Executive Coaching

Achei este vídeo tão importante que decidi manter um post só para ele.

O que é a História das Coisas? …
Desde a sua extração até à venda, uso e disposição, todas as coisas que compramos e usamos na nossa vida afectam as sociedade no nosso país e noutros países, mas a maioria disto é propositadamente escondido dos nossos olhos pelas empresas e políticos.
A História das Coisas é um documentário de 20 minutos, rápido e repleto de factos que olha para o interior dos padrões do nosso sistema de extração, produção, consumo e lixo. A História das Coisas expõe as conexões entre um enorme número de importantes questões ambientais e sociais, demonstrando que estamos a destruir o mundo e a nos auto-destruir, e assim apela a que criemos um mundo mais sustentável e justo para todos e para o planeta Terra.
Este documentário vai ensinar algo, fará ri, e acabará por mudar para sempre a maneira como olhamos para todas as coisas que existem na nossa vida.
Um documentário excelente e imperdível.
. ………. http://www.storyofstuff.com ……………
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Uma explicação simplificada do GTD, um sistema de organização pessoal.

Já faz um bom tempo que não posto nada específico sobre GTD – a técnica de organização pessoal e produtividade intitulada “Getting Things Done” (Fazendo as Coisas Acontecerem).

GTD são princípios simples para organizar a vida e domar o tempo disponível, resgatando a produtividade pessoal e profissional. Neste site existem outros textos sobre GTD. Recomendo que leia-os e depois volte aqui:

Método criado por ex-hippie vira mania entre “workaholics” estressados e desorganizados em geral

Produtividade Pessoal: Metodologia GTD

A essência do GTD

Já voltou? Então continuemos. Nestes anos de prática de GTD já experimentei muitas abordagens. Umas principalmente digitais e outras analógicas. Algumas eu experimentei apenas para saber se devia ou não recomendar para meus clientes. Outras eu fiz tentativas sérias para responder à pergunta: o que preciso ter e fazer, no mínimo, para controlar a minha vida pelo GTD?

O GTD apenas digital, com softwares, é meio caminho andado. Mas, na prática, uma grande parte de nossa vida ainda está em átomos, não em bytes.  A partir de minha experiência  recomendo hoje em dia as pessoas começarem a controlar a sua vida off-line – e só depois a vida online.

É mais fácil controlar a vida online, pois bytes pesam menos e são mais fáceis de serem deslocados… Porisso, as pessoas que começam o GTD pelo mais “fácil”, os sistemas digitais, quando enfrentam a barra pesada de controlar a papelada real, estranham.

Então, vá por mim: comece a trabalhar a sua organização pessoal pela papelada real, que está à sua volta, em seu escritório ou em sua casa – e até no porta-luvas e no porta-malas de seu carro…

Você precisa investir em algum equipamento de apoio.  É necessário ter equipamentos que lhe motivem, deixem o seu ambiente mais “limpo” e tragam motivação para a arrumação regular, habitual.

Comece comprando uma boa AGENDA. Sim, uma boa agenda de papel. Sei, você pode preferir um notebook, ou um netbook, ou um smartphone. Mas atualmente todos estes equipamentos não lhe acompanham em todos os lugares. Talvez você vá a um lugar onde seja arriscado portar ou usar um caro equipamento eletrônico. Ou vá para um lugar de praia ou campo, e tenha medo de estragar o aparelho. Ou a bateria acabe. Ou o aparelho quebre. Ou, apenas, você quer fazer uma consulta rápida e o seu aparelho demora a ligar. Por isso, adquira uma agenda de papel, barata e simples.

Muitos preferem imprimir suas agendas, fazer modelos personalizados de Hipster PDA (procure no Google ou leia nos outros artigos). Mas este artigo é para iniciantes. Recomendo que procure uma agenda pequena mas – importante – tenha visualização semanal. Duas páginas equivalem a uma semana. Uma pequena agenda de bolso, portátil.

Esta agenda servirá básicamente para anotações de Compromissos. Compromissos são a base do Planejamento do seu Tempo. Uma boa agenda – de preferência escrita à lápis – é ainda o mais prático sistema para agendar compromissos e chegar na hora, fazendo o que é necessário e importante fazer. Mantenha em um bolso um lápis com uma borracha na ponta – ou use um elástico para prender o lápis na agenda, como preferir.

Anotar na Agenda apenas isso:
- compromissos firmados com terceiros
- tarefas realizadas em dia específico (e não à realizar)
- follow-ups que irá realizar em dias definidos

Mas, você pode dizer, eu preciso anotar muitas outras coisas, e uma agendinha pequenina não me serve. Como faço?

Não anote na Agenda. Adquira um caderno – pode ser em formato de bolso ou um pouco maior, espiral ou encadernado, com pauta ou sem pauta. Este caderno deve ser o seu MEMORIAL.

O que é um Memorial? É um local para anotar suas memórias. Serve como registro de informações e também permite analisar como usa o seu Tempo e suas informações. Ele guarda as informações que você vai colhendo ao longo do dia, de maneira rápida. E evita que você sobrecarregue a sua mesa de trabalho, o seu computador e sua agenda de post-its, papeizinhos, guardanapos rascunhados etc.

Muita gente anota aquilo que entendo como Memorial no mesmo documento que é a sua Agenda. Parece lógico, mas não é. A Agenda facilita a consulta rápida dos compromissos, e a estrutura do seu tempo. Ela tem uma encadernação resistente e é respeitada, por conter informações relevantes do futuro.

O Memorial é mais caótico: contém anotações de reuniões, telefonemas, coisas que você se lembrou de fazer, listas rápidas de coisas a serem feitas, decisões tomadas. Ele é focado em sua maioria no presente e no passado – o que fez e pensou hoje, e nos últimos dias.

O Memorial é também um tipo de “caixa de entrada”, pois serve para controlar o afluxo de informações que chegam através de reuniões, telefonemas, contatos pessoais – e até daquilo que sai de sua cabeça, o que decide fazer, em um dado momento.

Todas as folhas do Memorial devem ter, na parte de cima à direita, a anotação da data em que a anotação foi feita. E guarde uma página para cada data. Assim fica mais fácil procurar uma informação, folheando na ordem cronológica. Se uma anotação ultrapassar uma folha, continue anotando a data e coloque ao lado “folha 2″ e assim sucessivamente.

Anote no Memorial:
- marcos informativos importantes – algo que alguém disse/ prometeu / fez em um dia específico
- controle financeiro
- controle do uso de seu tempo
- pautas e rascunhos de atas de reuniões / telefonemas / conversas / solicitações
- listas diárias de coisas a fazer (extraídas de listas gerais do GTD)
- listas de Próximas Ações (se não a mantiver em algum sistema digital)

A Agenda deve ficar íntegra, somente com as informações dos compromissos efetivamente executados, sejam compromissos com terceiros ou consigo mesmo – horas do seu dia que alocou para desempenhar uma certa tarefa e efetivamente a desempenhou. O Memorial, ao contrário, pode ser destruido. Sugiro que seja um caderno em espiral, um bloco ou um pequeno fichário.

Muitas informações guardadas nele vão migrar para controles mais estruturados – aquelas anotações da reunião vão migrar para uma ata, as anotações de despesas para uma planilha de receita e despesa, as decisões e idéias vão migrar para um texto sobre projetos de vida ou novos negócios, as tarefas relacionadas a uma meta habitual vão para um gráfico de controle de metas atingidas, aquelas experiências de vida vão se tornar uma página de um Diário ou o rascunho de um futuro livro de crônicas… Depois de transcrever as informações, rasgue a folha ou risque-a sem medo.

O ideal é revisar o Memorial todos os dias, extraindo dele as informações necessárias para saber como usou o seu dia. Se não sabe como realizar tudo o que se propõe, anote nele o que faz a cada dia, e saberá facilmente quais são os seus grandes desperdiçadores de tempo. Se o seu dinheiro se esvai pelos seus dedos, anote nele toda pequena despesa, e saberá onde e como economizar.

Se você já tem um sistema digital para gerenciar os seus dados, e quer integrar os dados que chegam através do e-mail com os de sua vida off-line, o uso do Memorial vai facilitar a transcrição dos dados. Ao invés de catar várias anotações na agenda, em recados telefônicos e em anotações de reuniões e conversas, só precisará, na fase de Processamento do GTD, consultar o Memorial e o e-mail.

Além da Agenda e do Memorial, você precisa de Caixas de “entrada” e “saída” de material. Eu sugiro que adquira 3 caixas plásticas bem grandes. Eu digo grandes e isto significa não comprar aquelas caixas de entrada e saída de papelaria, que só cabem alguns poucos documentos no formato A4. Eu comprei as minhas em lojas para restaurantes – 3 enormes caixas de plástico grande.

Afixe nelas os dizeres: ENTRADA, PENDENTE e SAIDA.

Caixas de Entrada

Na caixa intitulada ENTRADA ficam a pilha de documentos e tarefas que você pretende executar. E também ficam as tarefas de follow-up, desde que não sejam agendadas para o futuro. Se tiver algo que você pretende arquivar pessoalmente, coloque aqui também (e não na caixa de saída), pois é uma tarefa. Aqui também pode ficar uma cópia atualizada de sua lista de Próximas Ações, separada por contextos, uma técnica do GTD muito útil.

Na caixa intitulada PENDENTE ficam as tarefas e documentos que você só poderá executar em uma data futura, pois há nestes algo que não depende de você, tal como aguardar uma pessoa retornar de viagem ou alguma tarefa delegada ser executada ou algo ser entregue. Para organizar melhor esta caixa, adquira um fichário de 12 meses + 31 dias; os famosos “43 folders”. Assim poderá classificar as pendências pela data específica, no futuro, no qual deverá executá-lo. E também fazer follow-up, pois follow-up é um tipo de execução.

Só explicar como se usa os 43 folders exige todo um artigo. Mas estes já foram escritos. Sugiro que pesquise na Internet.

Se usar os 43 folders for exagero para o seu estilo de trabalho, apenas guarde na caixa Pendente todas as suas tarefas que estão aguardando uma data futura e anote em sua agenda a data em que pretende fazer o follow-up da tarefa.

A caixa intitulada SAÍDA contém todos os documentos que devem ser enviados para outras pessoas. Lembre-se: o arquivamento só fica nesta caixa se é outra pessoa que arquiva, não você. Se é você mesmo que arquiva, deixe na caixa de Entrada.

Não é necessário que adquira uma outra caixa para Leitura, outra para Follow-Up (acompanhamento de tarefas delegadas ou de terceiros) e outra para documentos de referência. Se estiver lendo algo, isto deve ficar na caixa de entrada, pois é uma tarefa. Divida a pilha de documentos a serem lidos e coloque só uma parcela razoável na caixa de entrada, dentro de uma pastinha. O resto deve ficar no Arquivo, aguardando quando você ler o material que está na caixa de entrada.

E já que falei em Arquivo, você deve separar um móvel – ou no mínimo, algumas gavetas ou prateleiras de um armário – para o seu Arquivo. Este arquivo deve ficar próximo a você o suficiente para não ser incômodo buscar informações nele. O mais provável é que tenha um Arquivo próximo e outro Arquivo mais distante.

O Arquivo mais próximo contém o que chamamos de Referências & Documentos. São dados e informações que precisará com frequência. Agenda de telefones e endereços, documentos de identidade, cpf, título de eleitor, cartões bancários, códigos, manuais operacionais, documentos de projetos em curso no momento, tudo isso fica neste Arquivo. Para uns, é uma gaveta. Para outros, é todo um armário.

Se o seu trabalho é muito complexo ou fragmentado, talvez tenha que subdividir este Arquivo em “Trabalhos do Momento” e “Informações de Fácil Acesso”. O arquivo de trabalhos do momento são dados para subsidiar o que está fazendo em sua mesa de trabalho. E as informações de fácil acesso são para apoiar as outras funções de rotina e acompanhamento.

Muitos guardam todos os trabalhos do momento em sua Caixa de Entrada ou de Pendentes, para facilitar o acesso. Mas isto pode sobrecarregar estas caixas, prejudicando o manuseio de todos os itens. É preferível ter um Arquivo próximo bem organizado, e só deixar na Entrada ou em Pendentes um único documento referenciando estes documentos.

O Arquivo mais distante guarda tanto as Referências quanto os Projetos. Referências são dados para futuros projetos ou para consulta – desde que não sejam utilizados nos Trabalhos do Momento. E os Projetos que não estão em curso também ficam arquivados ai.

E o Arquivo Morto? Isto depende. Usualmente pode ficar guardado em Projetos. Mas analise cuidadosamente o período obrigatório nos quais precisa guardar a informação. Depois de 5 ou 10 anos, dificilmente voltará a pegar nestas informações. Então, o ideal é revisar a cada seis meses o material antigo e, se realmente não tem utilidade, descarte-o.

Agora que você tem estes materiais reais – a sua Agenda, o seu Memorial, as suas caixas de Entrada, Saída e Pendentes, os seus Arquivos, aí sim, poderá proceder a uma adequada Coleta, Processamento e passar a Organizar o seu trabalho, segundo os moldes do GTD.

Neste momento você poderá incluir alguns sistemas digitais para auxiliar os seus controles.

O mais útil deles, ao meu ver, é uma planilha eletrônica (Excel da Microsoft ou Calc do Open Office.org) ou online (Google docs ou Zoho) para controlar os seus gastos diários. E faça a consolidação de quanto gastou por categorias, semanalmente e mensalmente. Avalie quais gastos são fixos, obrigatórios, e quais são variáveis, isto é, dependem de situações momentâneas. E todo mês avalie o que pode ser feito para conservar pelo menos 20% dos ganhos de receita para reinvestimento.

Também mantenha uma planilha para atingimento de suas metas. Poderá utilizar um sistema digital ou até um online, como o Metas Smart – mas é importante refletir periódicamente se suas tarefas diárias estão conectadas com suas Visões, Valores e Missões de longo prazo. Em alguns casos, para meus clientes, elaboro índices de controle específicos, para facilitar a visualização gráfica do atingimento destas metas.

Se você conhece a fundo o GTD, pode estranhar que deixei tanta coisa na Caixa de Entrada. Ora, o GTD não diz que devemos esvaziar completamente a Caixa de Entrada?

Neste ponto é que desejo me deter um pouco mais, pois tenho uma discordância de termo do conceito do GTD tradicional.

Nós não trabalhamos na Caixa de Entrada. Isso acontece porque, na prática, É IMPOSSÌVEL esvaziar completamente a Caixa de Entrada. Por mais que agendemos, realoquemos, façamos triagem por contexto, o período onde a Caixa de Entrada está vazia é sempre curto. A cada dia, a cada hora – e a cada segundo, se considerarmos os emails – chegam demandas novas, e acreditar que conseguiremos viver permanentemente com a Caixa de Entrada limpa é ilusório.

O que o GTD entende como INBOX (Caixa de Entrada), na verdade podemos chamar de ESPAÇO DE TRABALHO ou Zona de Trabalho. É aquela área – mental e física – onde focalizamos a nossa atenção, em cima da mesa de trabalho, e no qual direcionamos a nossa criatividade e habilidade para resolver uma determinada tarefa.

Essa área sim pode ficar limpa – ou melhor, unifocalizada – quando nós nos concentramos em um só trabalho, depois de escolhê-lo a partir da Caixa de Entrada.

O diagrama padrão do GTD não evidencia de modo claro o conceito de Espaço de Trabalho. A Etapa de FAZER é a última das cinco etapas da metodologia, e isso, em minha opinião, faz com que várias pessoas invistam tempo demais na organização e processamento, e pouco na ação. O diagrama enfatiza a Lista de Projetos, a Lista de Próximas Ações, tudo que é preparação para a execução. Apesar dos conceitos destacarem que tudo culmina na ação, penso que falta no diagrama um foco central mais objetivo – um destaque maior no espaço intermediário entre toda as operações de planejamento e organização do trabalho.

5 etapas e ferramentas GTD

Sendo assim, o objetivo do trabalho do GTD é ajudar a pessoa a administrar a Caixa de Entrada, não esvaziá-la. E o segredo é entender que não trabalhamos nela, e sim em um espaço de trabalho em separado.

Este tipo de confusão é muito comum. Veja por exemplo a metáfora que utilizamos nos sistemas de e-mail. Quando abrimos o e-mail, na maioria das vezes caimos na Inbox, ou Caixa de Entrada. E observamos a quantidade de emails entrando. Desejamos resolvê-los todos, e “esvaziar a Caixa de Entrada”.

Mas na verdade, quando abrimos um email, caimos no Espaço do Trabalho do e-mail. E é este que resolvemos, é aí que agimos.

O nosso objetivo não deveria ser esvaziar a caixa de entrada do email, e sim administrar o que é importante do que não é, o que exige ação do que não exige.

E para isso, a melhor forma seria não usar a Inbox do e-mail como Inbox. Poderíamos criar uma pasta, etiqueta ou tag e redirecionar a maioria dos emails que chegam para esta pasta – com exceção de uns poucos, aqueles que chegam dos principais clientes ou da chefia, ou de pessoas amigas. Ou aqueles que tenham em seu assunto ou conteúdo uma determinada informação importante para nós. Desta maneira, não nos preocuparíamos em esvaziar a Caixa de Entrada, pois ela já estaria vazia. E só quando tivéssemos realmente tempo e interesse, examinaríamos os e-mails restantes. Mas isto é assunto para outro artigo.

O importante é ressaltar o básico para começar o GTD – comece off-line – adquira os equipamentos básicos – uma Agenda, um Memorial, caixas de entrada, saída e pendentes, e arquivos de apoio – e separe um bom espaço em sua mesa de trabalho para se concentrar no que é importante. E, quando escolher algo para fazer, a partir de sua Caixa de Entrada, focalize a total atenção neste item. Pode lhe ser útil ler o texto Faça Agora, se ainda não o leu.

Me fizeram uma pergunta por email sobre como controlar a ruborização. A resposta pode ser útil a mais pessoas e decidi publicá-la, inclusive porque as recomendações podem ser adaptadas para uma grande gama de questões de controle psicossomático. A pessoa autorizou a publicação da pergunta e da resposta.

“Sempre tive um pouco de timidez, e depois de um evento um pouco traumático na adolescência (fui criticado e riram de mim uns dez minutos dentro da sala da aula, essas maldades de adolescentes), a situação piorou. Perdi o conforto em situações sociais (principalmente ao falar em público,) gerei insegurança interior e o pior, ficava vermelho bem fácil, por quase nada.

Apesar de ter segurança e me sentir bem pra falar em público e outras situações sociais, sinto que ainda fico um pouco vermelho quando tenho que me expor (o que me deixa insatisfeito).  Li uma resposta sua a uma questão parecida no fórum de PNL, onde explicou:

Muitas vezes o corpo aprende a fazer algo e continua a fazê-lo de forma autonômica, mesmo quando os pensamentos associados não se fazem mais presente. É uma indicação da independência do inconsciente, quando ele aprende que há algo a ser feito em determinada situação. As situações e interpretações conscientes mudam, mas o aprendizado inconsciente permanece…

Trabalhe com a Linha de Tempo e despotencialize a reação psicossomática – você pode usar com o vermelhão – que vem associado ao nível cognitivo da reação anterior.

Reforce o trabalho, agora de forma mais focada na Linha de Tempo, e na reação inconsciente. A ressignificação em seis etapas é um trabalho mais “consciente”, isto é, puxa o inconsciente para o consciente, e não é a mais apropriada para lidar com reações somáticas autônomas. Trabalhe de forma mais auto-hipnótica, isto é, leve o seu consciente para o inconsciente. Isso se faz bem com a Linha de Tempo e o devaneio dirigido. Puxe mais a emoção e menos a razão, no tom do exercício.

Pratique “flutuar” por sobre a sua Linha de Tempo e localizar o último episódio de ruborização que teve. Flutue acima e um pouco antes dele e reassocie-se.

Analise as submodalidades específicas do estado desencadeante – não do estado ruborizado, mas do estado “pré-ruborizante”, por assim dizer….

Liste, registre e anote: que emoções estão implícitas? Quais são os sentidos dominantes, no consciente e no inconsciente? Que metaprogramas pode identificar? Que crenças e valores podem descrever aquele estado do eu que dispõe desta reação aprendida neste determinado contexto?

Em outro momento, retorne ao exercício e “pule” deste ponto identificado para outros pontos no passado, que pertençam ao mesmo estado do eu. Você pode identificá-los ou sentí-los por um certo contexto peculiar, parecido entre eles, como se fossem elos de uma corrente…. São momentos em que o seu “estado-do-eu” escolhe um comportamento aprendido similar, há uma constelação de comportamentos, sentimentos e congnições semelhantes.

Já conhecendo bastante deste estado, retorne mais ao passado e reaprenda o que deseja reaprender nas experiências mais antigas deste estado-do-eu. O importante não é combater ou destruir este estado, e sim torná-lo mais flexível, rico e cheio de recursos, correto?

Mostre a este estado, em uma posição dissociada (terceira posição, ou posição de mentoração) que valores e crenças considera úteis para ela.

Vivencie junto a este estado, em uma posição associada paralela (segunda posição, ou posição de coaching) que submodalidades considera adequados que ela experimente para ampliar a experiência que já possui.

Depois reassocie-se plenamente a este estado (primeira posição, ou posição participante) e experiencie a emoção plena deste estado-do-eu e verifique como as mudanças pretendidas estão sendo introjetadas.

Após, faça Ponte-ao-Futuro, retornando pela Linha do Tempo até um futuro próximo, reexperienciando a experiência desencadeante da questão e checando, espontânea e naturalmente, quais as respostas viscerais que a sua constelação mente-corpo apresenta.

Acho que o que acontece comigo é exatamente isto: o meu inconsciente aprendeu a ficar vermelho de forma tão autônoma , que é dificil pra mim mudar esta situação.

A minha pergunta é a seguinte: Será que eu posso continuar fazendo o exercício da linha do tempo pra diminuir cada vez mais essa reação psicossomática, ou não adianta ficar repetindo o exercicio??

Quanto à sua  pergunta “Será que eu posso continuar fazendo o exercício da linha do tempo pra diminuir cada vez mais essa reação?”  a resposta é: Sim. A prática de um exercício como esse pode ter um efeito cumulativo.

No entanto não é necessário que este se torne uma prática regular. O exercício de linha do tempo tem componentes cognitivos e emocionais que não necessitam muita repetição. Repita-o apenas mais algumas vezes – umas quatro ou cinco pode ser o suficiente para instruir a sua mente consciente e sua mente inconsciente superior naquilo que você precisa saber/sentir a respeito da questão.

Em resposta à segunda questão, o que sugiro é que adicione um exercício mental para aumentar o seu controle consciente do seu sistema simpático e parassimpático. Este sistema regulador é que controla efetivamente os mecanismos automáticos, tais como os da ruborização.

Você teve a reação que criou uma reação fisológica do sistema nervoso autônomo: a ruborização. No passado, quando estávamos na época das cavernas, aumentar a circulação sanguínea periférica (ruborização) poderia preparar o corpo para um ataque físico, facilitando o afluxo de sangue para os músculos, oxigenando-os, aumentando o poder e força para lutar ou fugir, bem como facilitando que o maior afluxo de sangue cicatrizasse melhor os possíveis ferimentos de uma luta física.

Quando ocorreu aquele evento impactante na escola, sua mente adolescente não teve acessos a recursos suficientes de como se comportar ou reagir para enfrentar aquela situação. Então, pediu socorro ao sistema límbico – a parte do cérebro mais antiga, que nos defende de agressões físicas de forma automática. E esta, não sabendo se deveria lutar ou fugir – já que a mente consciente superior disse que todas estas reações seriam inadequadas – limitou-se apenas a criar uma “prontidão de resposta”, através da ruborização.

Esta reação é considerada um atavismo – isto é, uma reação fisiológica do nosso sistema cerebral de reação de luta-e-fuga dentro do sistema límbico – que não tem muita utilidade ou praticidade no mundo moderno.

Reconheça conscientemente isso – e saiba que pode, sim, aprender a conversar com estas partes mais antigas e profundas de sua mente, e re-ensiná-las a melhor forma de reagir.

A questão é que a forma para falar com as partes mais profundas de nossa mente é a linguagem das emoções. Você não pode dizer para elas: “não se ruborize”". Isto só cria temor e mais ruborização.

O que é importante transmitir é Confiança. Uma sensação de proteção e tranquilidade. E a melhor forma de fazer isso é com práticas de dissociação e reassociação entre as partes mais cognitivas e as mais primitivas, e utilizar isso para se comunicar com estas partes.

Pense que esta parte de nossa mente, muito antiga, ainda está muito próximo da natureza animal. Todos nós temos um animal dentro de nós.

Pense de uma forma: como treinaria um pequeno cachorrinho? Com carinho ou com punição? Tentaria ganhar a confiança dele ou exerceria uma autoridade dominadora?

Algumas correntes filosóficas dizem que todos temos um Dragão – a parte animal -, uma Criança – a parte emocional – , um Guerreiro – a parte volitiva, que decide – e um Sábio – a parte intuitiva – em nosso interior.

Quando lida com esta parte da mente, está domando o seu Dragão Interior.

Por isso, o exercício que sugiro é muito simples.

Relaxe, entre em um estado meditativo. E depois visualize um pequenino animal dentro de sua mente. Este animal não precisa necessáriamente ter a forma de um dragão. Ele toma várias formas, criadas pela sua Imaginação. Se preferir, adote a forma de um pequeno cachorro, ou gato. Ou outro animal do qual goste. Eu, por exemplo, adotei a forma de um pequenino macaquinho, e gosto de dizer que converso com o meu Primata Interior.

Atraio-o para o seu lado, com estímulos, elogios e pequeninas pelotas de comida – imaginárias, é claro, mas em outros momentos do seu dia, pode imaginar que qualquer pequena refeição é uma oferenda para o seu animal interno, pois ele está agindo bem.

Veja-o e sinta-o mentalmente se encontrando próximo de você. Depois, ensine-os alguns truques. Como complemento sugiro que leia um livro sobre adestramento de animais, e perceberá como é fácil adestrá-los. O principal é ser paciente e ir em pequenas etapas. E demonstre sempre carinho, não punição. O segredo para adestrar animais é sempre recompensando com pequenos estímulos qualquer reação na direção do que se quer, mesmo que seja algo mínimo, e apenas ignorando – não punindo – aquilo que não se quer.

Perceba como este animal interno é curioso, e gosta de aprender coisas novas. Crie a ATITUDE MENTAL certa em relação ao seu animal interno, as partes do seu cérebro mais antigas, primitivas, atávicas: elas não precisam ser dominadas, e sim adestradas, apoiadas, e reagem em cooperação com você, tal como um cavalo bem adestrado, ajudando-o a ir mais longe…

Depois, combine com o seu animal interior algumas palavras de ordem. Pode combinar uma palavra para dormir bem à noite e outra palavra para acordar e se sentir bem desperto pela manhã. O principal não é só a palavra, mas a emoção e a confiança que adota junto da palavra. Esta palavra é ao mesmo tempo uma âncora e uma autorização mental e emocional para uma reação.

Após praticar um pouco com comandos nos quais não esteja sentindo pessoalmente alguma dificuldade, tais como dormir confortavelmente ou acordar se sentindo muito bem, pratique um comando para se manter calmo, tranquilo, relaxado, em qualquer situação que deseje. Imagine sentir o seu coração batendo normalmente, sua pele morna e confortável, sem qualquer aquecimento desnecessário. O importante não é só imaginar, mas SENTIR o seu animal interior percebendo que isto é o certo, o correto. Não adianta só pensar, deve-se sentir a reação dele, aprendendo que isto é o melhor para ele.

Associe esta sensação com uma palavra. Eu sugiro a palavra “CALMO”. São comandos impositivos sim, tais como usaria com um pequenino animal de estimação. E o seu animal interior, o seu corpo, as dimensões mais primitivas de sua mente. Esta é a linguagem correta para ele.

Adestre o seu animal interior – o poderoso Dragão – durante uma ou duas semanas. E recompense-o por pequeninas melhoras. Não reclame ou se sinta impaciente se ainda sentir alguma vermelhidão. Sempre dê reforço positivo, não negativo. Se  perceber alguma vermelhidão e ficar irritado, estará enviando uma comunicação conflitante para o animal interior. Está dizendo a ele que não acredita que ele seja capaz de controlar algo tão simples como a reação fisiológica da ruborização. Isto é uma idiotice – seu corpo controla o bater de seu coração, a sua respiração automática, o regular de cada uma de suas células, tudo ao mesmo tempo. Como não seria capaz de controlar algo tão simples? Ele só não o faria pelo controle consciente porque aprendeu no passado a fazer do outro jeito. Tenha paciência e persista – e sempre estimule positivamente quando houver alguma reação positiva, e ignore quando houver uma reação inadequada.

Com esta prática, em um mês ou dois terá as reações corporais do jeito que escolher. E estará em harmonia com todo o seu corpo e sua mente.

Me perguntaram já faz um bom tempo sobre os exercícios da PNL para mudar a imagem de si mesmo. A dúvida era se, depois do exercício, se recordamos da antiga auto-imagem negativa, ela está voltando? Ou devemos apagá-la completamente, sem poder lembrar-se dela nunca mais?

Eu, na época, respondi com uma metáfora. Antigamente morava em um apartamento antigo, muito pequeno e desconfortável, em um prédio com muitos apartamentos por andar. Não tinha área, mal cabia nada na cozinha, era muito menor do que minhas aspirações.

Mudei depois para este meu novo apartamento maior onde estou, que tem bastante espaço e estou muito satisfeito. Não obstante sempre precisar cuidar dele, mantê-lo limpo e bem cuidado (e acredite, custa mais caro manter limpo e bem cuidado um apartamento grande), está valendo a pena, pois tenho espaço para manter organizado e bem planejado tudo que obtive em minha vida.

Auto-imagem é uma expressão do nível de Identidade, mas pode ser percebida e manipulada pelo indivíduo em vários níveis lógicos, de acordo com o seu nível de percepção. No fundo, qualquer exercício, seja uma alteração no nível de percepção ambiental, comportamentos, capacidades, crenças e valores repercute no nível da identidade. Digamos que ela permeia vários níveis.

Uma pessoa pode ter sentimentos, sensações, percepções auditivas, visuais que identifique como sua auto-imagem. Imbuidas nestas percepções haverá crenças, valores e a própria Identidade em si. Ela poderá estar mais consciente de um nível e menos consciente de outro.

Esta discussão sobre auto-imagem, auto-realização e auto-confiança é uma visão meio pessoal. Eu costumo associar estes três termos ao nível do Ser (auto-estima, que para mim é similar a auto-imagem), nível do Fazer (auto-confiança) e nível do Ter (auto-realização). Não é exatamente uma descrição utilizada pela PNL. Esta prefere nominalizar como nível de Identidade , Nível de Capacidade e Nível de Comportamento.

Não percebo os níveis neurológicos da PNL como compartimentos estanques. Sào pressuposições, é fato, e os considero mais como uma visão didática de um macrosistema de personalidade, não exatamente níveis distintos.

No entanto, qualquer trabalho bem feito de mudança acontece, em minha percepção, quando o trabalho de mudança acontece em todos os níveis neurológicos de forma inconsciente.

Na prática, justamente para evitar que um nível neurológico não reajustado inviabilize um trabalho de mudança, costumamos reforçar este trabalho inconsciente – isto é, refazer o trabalho de forma consciente em cada nível. De certa forma, é como se fizéssemos um “corte vertical” nas várias camadas ou aspectos da personalidade, sob a perspectiva metodológica de Dilts, justamente para tornar o trabalho mais eficiente.

Nomes são nomes, usamos os que preferimos. A cultura anglo-saxã prefere nominalizar determinados estados de personalidade por sua ação principal, enquanto a cultura latina prefere contextualizar de forma mais emocional. Se começarmos a discutir estes nomes, talvez acabemos criando uma PNL mais latina…

Esta pergunta de como eliciar e modificar a auto-imagem tem a ver com a análise de crenças, valores e critérios de atingimento de valores. Em todo estudo de Identidade, é necessário uma investigação profunda destes itens. Também é necessário se entender os metaprogramas que o indivíduo usa, pois eles afetam o desenvolvimento das crenças.

O trabalho da PNL se assemelha ao daqueles pilotos de aviões-tanques que reabastecem o tanque de gasolina de caças em pleno ar. Não podemos parar e nem desacelerar, o negócio é estabelecer contato em alta velocidade e continuar o processo, da melhor maneira possível, pois a contenda está aí…

Da mesma maneira uma nova auto-imagem exigirá mais cuidado e atenção, mas só a própria pessoa pode saber se os benefícios compensam a maior responsabilidade. Só o tempo dirá quanto de tempo, esforço, atenção, conhecimento e dinheiro (os cinco recursos básicos que usamos na vida, e dos quais todos os outros recursos são compostos, tais como tijolinhos diferentes compoem milhares de tipos de paredes) desejará e escolherá empregar, para manter, calibrar, definir, aprimorar e desenvolver a  nova auto-imagem, ou melhor, a  nova Identidade Pessoal.

Se a pessoa fez o dever de casa completo, e seguiu detidamente o roteiro da PNL, para modificar a auto-imagem deve ter feito antes um trabalho de remodelagem, ressignificação e reestruturação cognitiva e emocional, além de listar e verificar as próprias Crenças e Capacidades que lhe ajudam ou atrapalham em seus objetivos e comportamentos. Além do mais, deve ter checado os seus metaprogramas e estratégias mentais que afetam a Identidade Pessoal.

Após este trabalho, é recomendável que também tenha redigido uma Missão Pessoal de Vida e uma Visão de como espera atingí-la. Esta Visão e Missão deve ser congruente com a nova Identidade desejada. Além do mais, isto tudo fica mais sólido se for lastreado em critérios de avaliação e decisão que corroborem isso no nível de Comportamento e Ambiente.

Só por esta descrição, vê-se que isto requer um bom nível de planejamento interior. Mas aí é que está a vantagem. Sabendo exatamente o como e o porquê de se escolher uma nova Identidade Pessoal, fica muito mais fácil mantê-la, exercitá-la e manifestá-la na vida.

Assim, esta nova auto-imagem não será tão afetada por lembranças da antiga auto-imagem do passado. A nova auto-imagem e auto-estima pertence ao Ser e serve de lastro para um novo sentimento de auto-confiança (o Fazer) e serve de impulso para o novo sentimento de auto-realização pessoal (o Ter).

Então, como resposta da pergunta se há algum problema em se lembrar da antiga imagem negativa ou se deve ser apagada, a resposta é que isso não importa mais. Ela, por si mesmo, vai perdendo a importância.

Ora, eu ainda me lembro bem do meu antigo apartamento. E a lembrança vívida dele me faz desejar e me motivar mais ainda para aprimorar e melhorar o meu novo apartamento… Não sinto necessidade de esquecê-lo, pois me dá muito prazer saber que não preciso me restringir mais a ele.

Um texto excelente sobre fazer as coisas imediatamente, evitando a procrastinação. Não é meu, é um excerto de um livro.

Agora! Você sem dúvida ouve essa palavra o tempo todo. Se não for da boca de seu chefe, de sua mulher, de seu filho, é da dos anunciantes e vendedores. Em certos dias parece que tudo e todos estão exigindo algo agora. Um gerente ou um colega de trabalho lhe diz que alguém não veio e o trabalho que essa pessoa estava fazendo precisa ser feito por você agora. Ou alguém liga de sua casa para dizer que há um vazamento. Ou o telefone toca e precisa ser atendido por alguém agora. Uma propaganda lhe diz para comprar agora. As pessoas e as coisas demandam o nosso tempo e atenção agora, nesse momento, imediatamente. E, conseqüentemente, nós nos encontramos enterrados no nosso trabalho, apesar de todas as belas teorias e ferramentas de administração de tempo.

Alguns gurus da administração do tempo nos dizem que temos de ignorar tudo o que clama pela nossa atenção imediata, inclusive o telefone. Eles nos dizem que nós não devemos reagir às circunstâncias e às pessoas ao nosso redor. Em vez disso, temos de nos organizar, definir prioridades e obter controle de nossas vidas adiando algumas tarefas e concentrando a nossa atenção nas atividades “mais importantes” ou nas “prioridades máximas”.

Planejar e definir metas e prioridades têm um lugar. Porém, muitas vezes, quando estabelecemos prioridades, parece que nunca conseguimos fazer tudo o que está na lista. As atividades “menos importantes” são arquivadas para dar lugar às atividades “mais importantes”. No final, as coisas “menos importantes” apodrecem. Não é de admirar, portanto, que, quando você começa a refletir sobre o assunto, essas coisas se transformaram em altas prioridades. E adivinha quem tem de colocar em ordem a bagunça? Você, é claro, agora!

POR QUE O PROGRAMA DE EFICIÊNCIA PESSOAL FUNCIONA
O único método que encontrei que realmente apresenta os resultados que as pessoas querem — e o método que você vai aprender aqui — é tirar vantagem colocando o “agora” a seu favor. Eu chamo isso de abordagem “Faça Agora” da eficiência pessoal.

Quido você opta pelo Faça Agora, torna o agora seu aliado, e não seu inimigo. Então, o que você faz com a bagunça acumulada na sua mesa? Você trata dela agora. Fazer no momento permite-lhe organizar-se melhor; exercer unçontrole maior sobre o quando, o onde e o como do que está fazendo; e você se sente melhor em relação a si mesmo e ao seu desempenho. Não é de se admirar, portanto, que o Faça Agora seja o primeiro princípio do Programa de Eficiência Pessoal (PEP).
A situação a seguir lhe soa familiar?

Você chega ao escritório, senta-se, olha para os papéis espalhados sobre sua mesa e pega um deles. E de Mary. “Ah, eu tenho de ligar para ela”, você diz. Obedientemente, você começa uma pilha de “Afazeres” em alguma parte de sua mesa e esse papel vai para a pilha. Você pega um outro papel, que é uma carta de reclamação de um cliente, e pensa: “Eu tenho de responder a essa carta”. Ela vai para a pilha de “Afazeres”. O terceiro papel é um esboço de um problema que deve ser discutido. “Preciso falar com meu chefe sobre isso” — você resmunga —, e lá vai o papel para a pilha. Você pega o quarto papel e diz: ‘isso não é importante. Eu posso fazer depois”. Você cria um monte de “coisas para fazer depois” perto da sua pilha de “Afazeres”, que está crescendo, e assim por diante. No fim, você está trocando de uma pilha para outra e quando voltar para a sua pilha de “Afazeres” e ler tudo de novo, terá perdido tempo lendo tudo duas vezes. Na verdade, você fez o trabalho duas vezes, duplicando o tempo comprometido, conseguindo fazer pouca coisa.

Este procedimento não teria nada de errado se nós só trocássemos os papéis duas vezes, mas em geral examinamos os papéis três, quatro ou cinco vezes antes de tomarmos alguma atitude em relação a eles. Gasta-se muito mais tempo fazendo uma coisa quatro ou cinco vezes do que de uma vez só.

A primeira regra para melhorar a eficiência pessoal :
/Aja em relação a um item na primeira vez que tocá-lo ou que o ler/

Eu não estou falando daquelas coisas que você não pode fazer de imediato ou das coisas que você não deve fazer de imediato. Estou falando de tudo o que pode e deve fazer mas não faz. Estou falando da papelada que você encontra todo dia. Cuide dela na primeira vez que tocá-la e estará economizando bastante tempo a longo prazo (e livre-se dos papéis!).

Ligue para Mary. Responda àquela mensagem do correio eletrônico, imediatamente. Responda à carta de reclamação do cliente. Aja em relação às mensagens da secretária eletrônica quando estiver ouvindo-as. Fale com o chefe a respeito do problema. Faça Agora. Você se surpreenderá com o pouco tempo que isto demanda e com o quanto vai se sentir bem quando a coisa tiver sido feita.
Se não for tomar atitudes em relação à papelada, não perca tempo com ela. Se não vai dar um retorno aos recados da secretária eletrônica, não perca tempo ouvindo-os. Não atravanque o seu dia com coisas que não vai fazer. Em vez disso, prossiga o que vai fazer e Faça Agora.
COMECE POR SUA MESA OU ESPAÇO DE TRABALHO
Quando as pessoas pedem minha ajuda para se organizar e colocar o PEP em prática no seu trabalho e na sua vida, a primeira coisa que faço é incentivá-las a limpar a sua mesa. Eu, na verdade, vou à mesa da pessoa e examino a papelada com ela. Pego um papel e pergunto o que é. Ela diz: “Bem, é algo que eu deveria responder”.
“0K”, eu respondo. Então ela naturalmente começa a colocar em outro lugar. “Espere um pouco. Por que você está colocando aí?”
Ela me olha incrédula e diz: “Bem, eu tenho que fazer, portanto eu coloco aí”.
“Vamos Fazer Agora.”
“Você quer que eu Faça Agora? Pode levar algum tempo.”
“Eu não me importo. Eu vou me sentar aqui enquanto você faz.”
E as pessoas fazem. Em geral, marco o tempo e pergunto: “Quanto tempo levou?”.
“Um minuto”, elas respondem.
“Viu?”, eu lhes digo.
“É. Não levou tanto tempo assim”, dizem elas.
E eu acrescento: “Eu estava esperando que notasse isso”.

Quando essa tarefa é feita pela primeira vez, as pessoas ficam pouco à vontade. Elas a executam, mas em geral não captam o conceito de imediato embora nós conversemos e peçamos para se comprometer com o conceito e com o estilo de trabalho. O que elas não entendem é que o Faça Agora deve ser permanente e contínuo.

Mesmo se elas se lembrarem do Faça Agora e acharem que estão seguindo o princípio no começo, em geral são incoerentes na aplicação do conceito Faça Agora.

Isso fica evidente quando eu volto para uma visita de follow-up. Em geral elas limpam o escritório ou espaço de trabalho e empilham tudo ordenadamente antes de eu ir. Elas ficam muito orgulhosas por terem adquirido domínio do conceito. Afinal de contas, é suficientemente fácil falar de Faça Agora e fazer com que as pessoas concordem. Mas a maioria das pessoas acha que estão Fazendo Agora quando não o estão. Só trabalhando com esse conceito continuamente, como faço, é que você começa a ver cada vez mais evidências de “não agir” na primeira vez e de todas as justificativas criadas para explicar por que não podem ou não devem agir de imediato.

Uma primeira visita a um cliente incluía uma limpeza de mesa completa. Nós trabalhamos com todos os itens da mesa, um por vez, até que tudo que podia ser feito tivesse sido feito. Falamos sobre agir em relação às coisas na primeira vez — fazer agora — e ele ficou tão impressionado que se comprometeu a adotar o Faça Agora como sua nova filosofia de trabalho.

Quando voltei para a visita de follow-up, mal tinha acabado de entrar e ele já começou a dizer que o Faça Agora era a melhor coisa que lhe havia acontecido — era simplesmente maravilhoso. Ele estava muito entusiasmado com o programa e com a mudança em sua vida.

Então, peguei a pilha de papéis pendentes. O primeiro papel era um recado telefônico. Eu disse: “Por que não ligamos para ele agora?”.

Ele franziu um pouco a testa. “Agora?”, perguntou. E eu respondi: “É”.

Então ele pegou o telefone e retornou a ligação. No final do encontro, tínhamos tratado de todos os papéis pendentes.
Por que eu tinha conseguido esvaziar a pilha e ele não? Porque a definição dele de “pendente” era a de algo para ser feito depois, e uma visita do PEP obviamente não havia mudado isso.

Então, deixe-me enfatizar. Faça Agora significa Faça Agora regular e continuamente, dia após dia. Não fazer agora foi o que o colocou em encrenca. A sua caixinha de assuntos pendentes é para as cosas que você não pode fazer agora, para coisas que estão fora de controle. Por exemplo, você ligará para Mary na segunda porque é nesse dia que ela volta de férias, e não porque parece um bom dia para fazer isso. Isso é assunto pendente.

Capte o conceito do Faça Agora e o verdadeiro significado de “pendente” — e aja de acordo com isso todo dia. Essas simples palavras vão literalmente mudar a sua maneira de abordar o seu trabalho e a sua vida. Você se verá concluindo mais tarefas do que em qualquer outra época.

SUPERANDO O ADIAMENTO
O adiamento provavelmente consumirá mais tempo no seu local de trabalho do que em qualquer outro lugar. Se você for uma pessoa que costuma adiar, achará o Faça Agora um elemento-chave para ajudá-lo a identificar onde existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a superá-lo.

A maioria das pessoas é muito inteligente, até mesmo engenhosa, no que diz respeito a adiar as coisas. “Eu não tenho tempo” é uma desculpa comum. “Eu acho que eles disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei.” “Isso poderá levar muito tempo. Então é melhor eu esperar ter um dia livre para começar.” “Não é tão importante.” A lista de motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída é interminável.

A minha abordagem é a seguinte: Seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las. Por exemplo, Mary não está. Quem mais poderia lhe dar informações? A sua assistente? Onde mais você poderia obter essa informação? A quem poderia delegar essa tarefa? Como você pode executar a tarefa? Essa é a questão, não é? Corno pode tirar essa carta, essa pasta ou esse relatório da sua caixa de_entradasede sua mesa de foma que nunca mais precise olhar para ela (e)? E aí que você deve concentrar o poder de sua mente, e não em desculpas inteligentes.

Isso pode parecer simples, mas é um remédio amargo de se tomar. Muitas vezes o motivo para você não fazer as coisas é simplesmente que não as está fazendo. Você pode, no entanto, reverter essa tendência começando agora — neste minuto — a aprender a superar o adiamento e a aumentar a sua produtividade pessoal. Como? As oito maneiras a seguir de superar o adiamento podem trazer benefícios imediatos e imensos.

1. Faça uma Vez Só. Separar todos os papéis de sua mesa e criar pilhas de “afazeres” e “para fazer depois” é uma prática comum. Se você é um criador de pilhas, tem vários companheiros. Uma mu que conheço executa regularmente esse processo de criação de pilhas. A primeira vez ela chama de “leitura para se familiarizar”. A segunda é a sua leitura para tomar “atitudes”, a menos que ela separe para “fazer depois”. Essa mulher foi duas vezes graduada com louvor em uma famosa universidade e ocupa um cargo de grande responsabilidade! Adotando e implementando o Faça Agora, ela pode usufruir do benefício mais imediato do PEP: Faça Agora e fará uma só.

Reler desnecessariamente tudo o que está na sua mesa antes de agir não traz benefício algum. Você sabe o que é preciso fazer na primeira vez que lê a carta de reclamação de um cliente. Ler essa carta duas vezes só duplicará o seu tempo de leitura e a carta continuará sem resposta. Responda-a na primeira vez que a ler — Faça Agora — e economizará tempo, estará caminhando para satisfazer o cliente e executará uma tarefa que em outras circunstâncias o impediria de fazer coisas mais importantes.

2. Clareie a Sua Mente. Um cliente uma vez me descreveu como era para ele voltar de carro para casa no final de um dia de trabalho. Quando passava por um posto de gasolina, pensava: “Eu preciso comprar estepe para o meu carro. Uma vez eu troquei um pneu murcho e não providenciei um novo”. Depois ele passava por uma farmácia e pens “Vitamina C. Nós precisamos de Vitamina C. O inverno está chegando e nós precisamos dela para curar os resfriados”. Ele passava por um supermercado: “A minha mulher queria que eu comprasse pão, ma não estou com vontade de parar agora”. Quando ele chegava em estava exausto, respirava com dificuldade e precisava de um drinque para se acalmar. “Tudo o que eu olhava me lembrava de coisas que não tinha feito! “. E, pode acreditar, ele não parou uma vez para fazer qualquer uma delas. Mas, com certeza, achava que tinha se esforçado. Ele estava cansado do adiamento.

Pense quantas tarefas e quantos projetos estão ligados ao seu trabalho? Cem? Duzentos? Agora, pense quantas tarefas, atividades incompletas e, ou de sua lista de desejos você tem ligados à sua família? Quantos deles você poderia relacionar que estão ligados aos seus hobbies, amigos, ou grupos cívicos, religiosos de que faz parte? A medida que vai somando tudo isso, descobrirá que os itens pendentes — as coisas que estão ocupando espaço na sua mente — totalizam de quinhentas a mil.

A experiência nos mostra que temos uma quantidade limitada de tarefas ou atividades que a nossa mente pode cuidar em um determinado momento. Como isso afeta o seu trabalho? Vamos usar o exemplo da carta do cliente. Você pega a carta e lê a primeira linha: “O Sr. poderia, por favor, enviar informações sobre um novo produto?”. A sua atenção imediatamente voa para a informação que você tem de enviar para uma outra pessoa, mas que ainda não enviou. Você traz a sua atenção de volta para a carta e lê um pouco mais: “O Sr. poderia se reunir com alguns colegas meus para discutir um determinado projeto?”. A sua atenção novamente viaja para várias outras reuniões que precisa preparar mas que ainda não o fez. Você traz a sua atenção uma vez mais de volta para a tarefa que tem em mãos. O volume de atividades incompletas em sua vida o impede de se concentrar e concluir o que está à sua frente. E aí que entram as prioridades.

Obviamente, definir prioridades talvez seja muito importante para controlar o seu trabalho. Mas pode também ser a melhor desculpa para não fazer algo. Definir prioridades significa que as tarefas “desimportantes” serão adiadas e talvez nunca cheguem a ser feitas. A conseqüência de não executar as tarefas periodicamente é a incapacidade de se concentrar no trabalho em mãos devido às vozes na sua cabeça que lhe fazem lembrar das tarefas não concluídas.

Você alguma vez já fez uma lista de dez coisas a fazer, em que as cinco últimas nunca mudavam? Nós temos tendência a nos concentrar nos itens de prioridade máxima e negligenciar os menos prioritários. E por isso que as chamamos de menos prioritárias, mas mesmo assim as consideramos importantes.

A minha opinião é de que as coisas devem ou não devem ser feitas. Se estiverem envolvidos prazos, esses certamente deverão ser levados em consideração, mas se algo for suficientemente mportante para ser feito, faça-o. Caso contrário não faça.

A melhor maneira de aliviar a sobrecarga de tarefas é eliminar essas pequenas coisas que o fazem se sentir sobrecarregado e dispersam a sua atenção. Aja em relação a essas tarefas menores, “menos importantes”. Faça_uma lista de todas elas, reserve algum tempo e faça-as uma por uma. Ou tome a decisão de não fazer uma delas e jogue-a no lixo. Ou, melhor ainda, organize-se utilizando as idéias apresentadas neste livro e não deixe as tarefas se acumularem.

Eliminada essa sobrecarga, a sua atenção não se dispersará mais. O seu grau de concentração aumentará e você, conseqüentemente, não só corcluirá mais tarefas como também as concluirá melhor e mais depressa do que antes. Komar disse:

A concentração na sua forma mais verdadeira e inalterada significa ser capaz de fazer a mente se concentrar em uma coisa só.

Se você conseguir se concentrar no que está fazendo, no que está tentandc fazer, estará colocando na tarefa um dos elementos mais importantes do sucesso.

3. Resolva os Problemas Enquanto Eles São Pequenos. À medida qu você for adquirindo experiência em um trabalho, aprenderá a detectar aquelas pequenas bandeiras vermelhas que lhe dizem que algo está errado e que as coisas só piorarão se você não tomar alguma atitude. A pergunta então é: quando e como devo agir em relação a esses pequenos indicadores? Infelizmente, nós temos a tendência de ignorar demasiadamente essas bandeiras vermelhas em vista de questões que nos pressionam mais.
Às vezes eu aponto para uma pilha de papéis com problemas não resolvidos no canto da mesa de uma pessoa. Ela admite bastante constrangida: “É a minha pilha de problemas. Eu pensei que se ela ficasse aí por bastante tempo, desapareceria”. E às vezes isso acontece. Você já ouviu falar na Lei de Murphy. Na lnglatera, ela é chamada de Lei de Sod. Se alguma coisa tiver de dar errado, dará. Existe uma decorrência da Lei de Murphy: se dez coisas puderem dar errado, tenha certeza de que a que causará mais dano será aquela que deu errado! Talvez a maioria dos itens de sua pilha de problemas desaparecerá se você os deixar de lado por tempo suficiente Mas pode ter certeza de que o problema que você não quer que permaneça será aquele que permanecerá. E quanto tempo mais você levará para cuidar de uma crise do que de um sinal de alerta?

Adquira o hábito de agir a respeito dessas coisas agora e pegará os problemas enquanto eles ainda são pequenos, antes de eles se tornarem grande crises consumidoras de tempo. Como resultado, você terá mais tempo para se concentrar nas coisas importantes.

4. Diminua as Interrupções. Uma queixa que ouço com freqüência é quanto às interrupções. A maioria das pessoas admite que elas têm dificuldade de evitar ou impedir interrupções. Em vez disso, as interrupções são vistas como algo fora do controle dos mortais e como as causas de praticamente todos os nossos problemas. Quantas vezes você ouviu ou disse: “Bem, eu teria terminado se não tivesse sido interrompido sempre que virasse as costas”.

Muitas vezes, essas interrupções das quais as pessoas se queixam são conseqüência de não terem feito alguma coisa, para início de conversa. Como resultado, elas não só têm o trabalho em si para fazer, mas também têm de lidar com aquelas pessoas que dependiam do trabalho a ser feito, o que só cria mais trabalho. Além disso, a maioria de nós se sente mal em ter de explicar por que não fez algo. Mesmo que tenha um ótimo motivo e a pessoa do outro lado da linha telefônica se solidarize com você, você ficará em uma situação ruim por ter de se safar mais uma vez com uma desculpa e uma explicação.

Se quiser evitar interrupções, faça as tarefas ligadas a elas. Você poderá, então, dedicar mais tempo ao seu trabalho e passar menos tempo explicando por que não o fez. Adquira a reputação de fazer as coisas dentro do prazo e você reduzirá ainda mais as interrupções eliminando aqueles pedidos trabalhosos de relatórios provisórios de progresso de projeto.

Pode ter certeza, algumas interrupções são desejáveis. Se uma venda depende de um retomo imediato, é claro que o gerente de vendas vai querer “ser interrompido”. Eu estou me referindo a eliminar as interrupções desnecessárias e não agravar a situação dando motivo para os outros o interromperem. As outras vantagens de eliminar essas interrupções “autocriadas” são a melhoria da qualidade do seu trabalho, quando você está livre para se concentrar totalmente nele, e a sua capacidade de executar mais coisas no mesmo período de tempo, porque pode trabalhar sem ser perturbado.

5. Coloque os Atrasos em Dia. Se tiver de enfrentar uma carga pesada de fluxo de trabalho e ao mesmo tempo um acúmulo de trabalhos atrasados, será preciso tratar desses últimos se quiser ter o fluxo de trabalho sob controle. Lembre-se de que os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra. Portanto, eliminá-los reduz a sua carga de trabalho mais do que pode imaginar.
Existem cinco etapas fundamentais para lidar com trabalhos atrasados:

1) Identifique os trabalhos acumulados.
2) Coloque-os em ordem de prioridade.
3) Reserve um tempo todo dia para fazer um desses trabalhos.
4) Identifique a causa do atraso.
5) Tome providências para remediar a causa e evitar que o ocorra novamente e que qualquer outro acúmulo de tarefa criado no futuro.
Quando colocamos os atrasos em dia e evitamos que eles ocorrar vamente, temos mais possibilidades de vislumbrar o futuro.

6. Comece a Operar Visando ao Futuro, em Vez de Visar ao Passado A Figura 1.1 ilustra o que ocorre mentalmente quando você tem tarefas vencidas, não concluídas ou antigas. Os Xs do diagrama sentam todas as tarefas que deveriam ter sido feitas. O seu foi obscurecido pelo fato de estar sendo puxado para o passado. Os psicólogos dizem que um dos indicadores da saúde mental de uma pessoa é o grau em que ela opera no passado, em relação ao que opera no presente e no futuro. Operar no ou a partir do passado é considerado característica do psicótico. Operar a partir do presente, visando ao futuro, é considerado algo “são”. Não é de se admirar que nos sintamos um pouco “loucos” quando temos excesso de tarefas atrasadas.

Quando você opera no passado, tende a se concentrar no que poder sido, nas oportunidades perdidas. Qualquer coisa que o oriente do presente para o futuro é mais saudável do que aquilo que o faz voltar no tempo.

Suponha que esteja disputando uma corrida cujo ponto de partida é o presente e a linha de chegada, o futuro. Se em vez de começar a corrida no presente, começar no passado, terá de correr muito mais só para chegar na linha de partida!

Figura 1.1 A atenção se concentra no passado e não no futuro, com atraso de tarefas.

7. Pare de Se Preocupar com Isso. Uma coisa é perder tempo repetindo as coisas ou lidar com interrupções extras ou “incêndios” maiores, mas o grande dano de adiar as coisas é a forma com que isso o afeta mental e emocionalmente.

Praticamente todos nós temos tendência a adiar as tarefas desagradáveis. Um gerente sênior de uma empresa de artigos eletrônicos da Inglaterra coloca a questão dessa maneira: “O adiamento é o que mata o tempo”. Enfrentar as suas tarefas desagradáveis e concluí-las não é fácil, mas as conseqüências de não executá-las podem ser muito piores do que simplesmente lidar com o aborrecimento logo no início.

Para aumentar o problema, a maioria das pessoas que adiam não só não executa as tarefas mas também tende a preocupar-se com a tarefa não concluída ou desfeita e com o fato de não a terem feito. Essa preocupação consome muito mais tempo do que as pessoas imaginam e torna mais difícil tomar uma providência que resolva o problema.

Pense em alguns dos problemas que você teve de enfrentar no passado. Adiá-los fez com que você chegasse a algum lugar? Não. Foi só quando você tomou uma atitude que o problema começou a ser resolvido. Se você enfrentar os grandes problemas e as tarefas desagradáveis e fizer alguma coisa a respeito, eles desaparecerão rapidamente.

Certa vez, trabalhei com um grupo de técnicos bem educados, brilhantes e jovens de uma grande empresa dinamarquesa. Fui à mesa deles e observei uma grande máquina em um canto e perguntei o que era. O técnico respondeu: “E um pouco de consciência pesada. Eu a recebi de um cliente há um mês para consertar e ainda não o fiz”.
“Isso é horrível”, eu disse.
“Eu sei. Já pensei muito sobre isso, mas estou tão ocupado que não tenho tempo de consertá-la. Eu poderia reservar dois dias para fazê-lo, mas a minha agenda está tão cheia que não pude dedicar esse tempo. Aliás, você poderia me ajudar”, disse ele.
“Como?”, perguntei.
“Você poderia dizer ao meu chefe como eu estou ocupado”, respondeu ele.
Bem, a minha ajuda tomou um rumo um pouco diferente. Eu disse: “Faça Agora”.
“Eu não posso Fazer Agora”, argumentou ele. “Eu tenho uma reuniãc 14:00 e…”.
“0K, Faça Agora e vejamos até onde chega”, sugeri.
Bem, ele foi para a área de conserto com a máquina, resmungando. Quinze minutos depois ele voltou.
“Oh, não!”, pensei. “Acho que temos problemas.”
Ele olhou para mim e disse: “Está pronto”.
“Pronto?”, repeti.
“Sim. Pronto”, respondeu ele. “Mas poderia ter levado dois dias.”

É claro que nem sempre temos essa sorte. Poderia ter levado dois dias para consertar. Mas quantas vezes aconteceu algo semelhante com todos nós? Quando você finalmente coloca a mão na massa naquilo que estava adiando, não é tão ruim quanto pensava que seria.

A maioria de nós tende a exagerar no tempo de duração de uma tarefa desagradável ou no quanto esta tarefa é desagradável. Você detesta ter de fazê-la, então a adia. Eu estava diante de um homem que havia adiado um trabalho por mês, com a máquina em sua mesa como um lembrete daquilo que ele estava evitando. Ele a havia deixado se transformar em um ponto dolorido na sua consciência e em um ponto de atrito entre ele e o seu chefe. E em vez de dedicar os dez ou quinze minutos que a tarefa realmente exigia, culpava o seu chefe por estar ocupado demais. Na verdade, ele estava adiando, mas, independente do motivo, o cliente não tinha sido atendido e ficou sem sua máquina durante um mês.

Qual é o segredo? Enfrente as tarefas desagradáveis e torne urna atitude em relação a elas agora.
M. Scott Peck, no seu livro The Road Less Travelled (Simon & Schuster, 1978), denominou a tomada de atitudes em relação às tarefas desagradáveis de “gratificação atrasada”. Peck assinala que a vida é difícil. As pessoas que adiam tarefas tendem a querer gratificação imediata. Peck diz:

“Postergar a gratificação é um processo de programar a dor e os prazeres da vida de tal maneira que o prazer seja ampliado pelo fato de se deparar com e experimentar a dor primeiro e depois superá-la. E a única maneira decente de viver.”

Quais tarefas no seu trabalho você trataria como “o pior, primeiro”? Comprometer-se com uma mentalidade do tipo Faça Agora vai ajudá-lo a superar a sua relutância em lidar com tarefas desagradáveis. Ela o ajudará a atacar as coisas das quais não gosta com a firme determinação de dar cabo delas. Algumas pessoas se orgulham de maneira quase perversa de conseguirem realizar primeiramente as coisas mais feias, desagradáveis e difíceis. A maioria de nós pode melhorar a capacidade de lidar com dificuldades enfrentando-as. Lembre-se do que Mark Twain disse: “Se você tem de engolir dois sapos, enguia o maior primeiro e não olhe muito tempo para ele”. Portanto, se puder escolher a seqüência do seu trabalho todo dia, escolha primeiro a tarefa de que gosta menos. Não só a segunda tarefa do dia não parecerá tão ruim em comparação com a primeira, como concluir o pior primeiro aumentará a sua autoconfiança.

8. Agora Sinta-se Melhor em Relação a Si Mesmo. O adiamento e a conseqüente camuflagem criam um acúmulo de emoções negativas nem sempre evidentes. Em um curso PEP, uma senhora recém-casada começou a rir quase que incontrolaveimente quando se trouxe à baila a questão do adiamento. Quando lhe perguntaram o que havia provocado aquela reação, ela disse:

“Ah, eu estava pensando na camisa pregueada do meu marido. Sabem, eu odeio passar roupa, principalmente esta camisa com a frente pregueada. Eu tirava todas as outras peças da cesta de passar debaixo da camisa e as passava primeiro. “

Quando lhe perguntaram: “O que acontece quando essa camisa é a única peça que falta?”, ela respondeu: “Ah, eu a jogo de volta na máquina de lavar! O meu marido nunca consegue saber para onde foi a sua camisa favorita”. Esse hábito provoca um grande acúmulo emocional e um grande impacto na auto-imagem.

Comprometendo-se com o Faça Agora, concluindo as tarefas difíceis primeiro e lidando com as grandes tarefas passo a passo, você evitará o estresse e a ansiedade em seu trabalho e ganhará mais autoconfiança e auto-respeito. Mesmo tendo concluído apenas um dia do PEP, os participantes eliminaram todos os papéis de suas mesas, do computador e de seus arquivos. Eles descobriram que conseguiam fazer mais coisas do que imaginavam. Eles não tinham mais a consciência pesada e se sentiram quase que instantaneamente melhores em relação a si mesmos.

“Saber quando não trabalhar arduamente é quase tão importante como saber quando fazê-lo.”
Harvey Mackay, Swim with the Sharks without Being Eatcn Alive

NEM TUDO PODE OU DEVE SER FEITO AGORA
Depois de ter falado muito sobre fazer as coisas de imediato, deixe-me assinalar que nem sempre é possível ou desejável fazer tudo imediatamente. Você tenta ligar para Mary, mas ela só virá na segunda. Você vai pegar um cafezinho e um cliente liga para discutir negócios. As prioridades com certeza têm um papel importante no trabalho produtivo e na obtenção de resultados. No entanto, o sucesso, no final das contas, ocorre quando fazemos as coisas. E muitas vezes as pessoas não conseguem fazer as coisas porque simplesmente não se dispõem a fazê-las! E não agem na hora, agora mesmo. Na verdade, as prioridades são a melhor desculpa que uma pessoa tem para não fazer algo. Sim, haverá momentos em que você não poderá Fazer Agora. O bom senso é necessário, mas deveria ser algo dado como certo. A maneira de aumentar a sua eficiência pessoal não é Fazer Algo Bobo Agora. Se o seu enfoque de trabalho for o de sempre escolher, sempre estabelecer prioridades, deixar sempre algum tempo para amadurecer, ter sempre uma desculpa para dar uma olhada mais tarde, dar sempre uma mexida nos papéis ou olhar o seu correio eletrônico, você não está agindo. Na verdade, você está reforçando o hábito de não agir. Com o Faça Agora e sem desculpas para adiar, o produto final é a tendência a agir.

COLOQUE DECISÃO NOS SEUS HÁBITOS PROFISSIONAIS
As pessoas bem-sucedidas em geral dedicam pouco tempo para tomar uma decisão, mas levam muito tempo para mudar uma decisão que já foi tomada.

Muitas pessoas têm medo de ser incisivas. Afinal de contas, se você tomar uma decisão, tem de arcar com as conseqüências. Se a assertividade for o ponto fraco, há uma maneira fácil de ajudá-lo a lidar com esse dilema. Simplesmente imagine as piores conseqüências de qualquer decisão que você tomar e pergunte-se se pode conviver com elas. Se a sua resposta for sim, vá em frente.

Você não pode esperar sempre ter 100% de certeza das conseqüências da decisão que vai tomar. Eu entendo, porém, que George Patton, o famoso general americano da Segunda Guerra Mundial, trabalhava com a seguinte fórmula de sucesso: “Se você tem um plano do qual tem 80% de certeza, deve executá-lo”.

Depois, existe a técnica de Ben Franklin, o famoso inventor, político e filósofo do século XVIII, que tinha um método para ajudar a tomar decisões. Pegue um pedaço de papel e dobre em dois. Em uma das metades relacione todos os motivos a favor da decisão. Na outra metade relacione todos os motivos contra. Comparando essas duas listas, você pode muitas vezes ter clareza do rumo que deve tomar.
Eu vi pessoas decididas tomarem decisões erradas. É interessante notar, no entanto, que elas quase sempre conseguiam fazer com que o objetivo da decisão fosse de alguma forma alcançado. Acho que existe uma lei natural ligada a esse fenômeno. O ato de decidir pode, na verdade, ser mais importante do que a qualidade da decisão tomada em si e ter mais influência nas conseqüências. Seja assertivo, tome atitudes e prossiga o seu trabalho e a sua vida.

Crie Hábitos Profissionais do tipo Faça Agora
Quer você goste ou não, nós somos criaturas de hábitos. A maioria de nós cai facilmente em rotinas estabelecidas. Quantas vezes, por exemplo, você faz o mesmo trajeto para chegar ao trabalho, almoça no mesmo restaurante ou começa o seu dia de trabalho da mesma maneira? Alguns desses hábitos são bons, outros nos prejudicam, e viver inteiramente de acordo com hábitos pode ser destrutivo.
Existem hábitos que valem a pena ser cultivados? Certamente que sim. Hábitos como dirigir com cuidado ou demonstrar cortesia para com os amigos e colegas devem ser rotineiros e são com certeza benéficos.

O cultivo do hábito Faça Agora visa a reforçar um estilo de vida voltado para a ação, para a pessoa ser mais assertiva e começar algo e ir até o fim. Muitas das tarefas que temos de executar não requerem muita reflexão. No entanto, pelo fato de trabalharmos dessa maneira, nós lhes damos o mesmo peso que atribuímos às tarefas muito importantes, com conseqüências sérias. E um hábito. O seu objetivo ao ler este livro é romper com os seus hábitos antigos e tornar-se mais eficiente e, conseqüentemente, mais produtivo. Adotar uma abordagem decisiva e pró-ativa em relação ao trabalho lhe possibilitará atingir exatamente isso.

O adiamento em si, em geral, é apenas um hábito ruim.

Edwin Bliss, no seu livro Getting Things Done, The ABC’s of Time Management (Scribner’s, 1976), descreve o adiamento como um hábito, da seguinte maneira:

Quando deixamos de agir com a rapidez que deveríamos, em geral isso ocorre não porque a tarefa em questão é extremamente difícil, mas porque adquirimos o hábito de adiar sempre que possível. O adiamento raramente está ligado a um único problema. Ele, em geral, é um padrão de comportamento arraigado.

Eu concordo plenamente. Aprenda o Faça Agora e você eliminará hábito de adiar tarefas. O Faça Agora substitui o comportamento do tipo “fazer depois” por um comportamento voltado para a ação. Você agirá antes das barreiras mentais serem ativadas. Portanto, não terá tempo para pensar “E difícil demais; isto talvez desapareça. Eu não estou com vontade. Talvez alguém veja isto. Eu não estou a fim”.

DISCIPLINA
Uma palavra que se ouve comumente quando se discute mudança de comportamento é disciplina. “E uma questão de disciplina. Se eu tivesse mais disciplina poderia fazer ginástica…, parar de fumar…, fazer dieta”. Embora a disciplina tenha uma certa importância nisso, acho que é algo que desvia a atenção. Se você disciplinar o bastante para criar uma rotina, estará criando um novo hábito. Discipline-se para agir na hora e isso logo se tornará um hábito. Depois o hábito diminuirá a necessidade de se disciplinar. William James, cujos estudos do comportamento humano são famosos, sugere que, se você fizer algo todos os dias durante um mês, isso se tornará um hábito. Tente com o Faça Agora.

Para ser sincero, trata-se de algo mais do que lidar com o adiamento. É uma filosofia de trabalho e de vida. O enfoque é: eu sou pró-ativo, voltado para a ação, maior do que os problemas que enfrento. Essas características começam (e terminam) com a maneira como você lida e toma atitudes em relação aos pequenos detalhes de seu trabalho e de sua vida.

Então, o que você deveria Fazer Agora? Vá em frente — escreva. Concentre-se nas primeiras coisas. Organize-se para Fazer Agora e fazer melhor!

Livro: “O Programa de Eficiência Pessoal”
Kerry Gleeson – Makron Books – 1996 – páginas 3 a 19