mais você levará para cuidar de uma crise do que de um sinal de alerta?

Adquira o hábito de agir a respeito dessas coisas agora e pegará os problemas enquanto eles ainda são pequenos, antes de eles se tornarem grande crises consumidoras de tempo. Como resultado, você terá mais tempo para se concentrar nas coisas importantes.

4. Diminua as Interrupções. Uma queixa que ouço com freqüência é quanto às interrupções. A maioria das pessoas admite que elas têm dificuldade de evitar ou impedir interrupções. Em vez disso, as interrupções são vistas como algo fora do controle dos mortais e como as causas de praticamente todos os nossos problemas. Quantas vezes você ouviu ou disse: “Bem, eu teria terminado se não tivesse sido interrompido sempre que virasse as costas”.

Muitas vezes, essas interrupções das quais as pessoas se queixam são conseqüência de não terem feito alguma coisa, para início de conversa. Como resultado, elas não só têm o trabalho em si para fazer, mas também têm de lidar com aquelas pessoas que dependiam do trabalho a ser feito, o que só cria mais trabalho. Além disso, a maioria de nós se sente mal em ter de explicar por que não fez algo. Mesmo que tenha um ótimo motivo e a pessoa do outro lado da linha telefônica se solidarize com você, você ficará em uma situação ruim por ter de se safar mais uma vez com uma desculpa e uma explicação.

Se quiser evitar interrupções, faça as tarefas ligadas a elas. Você poderá, então, dedicar mais tempo ao seu trabalho e passar menos tempo explicando por que não o fez. Adquira a reputação de fazer as coisas dentro do prazo e você reduzirá ainda mais as interrupções eliminando aqueles pedidos trabalhosos de relatórios provisórios de progresso de projeto.

Pode ter certeza, algumas interrupções são desejáveis. Se uma venda depende de um retomo imediato, é claro que o gerente de vendas vai querer “ser interrompido”. Eu estou me referindo a eliminar as interrupções desnecessárias e não agravar a situação dando motivo para os outros o interromperem. As outras vantagens de eliminar essas interrupções “autocriadas” são a melhoria da qualidade do seu trabalho, quando você está livre para se concentrar totalmente nele, e a sua capacidade de executar mais coisas no mesmo período de tempo, porque pode trabalhar sem ser perturbado.

5. Coloque os Atrasos em Dia. Se tiver de enfrentar uma carga pesada de fluxo de trabalho e ao mesmo tempo um acúmulo de trabalhos atrasados, será preciso tratar desses últimos se quiser ter o fluxo de trabalho sob controle. Lembre-se de que os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra. Portanto, eliminá-los reduz a sua carga de trabalho mais do que pode imaginar.
Existem cinco etapas fundamentais para lidar com trabalhos atrasados:

1) Identifique os trabalhos acumulados.
2) Coloque-os em ordem de prioridade.
3) Reserve um tempo todo dia para fazer um desses trabalhos.
4) Identifique a causa do atraso.
5) Tome providências para remediar a causa e evitar que o ocorra novamente e que qualquer outro acúmulo de tarefa criado no futuro.
Quando colocamos os atrasos em dia e evitamos que eles ocorrar vamente, temos mais possibilidades de vislumbrar o futuro.

6. Comece a Operar Visando ao Futuro, em Vez de Visar ao Passado A Figura 1.1 ilustra o que ocorre mentalmente quando você tem tarefas vencidas, não concluídas ou antigas. Os Xs do diagrama sentam todas as tarefas que deveriam ter sido feitas. O seu foi obscurecido pelo fato de estar sendo puxado para o passado. Os psicólogos dizem que um dos indicadores da saúde mental de uma pessoa é o grau em que ela opera no passado, em relação ao que opera no presente e no futuro. Operar no ou a partir do passado é considerado característica do psicótico. Operar a partir do presente, visando ao futuro, é considerado algo “são”. Não é de se admirar que nos sintamos um pouco “loucos” quando temos excesso de tarefas atrasadas.

Quando você opera no passado, tende a se concentrar no que poder sido, nas oportunidades perdidas. Qualquer coisa que o oriente do presente para o futuro é mais saudável do que aquilo que o faz voltar no tempo.

Suponha que esteja disputando uma corrida cujo ponto de partida é o presente e a linha de chegada, o futuro. Se em vez de começar a corrida no presente, começar no passado, terá de correr muito mais só para chegar na linha de partida!

Figura 1.1 A atenção se concentra no passado e não no futuro, com atraso de tarefas.

7. Pare de Se Preocupar com Isso. Uma coisa é perder tempo repetindo as coisas ou lidar com interrupções extras ou “incêndios” maiores, mas o grande dano de adiar as coisas é a forma com que isso o afeta mental e emocionalmente.

Praticamente todos nós temos tendência a adiar as tarefas desagradáveis. Um gerente sênior de uma empresa de artigos eletrônicos da Inglaterra coloca a questão dessa maneira: “O adiamento é o que mata o tempo”. Enfrentar as suas tarefas desagradáveis e concluí-las não é fácil, mas as conseqüências de não executá-las podem ser muito piores do que simplesmente lidar com o aborrecimento logo no início.

Para aumentar o problema, a maioria das pessoas que adiam não só não executa as tarefas mas também tende a preocupar-se com a tarefa não concluída ou desfeita e com o fato de não a terem feito. Essa preocupação consome muito mais tempo do que as pessoas imaginam e torna mais difícil tomar uma providência que resolva o problema.

Pense em alguns dos problemas que você teve de enfrentar no passado. Adiá-los fez com que você chegasse a algum lugar? Não. Foi só quando você tomou uma atitude que o problema começou a ser resolvido. Se você enfrentar os grandes problemas e as tarefas desagradáveis e fizer alguma coisa a respeito, eles desaparecerão rapidamente.

Certa vez, trabalhei com um grupo de técnicos bem educados, brilhantes e jovens de uma grande empresa dinamarquesa. Fui à mesa deles e observei uma grande máquina em um canto e perguntei o que era. O técnico respondeu: “E um pouco de consciência pesada. Eu a recebi de um cliente há um mês para consertar e ainda não o fiz”.
“Isso é horrível”, eu disse.
“Eu sei. Já pensei muito sobre isso, mas estou tão ocupado que não tenho tempo de consertá-la. Eu poderia reservar dois dias para fazê-lo, mas a minha agenda está tão cheia que não pude dedicar esse tempo. Aliás, você poderia me ajudar”, disse ele.
“Como?”, perguntei.
“Você poderia dizer ao meu chefe como eu estou ocupado”, respondeu ele.
Bem, a minha ajuda tomou um rumo um pouco diferente. Eu disse: “Faça Agora”.
“Eu não posso Fazer Agora”, argumentou ele. “Eu tenho uma reuniãc 14:00 e…”.
“0K, Faça Agora e vejamos até onde chega”, sugeri.
Bem, ele foi para a área de conserto com a máquina, resmungando. Quinze minutos depois ele voltou.
“Oh, não!”, pensei. “Acho que temos problemas.”
Ele olhou para mim e disse: “Está pronto”.
“Pronto?”, repeti.
“Sim. Pronto”, respondeu ele. “Mas poderia ter levado dois dias.”

É claro que nem sempre temos essa sorte. Poderia ter levado dois dias para consertar. Mas quantas vezes aconteceu algo semelhante com todos nós? Quando você finalmente coloca a mão na massa naquilo que estava adiando, não é tão ruim quanto pensava que seria.

A maioria de nós tende a exagerar no tempo de duração de uma tarefa desagradável ou no quanto esta tarefa é desagradável. Você detesta ter de fazê-la, então a adia. Eu estava diante de um homem que havia adiado um trabalho por mês, com a máquina em sua mesa como um lembrete daquilo que ele estava evitando. Ele a havia deixado se transformar em um ponto dolorido na sua consciência e em um ponto de atrito entre ele e o seu chefe. E em vez de dedicar os dez ou quinze minutos que a tarefa realmente exigia, culpava o seu chefe por estar ocupado demais. Na verdade, ele estava adiando, mas, independente do motivo, o cliente não tinha sido atendido e ficou sem sua máquina durante um mês.

Qual é o segredo? Enfrente as tarefas desagradáveis e torne urna atitude em relação a elas agora.
M. Scott Peck, no seu livro The Road Less Travelled (Simon & Schuster, 1978), denominou a tomada de atitudes em relação às tarefas desagradáveis de “gratificação atrasada”. Peck assinala que a vida é difícil. As pessoas que adiam tarefas tendem a querer gratificação imediata. Peck diz:

“Postergar a gratificação é um processo de programar a dor e os prazeres da vida de tal maneira que o prazer seja ampliado pelo fato de se deparar com e experimentar a dor primeiro e depois superá-la. E a única maneira decente de viver.”

Quais tarefas no seu trabalho você trataria como “o pior, primeiro”? Comprometer-se com uma mentalidade do tipo Faça Agora vai ajudá-lo a superar a sua relutância em lidar com tarefas desagradáveis. Ela o ajudará a atacar as coisas das quais não gosta com a firme determinação de dar cabo delas. Algumas pessoas se orgulham de maneira quase perversa de conseguirem realizar primeiramente as coisas mais feias, desagradáveis e difíceis. A maioria de nós pode melhorar a capacidade de lidar com dificuldades enfrentando-as. Lembre-se do que Mark Twain disse: “Se você tem de engolir dois sapos, enguia o maior primeiro e não olhe muito tempo para ele”. Portanto, se puder escolher a seqüência do seu trabalho todo dia, escolha primeiro a tarefa de que gosta menos. Não só a segunda tarefa do dia não parecerá tão ruim em comparação com a primeira, como concluir o pior primeiro aumentará a sua autoconfiança.

8. Agora Sinta-se Melhor em Relação a Si Mesmo. O adiamento e a conseqüente camuflagem criam um acúmulo de emoções negativas nem sempre evidentes. Em um curso PEP, uma senhora recém-casada começou a rir quase que incontrolaveimente quando se trouxe à baila a questão do adiamento. Quando lhe perguntaram o que havia provocado aquela reação, ela disse:

“Ah, eu estava pensando na camisa pregueada do meu marido. Sabem, eu odeio passar roupa, principalmente esta camisa com a frente pregueada. Eu tirava todas as outras peças da cesta de passar debaixo da camisa e as passava primeiro. “

Quando lhe perguntaram: “O que acontece quando essa camisa é a única peça que falta?”, ela respondeu: “Ah, eu a jogo de volta na máquina de lavar! O meu marido nunca consegue saber para onde foi a sua camisa favorita”. Esse hábito provoca um grande acúmulo emocional e um grande impacto na auto-imagem.

Comprometendo-se com o Faça Agora, concluindo as tarefas difíceis primeiro e lidando com as grandes tarefas passo a passo, você evitará o estresse e a ansiedade em seu trabalho e ganhará mais autoconfiança e auto-respeito. Mesmo tendo concluído apenas um dia do PEP, os participantes eliminaram todos os papéis de suas mesas, do computador e de seus arquivos. Eles descobriram que conseguiam fazer mais coisas do que imaginavam. Eles não tinham mais a consciência pesada e se sentiram quase que instantaneamente melhores em relação a si mesmos.

“Saber quando não trabalhar arduamente é quase tão importante como saber quando fazê-lo.”
Harvey Mackay, Swim with the Sharks without Being Eatcn Alive

NEM TUDO PODE OU DEVE SER FEITO AGORA
Depois de ter falado muito sobre fazer as coisas de imediato, deixe-me assinalar que nem sempre é possível ou desejável fazer tudo imediatamente. Você tenta ligar para Mary, mas ela só virá na segunda. Você vai pegar um cafezinho e um cliente liga para discutir negócios. As prioridades com certeza têm um papel importante no trabalho produtivo e na obtenção de resultados. No entanto, o sucesso, no final das contas, ocorre quando fazemos as coisas. E muitas vezes as pessoas não conseguem fazer as coisas porque simplesmente não se dispõem a fazê-las! E não agem na hora, agora mesmo. Na verdade, as prioridades são a melhor desculpa que uma pessoa tem para não fazer algo. Sim, haverá momentos em que você não poderá Fazer Agora. O bom senso é necessário, mas deveria ser algo dado como certo. A maneira de aumentar a sua eficiência pessoal não é Fazer Algo Bobo Agora. Se o seu enfoque de trabalho for o de sempre escolher, sempre estabelecer prioridades, deixar sempre algum tempo para amadurecer, ter sempre uma desculpa para dar uma olhada mais tarde, dar sempre uma mexida nos papéis ou olhar o seu correio eletrônico, você não está agindo. Na verdade, você está reforçando o hábito de não agir. Com o Faça Agora e sem desculpas para adiar, o produto final é a tendência a agir.

COLOQUE DECISÃO NOS SEUS HÁBITOS PROFISSIONAIS
As pessoas bem-sucedidas em geral dedicam pouco tempo para tomar uma decisão, mas levam muito tempo para mudar uma decisão que já foi tomada.

Muitas pessoas têm medo de ser incisivas. Afinal de contas, se você tomar uma decisão, tem de arcar com as conseqüências. Se a assertividade for o ponto fraco, há uma maneira fácil de ajudá-lo a lidar com esse dilema. Simplesmente imagine as piores conseqüências de qualquer decisão que você tomar e pergunte-se se pode conviver com elas. Se a sua resposta for sim, vá em frente.

Você não pode esperar sempre ter 100% de certeza das conseqüências da decisão que vai tomar. Eu entendo, porém, que George Patton, o famoso general americano da Segunda Guerra Mundial, trabalhava com a seguinte fórmula de sucesso: “Se você tem um plano do qual tem 80% de certeza, deve executá-lo”.

Depois, existe a técnica de Ben Franklin, o famoso inventor, político e filósofo do século XVIII, que tinha um método para ajudar a tomar decisões. Pegue um pedaço de papel e dobre em dois. Em uma das metades relacione todos os motivos a favor da decisão. Na outra metade relacione todos os motivos contra. Comparando essas duas listas, você pode muitas vezes ter clareza do rumo que deve tomar.
Eu vi pessoas decididas tomarem decisões erradas. É interessante notar, no entanto, que elas quase sempre conseguiam fazer com que o objetivo da decisão fosse de alguma forma alcançado. Acho que existe uma lei natural ligada a esse fenômeno. O ato de decidir pode, na verdade, ser mais importante do que a qualidade da decisão tomada em si e ter mais influência nas conseqüências. Seja assertivo, tome atitudes e prossiga o seu trabalho e a sua vida.

Crie Hábitos Profissionais do tipo Faça Agora
Quer você goste ou não, nós somos criaturas de hábitos. A maioria de nós cai facilmente em rotinas estabelecidas. Quantas vezes, por exemplo, você faz o mesmo trajeto para chegar ao trabalho, almoça no mesmo restaurante ou começa o seu dia de trabalho da mesma maneira? Alguns desses hábitos são bons, outros nos prejudicam, e viver inteiramente de acordo com hábitos pode ser destrutivo.
Existem hábitos que valem a pena ser cultivados? Certamente que sim. Hábitos como dirigir com cuidado ou demonstrar cortesia para com os amigos e colegas devem ser rotineiros e são com certeza benéficos.

O cultivo do hábito Faça Agora visa a reforçar um estilo de vida voltado para a ação, para a pessoa ser mais assertiva e começar algo e ir até o fim. Muitas das tarefas que temos de executar não requerem muita reflexão. No entanto, pelo fato de trabalharmos dessa maneira, nós lhes damos o mesmo peso que atribuímos às tarefas muito importantes, com conseqüências sérias. E um hábito. O seu objetivo ao ler este livro é romper com os seus hábitos antigos e tornar-se mais eficiente e, conseqüentemente, mais produtivo. Adotar uma abordagem decisiva e pró-ativa em relação ao trabalho lhe possibilitará atingir exatamente isso.

O adiamento em si, em geral, é apenas um hábito ruim.

Edwin Bliss, no seu livro Getting Things Done, The ABC’s of Time Management (Scribner’s, 1976), descreve o adiamento como um hábito, da seguinte maneira:

Quando deixamos de agir com a rapidez que deveríamos, em geral isso ocorre não porque a tarefa em questão é extremamente difícil, mas porque adquirimos o hábito de adiar sempre que possível. O adiamento raramente está ligado a um único problema. Ele, em geral, é um padrão de comportamento arraigado.

Eu concordo plenamente. Aprenda o Faça Agora e você eliminará hábito de adiar tarefas. O Faça Agora substitui o comportamento do tipo “fazer depois” por um comportamento voltado para a ação. Você agirá antes das barreiras mentais serem ativadas. Portanto, não terá tempo para pensar “E difícil demais; isto talvez desapareça. Eu não estou com vontade. Talvez alguém veja isto. Eu não estou a fim”.

DISCIPLINA
Uma palavra que se ouve comumente quando se discute mudança de comportamento é disciplina. “E uma questão de disciplina. Se eu tivesse mais disciplina poderia fazer ginástica…, parar de fumar…, fazer dieta”. Embora a disciplina tenha uma certa importância nisso, acho que é algo que desvia a atenção. Se você disciplinar o bastante para criar uma rotina, estará criando um novo hábito. Discipline-se para agir na hora e isso logo se tornará um hábito. Depois o hábito diminuirá a necessidade de se disciplinar. William James, cujos estudos do comportamento humano são famosos, sugere que, se você fizer algo todos os dias durante um mês, isso se tornará um hábito. Tente com o Faça Agora.

Para ser sincero, trata-se de algo mais do que lidar com o adiamento. É uma filosofia de trabalho e de vida. O enfoque é: eu sou pró-ativo, voltado para a ação, maior do que os problemas que enfrento. Essas características começam (e terminam) com a maneira como você lida e toma atitudes em relação aos pequenos detalhes de seu trabalho e de sua vida.

Então, o que você deveria Fazer Agora? Vá em frente — escreva. Concentre-se nas primeiras coisas. Organize-se para Fazer Agora e fazer melhor!

Livro: “O Programa de Eficiência Pessoal”
Kerry Gleeson – Makron Books – 1996 – páginas 3 a 19

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